Neustadt/Wied, 08.02.2012. Verträge elektronisch managen – das ist bald Alltag bei EDEKA Nord, einer von sieben regionalen Handelsgesellschaften der EDEKA-Gruppe. Mit der Einführung des DOXiS4 Vertragsmanagements erreicht EDEKA Nord einen weiteren Meilenstein auf dem Weg zu einem unternehmensweiten Enterprise Content Management. Begonnen hatte alles mit der Einführung eines elektronischen SER-Archivs im Jahr 1999. Seither wurden durch den Einsatz der verschiedensten ECM-Lösungen von SER konsequent Rationalisierungspotenziale in der Verwaltung der EDEKA Nord genutzt.
“Transparenz und Verfügbarkeit sind die wichtigsten Anforderungen, wenn es um das Management von Daten und Dokumenten in unserem Unternehmen geht”, erläutert Ernst Bochnig, Geschäftsbereichsleiter IT und Organisation, den Antrieb für die stetige Weiterentwicklung des ECM bei EDEKA Nord. Insbesondere die Verbesserung der Kundenzufriedenheit durch schnellere und umfassendere Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter im Kunden Service sind ihm besonders wichtig. Die Reaktionszeiten bei Anfragen und Reklamationen konnten mit Archiv und elektronischen Akten wesentlich verkürzt werden.
Schritt für Schritt vom Archiv zum ECM
Heute sind bei EDEKA Nord nahezu alle Lösungen der DOXiS4 iECM-Suite im Einsatz. Seit dem Startschuss mit einem elektronischen SER-Archiv für SAP-Daten sind unternehmensweit immer mehr Dokumentarten in die elektronische Archivierung einbezogen worden, inklusive eMail-Archivierung aus Lotus Notes und MS Office-Integration. In den folgenden Jahren wurden darüber hinaus Invoice Management-Anwendungen in Betrieb genommen, die z.B. die Verarbeitung von Eingangsrechnungen automatisieren und Freigabeprozesse für Waren- und Kostenrechnungen steuern. Elektronische Akten haben ebenfalls in verschiedenen Bereichen des Unternehmens Einzug gehalten. Die Personalabteilung arbeitet nun schon seit 2006 mit elektronischen Personalakten. Die Mitarbeiter der Objektverwaltung verlassen sich bereits seit mehreren Jahren auf ihre elektronischen Objektakten, mit denen die zahlreichen EDEKA-Immobilien verwaltet werden. Elektronische Vertragsakten sind nun das neueste Hilfsmittel.
Verträge elektronisch managen – sicher und transparent
Die neue Vertragsmanagement-Lösung von SER ist ebenfalls in der Abteilung Objektverwaltung angesiedelt. Traditionell werden in dieser Abteilung alle Verträge der EDEKA Nord verwaltet und aufbewahrt. Neben den Verträgen, die mit der Objektverwaltung selbst zu tun haben, gibt es Verträge mit Lieferanten, mit den EDEKA-eigenen Tochterbetrieben wie Bäckereien, Fleischwerk sowie Dienstleistungs- und Wartungsverträge. Die neuen elektronischen Vertragsakten auf Basis des DOXiS4 Records Managements fassen Verträge und vertragsbegleitende Dokumente übersichtlich zusammen. Objektakte und Vertragsakte wurden mit Einführung der Vertragsmanagementlösung eng miteinander verzahnt. Besonders wichtig ist den Verantwortlichen die elektronische Fristenüberwachung, mit der z.B. die Einhaltung von Kündigungsfristen wesentlich erleichtert wird. Die Altakten wurden komplett übernommen, um eine vollständige Bestandsaufnahme aller Verträge zu erreichen.
Über EDEKA Nord
Die EDEKA Nord hat ihren Sitz in Neumünster und ist eine von sieben genossenschaftlich organisierten Großhandlungen der EDEKA-Gruppe. Sie nimmt mit rund 800 Märkten und einer Gesamtverkaufsfläche von ca. 712.000 qm eine Spitzenstellung im norddeutschen Lebensmitteleinzelhandel ein. EDEKA Nord erzielte im Jahr 2010 einen Konzernumsatz von 2,3 Mrd. Euro, beschäftigt als einer der größten Arbeitgeber im Norden rund 5.700 Mitarbeiter und bildet mehr als 1.000 junge Menschen aus.
Über die SER-Gruppe
SER ist größter deutscher Softwarehersteller und Direktanbieter von Enterprise Content Management Komplettlösungen rund um die Informationslogistik. Mit über 370 Mitarbeitern in 14 Gesellschaften an 21 eigenen Standorten in Europa bietet SER seinen Kunden vor Ort persönliche Beratung, Betreuung sowie Implementierung und Wartung. Hinzu kommt ein Netzwerk von erfahrenen Partnern mit Präsenz in fast jedem europäischen Land. Insgesamt zählen europaweit mehr als 1.300 Referenzen – davon die Hälfte der DAX-30-Unternehmen – mit mehr als 1.000.000 Usern zu den Kunden der SER. Seit 25 Jahren entwickelt SER Software “Made in Germany” für Unternehmen jeder Branche und Größe. Die komplett serviceorientierte DOXiS4 iECM-Suite ist ein technologischer Meilenstein und bietet flexible Möglichkeiten für jedes ECM-Szenario. Zum Lösungsangebot gehören elektronische Archivierung und Dokumenten-Management, elektronische Akten und Workflow, die automatisierte Posteingangsverarbeitung und eMail-Archivierung. Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.ser.de.
SER Solutions Deutschland GmbH
Bärbel Heuser-Roth
Innovationspark Rahms
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