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Reisekostenabrechnung ade dank innovativer Technologien – neues Inform Paper von BCD Travel über die Zukunft von Payment & Expense

Reisekostenabrechnung ade dank innovativer Technologien - neues Inform Paper von BCD Travel über die Zukunft von Payment & Expense

Utrecht, 19. Juni 2019 – Jede Geschäftsreise ist mit einer lästigen Aufgabe verbunden, von der nur sehr wenige Reisende – vom Senior Executive bis zum Neueinsteiger – befreit sind: die Reisekostenabrechnung. Dank neuer Zahlungs- und Abrechnungstechnologien wird die aufwändige Erstellung von Reisekostenabrechnungen für Geschäftsreisende eines Tages passe sein. So lautet das Fazit des neuesten Inform-Papers von BCD Travel. Payment and Expense, Emerging Technology and Travel Management untersucht, wie innovative Technologien Zahlungs- und Abrechnungsprozesse verändern werden.

Das Paper gibt Einblicke, wie Technologien wie Machine Learning, Blockchain, Chatbots, virtuelle und erweiterte Realität und das Internet der Dinge heute und in Zukunft genutzt werden können, um nicht nur das Reiseerlebnis zu verbessern, sondern auch Führungskräften und Buchhaltungsabteilungen Vorteile zu bringen. Darüber hinaus erfahren Leser mehr über Best Practices, um neue Technologien in ihr Geschäftsreiseprogramm zu integrieren. Hier einige Beispiele:

– Mit lernfähigen Systemen können Rechnungen analysiert und die richtigen Felder der Reisekostenabrechnung automatisch befüllt werden.
– Blockchain-Technologie ermöglicht Suppliern, einen vollständig detaillierten Transaktionsdatensatz direkt in das Buchhaltungssystem des Kundenunternehmens auszustellen.
– Buchung und Zahlung können unterhaltsam gestaltet werden, zum Beispiel indem Reisende für die Flugbuchung ein Flugzeug auswählen, das mittels virtueller oder erweiterter Realität über eine Weltkarte fliegt.
– Das Internet der Dinge kann Hotelabrechnungen automatisieren, indem es die Quittung direkt an das Abrechnungssystem des Reisenden sendet.

Das Paper enthält einen Zeitplan, wann Travel Manager mit der Nutzung der neuen Technologien beginnen können und geht auf mögliche Herausforderungen bei der Implementierung ein.
„Jeder, der schon einmal auf Geschäftsreise war weiß, wie lästig das Erstellen einer Reisekostenabrechnung ist“, so Mike Eggleton, Senior Manager Analytics and Research bei BCD Travel. „In naher Zukunft werden Technologien wie lernfähige Systeme die Erstellung von Reisekostenabrechnungen drastisch vereinfachen und den damit verbundenen Aufwand immens reduzieren – und damit auch die Scheu, die wir heute davor haben.“

Payment and Expense ist das fünfte Paper der sechsteiligen Inform-Serie zu Emerging Technologien und Travel Management. Die vorangegangenen Ausgaben befassen sich mit den Auswirkungen neuer Technologien auf die Bereiche Beschaffung, Reiserichtlinie, Kommunikation und Fürsorgepflicht. Das finale Paper wird untersuchen, wie neue Technologien die Performance von Geschäftsreiseprogrammen verbessern können.

Um alle sechs Paper zu erhalten, besuchen Sie www.bcdtravel.com/inform/ und abonnieren Sie unseren Move-Blog unter https://www.bcdtravel.com/de/newsletter/

BCD Travel hilft Unternehmen, das Potenzial ihrer Reisekosten voll auszuschöpfen: Wir geben Reisenden die richtigen Tools an die Hand, damit sie sicher und produktiv unterwegs sind und auch während der Reise umsichtige Entscheidungen treffen. Wir arbeiten partnerschaftlich mit Travel Managern und Einkäufern zusammen, um Geschäftsreisen zu vereinfachen, Kosten zu senken, die Zufriedenheit der Reisenden zu steigern und Unternehmen beim Erreichen ihrer Geschäftsziele zu unterstützen. Kurz gesagt: Wir helfen unseren Kunden, clever zu reisen und mehr zu erreichen – in 109 Ländern und dank rund 13.800 kreativer, engagierter und erfahrener Mitarbeiter. Unsere Kundenbindungsrate ist die beständigste der Branche – mit 27,1 Milliarden USD Umsatz 2018. Mehr über uns erfahren Sie unter Mehr über uns erfahren Sie unter www.bcdtravel.de

Kontakt
BCD Travel Germany GmbH
Anja Hermann
Konsul-Smidt-Straße 85
28217 Bremen
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Digitalen Zeiterfassung: Ab in die Cloud

Gerade Freiberufler sind oft mit diesem einen Zeit Dilemma konfrontiert: Wie Viel quantitativer Aufwand erfordert eigentlich ein Projekt, eine Aufgabe, ein einzelne Rechnung? Dies betrifft aber auch Angestellte, die beispielsweise im Homeoffice arbeiten oder viel unterwegs sind. Um all diese geleistete Arbeit richtig und bequem zu erfassen, kann man sich vielerlei Tools und Software-Werkzeuge bedienen.

Zeit manuell oder automatisiert erfassen

Vor allem bei wenigen Einzelprojekten oder immer wiederkehrenden Arbeiten lässt sich die eigene Arbeitszeit mit hilfe bereits vorhandener Software wie Microsoft Excel oder ähnlichen Tools erfassen. Viel bequemer ist die Erfassung der Zeitarbeit aber mithilfe eines geeigneten Zeiterfassungsprogramms, die es in vielfacher Weise am Markt gibt. Damit wird die eigene Arbeitszeit entweder automatisiert erfasst oder mithilfe eines mobilen Geräts wie dem Smartphone oder Tablet.

Mit Cloud-Software die Arbeitszeit dezentral erfassen und zentral auswerten

Cloud-basierte Zeiterfassungssysteme wie TimeStatement von TimeStatement AG bieten all die folgenden Vorteile – und mehr. Zudem erfolgt die Erfassung der Arbeitszeiten eines jeden Mitarbeiters entweder seitens des Unternehmens – oder durch den Anwender selbst, indem er Anfang und Ende seines Arbeitstags mithilfe seines Computers, Smartphones oder Tablets selbst erfasst.

Die Hauptfunktionen von TimeStatement:

  • Rechnungen in jeder Sprache ausstellen
  • Einfache und schnelle Leistungs- und Arbeitszeit Verfolgung
  • Professionelle Abrechnung von erfassten Leistungen
  • Projekt-, Kunden- und Teammanagement
  • Kostenerfassung
  • Beste Excel-Alternative / Erweiterung
  • Excel- und PDF-Export für Berichte von Anwendern, Projekten und Kunden
  • Berichte können jederzeit erstellt und versendet werden.
  • Zwischenberichte können jederzeit mit einem Klick versendet werden.
  • Unterstützt Mehrsprachigkeit und internationale Währungen
  • Cloud-basiert und ohne Installation
  • Jederzeit und von überall über das Internet verfügbar – plattformunabhängig
  • Die Identifikation erfolgt automatisch über die IP-Adresse
  • Als SaaS-Lösung werden regelmäßig Updates und Backups durchgeführt.
  • Auf Wunsch selbst gehostete Inhouse-Lösung
  • Dies sind nur wenige von vielen Vorteilen der online Leistungserfassung

 

Eine Kostenlose Vollversion bietet TimeStatement allen Nutzer an. Diese Version ist für 1 Benutzer mit 2 Projekten auf der Homepage beziehbar, ganz ohne Installation: https://timestatement.com

Ausserdem wurde TimeStatement dank der neuen Technologie von Swisscom in die “Swisscom FinTech Startup Map” aufgenommen: http://fintechnews.ch/fintech/swiss-fintech-startup-map-for-january/24699/

TimeStatement AG · Bahnhofstrasse 9 · 6340 Baar · Schweiz · Telefon +41 41 500 77 90 · https://timestatement.com

Quelle: Michael Hülskötter, Montag, 7. Januar 2019, https://www.it-techblog.de/software-zur-digitalen-zeiterfassung-ab-in-die-cloud/01/2019/

 

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ARAG Experten-Interview: Wann beginnt die Arbeitszeit?

Rechtsanwalt Tobias Klingelhöfer beantwortet dringende Fragen

Vor Schichtbeginn umziehen, nach Feierabend duschen – das lässt sich in vielen Berufen nicht vermeiden. Oft gehört es zum Job sogar dazu. Aber wann zählt es auch zur bezahlten Arbeitszeit? Arbeitnehmer sind meist der Ansicht, dass die Vor- und Nachbereitung zur Arbeitszeit gezählt werden sollte; Arbeitgeber sehen das in der Regel anders. Wer wann Recht bekommt, erläutert ARAG Rechtsexperte Tobias Klingelhöfer.

Im Einzelhandel und der Gastronomie ist es üblich, dass Angestellte ihren Arbeitsplatz nach den Öffnungszeiten aufräumen. Gehört das zur Arbeitszeit?
RA Tobias Klingelhöfer: Wenn zum Beispiel nach dem Kehraus in einer Kneipe die Stühle hochgestellt und die Kaffeemaschine gereinigt werden muss, gehört das zur Arbeitszeit eindeutig dazu. Diese muss selbstverständlich entlohnt werden.

Wie ist das beim Umziehen oder beim Anlegen spezieller Arbeitskleidung geregelt?
RA Tobias Klingelhöfer: Sind Arbeitnehmer dazu verpflichtet, Arbeitskleidung zu tragen, so gehört das An- und Ausziehen dieser schon zur Arbeitszeit. Zu diesem Schluss kommt das Bundesarbeitsgericht (BAG) in einem Fall, in dem mehrere Mitarbeiter eines Betriebes erst nach dem Umkleiden ausgestempelt hatten. Dafür ermahnte sie der Arbeitgeber, was wiederum den Betriebsrat störte. Schließlich landete der Fall vor dem BAG. Das An- und Ablegen der Arbeitskleidung ist Arbeitszeit, stellten die Richter klar. Umkleidezeiten gehörten nämlich zur vertraglich geschuldeten Arbeitsleistung, wenn das Umkleiden dem Bedürfnis des Arbeitgebers diene. Dies gilt jedenfalls dann, wenn die vorgeschriebene Dienstbekleidung besonders auffällig ist und deshalb nicht bereits auf dem Arbeitsweg getragen zu werden braucht (BAG, Az.: 1 ABR 54/08). Anders sieht es allerdings mit der Dusche nach getaner Arbeit aus. Die ist auch nach neuester Einschätzung des Landesarbeitsgerichtes (LAG) Düsseldorf Privatsache (Az.: 9 Sa 425/15).

Ein Arbeitstag hat in der Regel acht Stunden – oft ist er aber auch länger. Was ist da mit kurzen Pausen? Müssen die bezahlt werden?
RA Tobias Klingelhöfer: Arbeitnehmern steht in der Regel eine unbezahlte Mittagspause zu; das regelt der Tarif- oder Arbeitsvertrag. Ein kurzer Gang zur Toilette ist natürlich auch erlaubt und gehört in aller Regel auch zur bezahlten Arbeitszeit. Anders ist die Rechtslage bei der kurzen Unterbrechung für eine Zigarette zwischendurch. Der Arbeitgeber darf diese durchaus ganz verbieten oder kann die Zahl der erlaubten Raucherpausen frei festlegen. Während der gesetzlich vorgeschriebenen Mittagspause können Arbeitnehmer allerdings so viel rauchen, wie sie wollen.

Was ist mit den Reisezeiten, wenn eine Dienstreise ansteht? Wird die gesamte Reisezeit bezahlt?
RA Tobias Klingelhöfer: Geschäftsreisen auf Messen, zu Kundenbesuchen oder Geschäftspartnern sind in vielen Jobs unerlässlich. Dabei gelten für Arbeitnehmer ganz eigene Regeln. Wer beispielsweise den Dienstwagen an den Ort des Treffens lenkt, arbeitet im Sinne des Arbeitszeitgesetzes, der Beifahrer allerdings hat während der Fahrt Freizeit. Es sei denn, beide unterhalten sich geschäftlich und bereiten sich so auf den kommenden Arbeitseinsatz vor. Dann kann auch die Anreise im Dienstwagen als Arbeitszeit gelten. Wer Bahn oder Flugzeug nimmt, kann sich ganz auf seine Unterlagen oder den Laptop-Bildschirm konzentrieren. Auch das Meeting mit dem Chef im Zug oder die Besprechung mit einem Kollegen gilt dann als Arbeitszeit. Am Zielort angekommen, zählt die normale Arbeitszeit. Wie es sich dann mit der Arbeitszeit, Überstunden und Spesen verhält, regeln die Arbeitgeber häufig in eigenen Vereinbarungen. Der Gesetzgeber hält sich da meist vornehm zurück.

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Die ARAG ist das größte Familienunternehmen in der deutschen Assekuranz und versteht sich als vielseitiger Qualitätsversicherer. Neben ihrem Schwerpunkt im Rechtsschutzgeschäft bietet sie ihren Kunden bedarfsorientierte Produkte und Services aus einer Hand auch über die leistungsstarken Tochterunternehmen im deutschen Komposit-, Kranken- und Lebensversicherungsgeschäft sowie die internationalen Niederlassungen, Gesellschaften und Beteiligungen in 13 weiteren europäischen Ländern und den USA – viele davon auf führenden Positionen in ihrem jeweiligen Rechtsschutzmarkt. Mit 3.600 Mitarbeitern erwirtschaftet der Konzern ein Umsatz- und Beitragsvolumen von mehr als 1,5 Milliarden EUR.

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