Schlagwort: Multitasking

Multitasking rechnet sich nicht!

Schnelltest zum Selbermachen

Multitasking rechnet sich nicht!

(Bildquelle: @ pixabay)

Unsere digitalen Geräte lassen uns keine Ruhe. Unsere Arbeit folgt uns überall hin. Klare Grenzen sind verlorengegangen. Kein Wunder, dass fast die Hälfte aller im Beruf stehenden Personen zumindest zeitweise an Überforderung oder gar Burnout leidet. Ein Hauptproblem ist, dass zu viele Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten sind. Endlose Besprechungen und ständige Verfügbarkeit sind nur zwei Belastungen. Rudolf Burkhard und Claudia Simon von Vistem wissen um das Dilemma: „Wer surft nie während einer Telefonkonferenz im Internet? Wer nutzt seinen Laptop bei Meetings nicht für Emails, während er vorgibt, eifrig Notizen zu machen? Wer isst nicht öfter am Schreibtisch zu Mittag, ohne den Blick vom Monitor zu wenden?

Wir brauchen unsere Energiereserven auf
Natürlich muss es nicht gleich zum Zusammenbruch kommen, aber unsere Produktivität zahlt allemal den Preis dafür. Schuld ist die geteilte Aufmerksamkeit. Wer sich mit mehreren Tasks so halb beschäftigt, kann unmöglich gleichzeitig einer Aufgabe volle Aufmerksamkeit widmen. Zusätzlich wird durch das Hin- und Zurückschalten von und zur Hauptaufgabe der Zeitaufwand zur Erledigung um durchschnittlich 25 Prozent erhöht. „Besonders tückisch ist, dass durch das ständige Jonglieren mehrerer Aufgaben, ohne Atempause, die Energiereserven langsam aber sicher aufgebraucht werden – bis am Ende nichts mehr bleibt“, warnt Claudia Simon.

Konzentration erhöht Produktivität
Wird die volle Aufmerksamkeit auf ein Projekt gerichtet, kann im gleichen Zeitraum ein wesentlich größeres Pensum erbracht werden. Vorausgesetzt, intensiven Arbeitsphasen folgen echte Erholungsphasen. Die Rahmenbedingungen dafür müssen vom Management geschaffen werden. Verschiedene Ansatzpunkte sind dafür geeignet. Besprechungen beispielsweise sind oft wahre Zeitfresser und fordern die Teilnehmer zum Multitasking heraus. Werden sie grundsätzlich als kurze, disziplinierte Meetings mit maximal 45 Minuten statt „open end“ angesetzt, bleiben die Teilnehmer leichter fokussiert. Auch die Angewohnheit zu jeder Tageszeit sofort eine Antwort zu erwarten (oder gar zu verlangen), sollte hinterfragt werden. Sie zwingt die Mitarbeiter dazu, ständig reaktiv zu sein und zerstört ihre Aufmerksamkeit.

Klare Grenzen ziehen
„Es liegt natürlich auch am Einzelnen, klare Grenzen für sich zu ziehen“, erklärt Rudolf Burkhard. „Eine gut strukturierte Arbeitsweise hilft dabei. Idealerweise wird das Wichtigste ohne Unterbrechung gleich morgens erledigt. Regelmäßige Zeiten für langfristige, kreative oder strategische Planung verhindern, der ständigen Tyrannei des „Jetzt, jetzt, jetzt“ ausgeliefert zu sein. Hierfür empfiehlt sich ein Umfeld, das entspannt und sich für aufgeschlossenes Denken eignet. Steht kein Besprechungsraum bereit, können solche Planungsrunden auch einmal außer Haus tagen.“

Regelmäßiger Urlaub muss sein!
Und zwar richtig, ohne in Gedanken noch immer oder schon wieder bei der Arbeit zu sein. Menschen sind bedeutend gesünder – und produktiver obendrauf, wenn sie Ihre gesamte Urlaubszeit in Anspruch nehmen. All diesen Empfehlungen liegt ein einfaches Prinzip zugrunde, so die beiden Autoren: „Wenn Sie eine Aufgabe erledigen, dann fokussieren Sie sich vollständig darauf, während eines vordefinierten Zeitraums. Wenn Sie sich erholen, dann erholen Sie sich richtig. Seien Sie immer vollständig bei der Sache und hören Sie auf, in der Grauzone dazwischen zu leben.“

Schnelltest zum Selbermachen
Um den eigenen Multitasking Score herauszufinden, gibt es eine einfache und schnelle Möglichkeit. Neun Fragen stehen in Form eines Multitasking-Onlinetests zur Verfügung. Die Ausführung des Tests nimmt kaum mehr als eine Minute in Anspruch. Die Ergebnisse werden sofort und auch im Vergleich zur Studie dargestellt. Auf Wunsch kann eine individuelle Analyse angefordert werden, die alle Fragen der Studie und damit alle fünf Scores beinhaltet.

Uwe Techt ist Geschäftsführer der VISTEM GmbH & Co. KG und gilt als Vorreiter im deutschsprachigen Raum für die Nutzung der Theory of Constraints (TOC) und des Critical Chain Projektmanagements. Als strategischer Denker für grundlegende Verbesserungen und Durchbruchsinnovationen ist der Topmanagement Coach auch gefragt als Speaker und Autor. Zuletzt von ihm erschienen ist das Fachbuch „PROJECTS that FLOW“. Weitere Informationen unter www.vistem.eu

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Digitaler Alltag: So organisiert sich Deutschland im Büro

– Der Wrike Digital Work Report untersucht die wichtigsten IT-Werkzeuge deutscher Büroarbeiter
– Auswirkung der Digitalisierung wird mehrheitlich als positiv wahrgenommen
– E-Mails und Tabellen-Programme sind heute die meistgenutzten Tools – werden aber wohl in zehn Jahren verschwunden sein

München, 15.12.2016 – Deutsche Unternehmen sind im Digitalisierungs-Fieber. Wie die Digitalisierung bei den Büroangestellten, die letztlich mit neuen Software-Tools arbeiten, ankommt, ist die Fragestellung im aktuellen Digital Work Report von Wrike. Der Experte für Arbeitsmanagement untersucht, wie sich Büroarbeiter in Deutschland, Frankreich und Großbritannien organisieren und welche Werkzeuge sie dafür einsetzen.

Der Werkzeugkoffer der Schreibtischtäter

Im Durchschnitt jongliert jeder deutsche Büroarbeiter mit etwa fünf verschiedenen IT-Tools. Etwa sieben Prozent der Befragten nutzt sogar mehr als zehn digitale Hilfsmittel. Und ihre Anzahl scheint tendenziell zu steigen: 45 Prozent der Befragten nehmen gegenüber dem Vorjahr einen leichten Zuwachs der digitalen Hilfsmittel wahr. 15 Prozent bemerken sogar eine signifikante Steigerung. Dabei sind E-Mails zwar das meistgenutzte Tool, doch gleichzeitig sehen 40 Prozent der Befragten darin ein Hemmnis, um ihre Arbeit produktiv erledigen zu können.

Die meistgenutzten Tools zur Arbeitsorganisation in deutschen Büros

– E-Mail – 75 Prozent
– Tabellen-Programme – 62 Prozent
– Handschriftliche Notizen – 44 Prozent
– Konferenzsysteme (Audio, Video, Web) – 28 Prozent
– ERP-Systeme – 26 Prozent
– Instant Messaging-Dienste – 26 Prozent
– Projektmanagement-Software – 25 Prozent
– CRM-Software – 24 Prozent
– Collaboration-Software – 17 Prozent

Der Ländervergleich zeigt, dass Frankreich in Sachen Digitalisierung weiter zu sein scheint als Deutschland: Bei unseren Nachbarn im Westen nutzen nur 59 Prozent E-Mail regelmäßig für die Organisation ihrer Aufgaben, handschriftliche Notizen führt nur noch jeder vierte. Im Gegensatz dazu kommen in französischen Büros CRM-Tools (32 Prozent) häufiger zum Einsatz. Auch Collaboration-Software, die die Organisation gemeinsamer Projekte und Aufgaben erleichtert, hat sich in Frankreich bereits stärker durchgesetzt: Sie werden von nahezu jedem vierten (24 Prozent) genutzt, in Deutschland sind es erst 17 Prozent. Vielleicht ein Grund, warum die Franzosen trotz stärkerem Arbeitsanstieg (77 Prozent vs. 72 Prozent) weniger gestresst sind (60 Prozent vs. 65 Prozent)?

Keine Qual der Wahl

Nur 14 Prozent der Befragten des Digital Work Reports gaben an, ihre eigenen Tools nutzen zu dürfen. Demgegenüber haben 84 Prozent keine Möglichkeit, selbst über die Werkzeuge, die sie für ihre Aufgaben benötigen, zu entscheiden. Davon bestimmt in über 60 Prozent der Fälle die IT-Abteilung, in 24 Prozent der Bereichs- oder Teamleiter, welche Tools auf dem Rechner oder dem beruflich genutzten Smartphone landen.
Was aus IT-Sicht und im Sinne der Komplexitätsreduzierung nachvollziehbar und sinnvoll ist, führt aus Mitarbeitersicht aber zu geringerer Produktivität und schlechterer Effizienz. Schließlich wünschen sich 21 Prozent der Mitarbeiter bessere Hilfsmittel, wenn sie danach gefragt werden, wie ihr Arbeitgeber sie in ihrer Produktivität unterstützen kann – der Wunsch rangiert dabei gleich hinter den Bedürfnissen nach besserer Kommunikation, mehr Work-Life-Balance und größerer Wertschätzung.

Individuelle Einschätzung

Insgesamt stehen die Deutschen der Digitalisierung jedoch positiv gegenüber: So sind sich 74 Prozent der befragten Büroarbeiter sicher, dass die Einführung und Nutzung digitaler Hilfsmittel sowie die Digitalisierung an sich einen positiven Einfluss auf das eigene Unternehmen haben. Davon haben 57 Prozent festgestellt, dass dadurch Informationen zuverlässiger zur Verfügung stehen und geteilt werden. Über 50 Prozent sind der Meinung, dass es jetzt einfacher ist, von anderen Standorten oder von Zuhause zu arbeiten. 48 Prozent glauben, dass durch die Nutzung neuer Tools die Datensicherheit verbessert wird.

Wie (und womit) arbeiten wir in 10 Jahren?

Die grundsätzlich positive Einstellung gegenüber den digitalen Hilfsmitteln prägt auch die Prognose zu deren zukünftiger Nutzung: 37 Prozent der Befragten können es sich vorstellen, dass alle heute genutzten Hilfsmittel auch in 10 Jahren noch zum Einsatz kommen. Es ist bemerkenswert, dass fast jeder vierte Deutsche überzeugt ist, dass die beiden aktuell meistgenutzten Werkzeuge – Tabellen (24 Prozent) und E-Mail (21 Prozent) – bald von unseren Rechnern verschwinden werden. Die besten Zukunftsprognosen erhalten dagegen Tools, die die Kommunikation und Zusammenarbeit vereinfachen: Nur 8 Prozent glauben, dass Instant Messaging-Dienste in zehn Jahren verschwunden sein werden, gefolgt von Social Media (10 Prozent), Konferenzsystemen (11 Prozent) und Collaboration-Tools (12 Prozent).

Andrew Filev, Gründer und CEO von Wrike, interpretiert die Studienergebnisse: „Der Digital Work Report zeigt, wie vielfältig die Technologielandschaft in heutigen Büros ist. Doch je uneinheitlicher die IT, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sich Informations-Silos bilden und es Menschen schwerer fällt, schnell relevante Informationen zu finden. Dieses Problem wird gerade in Deutschland verstärkt, da hier fast jeder Zweite handschriftliche Notizen anfertigt. Kein Wunder, dass sich 23 Prozent der Befragten beklagen, dass Informationen nicht auffindbar sind und so die Produktivität ausgebremst wird.

Es besteht also definitiv Nachholbedarf in Sachen hilfreicher Technologie im Büro. Wir haben die Arbeitsmanagement-Plattform Wrike entwickelt, um verschiedene Tools auf einer Plattform zu bündeln und für mehr Übersichtlichkeit und weniger Stress zu sorgen.“

rike ist eine auf SaaS basierte Projektmanagement- und Collaboration-Lösung, die weltweit von mehr als 13.000 Unternehmen eingesetzt wird. Die Lösung ist in zehn Sprachen und 120 Ländern erhältlich. Das gleichnamige, 2014 von Gartner als „Cool Vendor“ bezeichnete Unternehmen wurde 2015 und 2016 unter „Deloitte’s Technology Fast 500TM“, dem Ranking der am schnellsten wachsenden Unternehmen der USA, gelistet. Zudem erhielt Wrike Auszeichnungen als Top-Arbeitgeber von der San Francisco Business Times / Silicon Valley Business Journal und der Bay Area News Group. Mehr Informationen zu Wrike unter www.wrike.com/de

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Wrike Digital Work Report 2016:

Die Top 5 Produktivitätskiller in deutschen Büros

– Multitasking ist größter Bremsklotz im Arbeitsalltag
– Nur 18 Prozent der Befragten schöpfen ihr volles Produktivitätspotential aus
– „Generation 55+“ belastbarer als „Generation Y“

München, 14.11.2016 – Zu viele Dinge gleichzeitig erledigen, ist laut einer aktuellen Studie von Wrike der größte Bremsklotz im Arbeitsalltag deutscher Büroangestellter. Im “ Wrike Digital Work Report 2016“ untersucht der Software-Anbieter in einer repräsentativen Befragung, wie hoch Büroangestellte in Deutschland, Großbritannien und Frankreich ihre Arbeitsbelastung einschätzen, welche Faktoren die Produktivität einschränken und welche Mitarbeiter besonders unter den Produktivitätskillern leiden.

Auf die Frage, ob die Arbeitsbelastung im Vergleich zu Vorjahr zugenommen hätte, antwortete ein Viertel der Befragten in Deutschland, dass sie „signifikant zugenommen“ hätte (Großbritannien: 20 Prozent, Frankreich 32 Prozent). Für 47 Prozent der Deutschen ist sie „leicht angestiegen“ (GB: 38 Prozent, FRA: 45 Prozent).

Insgesamt registrieren drei Viertel der befragten Deutschen einen Anstieg der Arbeitsbelastung. Bei der Optimierung der eigenen Produktivität gibt es aber noch Potential: So sind nur 18 Prozent der Befragten der Meinung, ihr volles Produktivitäts-Potential auszuschöpfen. Unter Büroangestellten in Frankreich und Großbritannien sind sogar jeweils nur 15 Prozent der Meinung, maximal produktiv zu sein.

Die Top 5 Produktivitätskiller in Deutschland sind:
1. Zu viele Dinge gleichzeitig erledigen
2. Zu viele E-Mails
3. Zu viele ineffiziente Meetings
4. Schlechte Kommunikation mit dem Vorgesetzten oder im Team
5. Nicht auffindbare Informationen

Bemerkenswert ist, dass nicht alle Mitarbeiter gleich stark von den oben genannten Faktoren beeinträchtigt sind: Frauen leiden mehr unter schlechter Kommunikation als die männlichen Kollegen. Männer empfinden wiederum ineffiziente Meetings deutlich belastender als Frauen. Auch mit der E-Mail-Flut haben Männer anscheinend stärker zu kämpfen und gaben dies häufiger als Produktivitätshemmnis an.

Außerdem fällt auf, dass die Generation 55+ besonders belastbar und produktiv ist: Im Vergleich zur „Generation Y“ hat sich die Arbeitsbelastung in den Augen älterer Angestellter im Vergleich zum Vorjahr deutlich weniger erhöht: Von einer signifikanten Zunahme sprechen hier nur 19 Prozent im Vergleich zu 26 Prozent bei der Generation der 18- bis 34-Jährigen. Auch bei der Einschätzung der eigenen Produktivität haben Mitarbeiter, die 55 Jahre oder älter sind die Nase vorn: 26 Prozent geben an, maximal produktiv zu arbeiten. In der Generation Y sind nur 17 Prozent dieser Ansicht.

Die Projektmanagement- und Collaboration-Lösung Wrike wird weltweit von mehr als 2,5 Millionen Nutzern und mehr als 13.000 Unternehmen eingesetzt. Für den „Wrike Digital Work Report 2016“ wurde im Zeitraum vom 10. August bis 1. September 2016 3.000 Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte in Deutschland, Großbritannien und Frankreich befragt; 1.000 davon in Deutschland.

Wrike ist eine auf SaaS basierte Projektmanagement- und Collaboration-Lösung, die weltweit von mehr als 2,5 Millionen Nutzern und mehr als 13.000 Unternehmen eingesetzt wird. Die Lösung ist in zehn Sprachen und 120 Ländern erhältlich. Das gleichnamige, 2014 von Gartner als „Cool Vendor“ bezeichnete Unternehmen wurde 2015 unter „Deloitte’s Technology Fast 500TM“, dem Ranking der am schnellsten wachsenden Unternehmen der USA, auf Platz 116 gelistet. Zudem erhielt Wrike Auszeichnungen als Top-Arbeitgeber von der San Francisco Business Times / Silicon Valley Business Journal und der Bay Area News Group. Mehr Informationen zu Wrike unter www.wrike.com/de

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Ergebnisse zur Studie „Multitasking im Projektmanagement“

Enormes Verbesserungspotential für Mensch und Unternehmen

Ergebnisse zur Studie "Multitasking im Projektmanagement"

(Bildquelle: VISTEM GmbH & Co. KG)

Dank moderner Informationstechnologien kommunizieren wir auf allen Kanälen. Gleichzeitig versuchen wir eine ständig wachsende Anzahl an anstehenden Aufgaben mit höchster Geschwindigkeit zu erledigen. Multitasking pur! Doch auch wenn der Ruf nach Effektivität und Effizienz allgegenwärtig ist – längst gilt Multitasking als Hauptursache für Probleme in den Unternehmen. Zu viele Aufgaben laufen parallel bzw. können nicht ohne Unterbrechung abgeschlossen werden. Auch wenn die schädliche Wirkung von Multitasking im Projektmanagement in der Unternehmenspraxis bereits seit langem diskutiert wird, gab es aufgrund mangelnder systematischer Untersuchungen bislang keine gesicherten Erkenntnisse. Diese liefert nun die aktuelle Studie „Multitasking im Projektmanagement – Status Quo und Potentiale“. Durchgeführt vom Unternehmen Vistem gemeinsam mit Prof. Komus, Professor an der Hochschule Koblenz, wurden 498 Teilnehmer aus 20 Branchen befragt. Darunter ca. 50 % aus Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern sowie 50 % mit einer Zahl zwischen 1.000 und 10.000 Beschäftigen. Hier zusammengefasst die wichtigsten Ergebnisse:

– 25 % der Teilnehmer mit hohem Multitasking-Anteil schätzen den Erfolg ihres Unternehmens durchschnittlich schlechter ein: Potential zur Verbesserung des Projektdurchlaufs über 25 %.
– Fast 70 % der Befragten sind der Meinung, dass mindestens 30 % der Projektlaufzeit eingespart werden können.
– Nur 2 % der Befragten arbeiten nicht parallel an mehreren Aufgaben.
– Nur 10 % der Befragten können Aufgaben ohne Unterbrechungen fertig stellen.
– Bei fast 80 % gibt es eine erhebliche Anzahl an Spezialisten, die nicht vertreten werden können.
– Fast 70 % der Gruppenleiter haben mit ständig wechselnden Prioritäten zu kämpfen.
– In knapp 70 % der Fälle muss auf Managementunterstützung gewartet werden bzw. verzögert sich das Projekt.
– Mehr als 75 % der Projekte starten unzureichend vorbereitet und verursachen damit Mehraufwand.
– Bei fast 60 % der Befragten sind im Projektplan nur „gefühlte“ Puffer enthalten.
– Bei 80 % der Befragten führen ständige Änderungen der operativen Prioritäten zu häufigen Unterbrechungen.

Deutliches Verbesserungspotential
Ein besseres Verständnis zugrunde liegender Zusammenhänge ermöglicht es, konkrete Verbesserungspotentiale aufzuzeigen: Wenn Projekte fließen, können mehr Projekte in kürzerer Zeit bei gleichen Ressourcen durchgeführt werden. Gut gemanagte Projekte führen zu nachhaltig florierenden Unternehmen und sichern eine zunehmende Gewinnsteigerung. Spannend an dieser Stelle: Die Einsparpotentiale wurden dort als besonders hoch eingestuft, wo die Indikatoren für Multitasking besonders ausgeprägt waren. Übermäßiges Multitasking und Einsparpotentiale bedingen sich also. Um diese Potentiale weiterhin zu heben, spielen laut Studie die Nutzung agiler Methoden sowie einer entsprechenden Projektmanagement-Methodenkompetenz eine wichtige Rolle. Weitere Infos: http://multitasking-projektmanagent.de/.

Uwe Techt ist Geschäftsführer der VISTEM GmbH & Co. KG und gilt als Vorreiter im deutschsprachigen Raum für die Nutzung der Theory of Constraints (TOC) und des Critical Cain Projektmanagements. Als strategischer Denker für grundlegende Verbesserungen und Durchbruchsinnovationen ist der Topmanagement Coach auch gefragt als Speaker und Autor. Zuletzt von ihm erschienen ist das Fachbuch „PROJECTS that FLOW“.

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Wrike ermöglicht strukturiertes Multitasking

Neue Funktion „Anfrageformulare“ erleichtert Teams die Aufgabenpriorisierung

München, 12. Mai 2016 – Wrike, Anbieter der gleichnamigen Arbeitsmanagement- und Collaboration-Plattform, hat heute den Launch der neuen Funktion „Anfrageformulare“ verkündet. Diese Neuerung geht auf die Herausforderungen ein, denen Mitarbeiter gegenüberstehen, wenn sie verschiedene Projekte gleichzeitig bearbeiten müssen. Die Anfrageformulare in Wrike machen es möglich, Aufgaben auf einfache Weise, an einem Ort gesammelt entgegenzunehmen. Das Format vereinfacht den Prozess und hilft Teams, besser zu priorisieren und Arbeit effizienter zu erledigen. Dieses Video erklärt anschaulich, wie die Anfrageformulare in Wrike funktionieren.

Anfrageformulare helfen Mitarbeitern dabei, die erforderlichen Informationen zu erhalten, um ihre Aufgaben zu planen, mit den entsprechenden Ressourcen auszustatten und auszuführen. So werden Meetings und ständige Nachfragen reduziert, die in Teams oft die eigentliche Arbeit ausbremsen. Teammitglieder können die an sie gerichteten Anfragen an einem zentralen Ort verwalten und organisieren. „Arbeitsaufträge erreichen Mitarbeiter meist über viele unterschiedliche Kanäle, über E-Mail, Chat-Nachrichten oder ein Gespräch am Gang, so dass es keinen konsolidierten Ort gibt, an dem die neue Arbeit zu sehen ist, die sich täglich anstaut,“ führt Andrew Filev, Gründer und CEO von Wrike, aus. „Die Anzahl der Nachrichtenkanäle und digitalen Tools am Arbeitsplatz steigt ständig und mit ihnen wächst für Wissensarbeiter die Herausforderung, eingehende Anfragen zu strukturieren und zu bearbeiten.“

Herausforderung Multitasking
Eine kürzlich vorgestellte Studie von Wrike, bei der 1.400 Wissensarbeiter befragt wurden, kommt zu dem Schluss, dass einige der größten Probleme am Arbeitsplatz mit der Aufgabenpriorisierung zusammenhängen. 60 Prozent der Befragten sehen ihre Produktivität dadurch ausgebremst, dass sie „an zu vielen Dingen gleichzeitig arbeiten“. 31 Prozent beziehungsweise 28 Prozent gaben an, dass „unklare Prioritäten“ und „zu viele Anfragen von anderen“ zu ihren größten Herausforderungen zählen, um produktiv zu bleiben. Diese Ergebnisse zeigen die Dringlichkeit rund um das Problem der Arbeitsverteilung in Unternehmen und wurden daher in der Produkt-Roadmap von Wrike berücksichtigt.

Filev fügt hinzu: „Wenn wir eine neue Funktion herausbringen, sehen wir uns sehr genau an, wie digitale Arbeitsprozesse, Gewohnheiten und Tools unser Arbeitsleben zum Besseren oder Schlechteren verändern. Unsere aktuelle Studie hat gezeigt, dass Priorisierung und Multitasking heute große Herausforderungen für Mitarbeiter darstellen. Wir haben Anfrageformulare entwickelt, um Mitarbeitern zu helfen, Ordnung und Struktur in einen nicht versiegenden Fluss an Anfragen zu bringen, der aus allen Richtungen auf sie einströmt. Zudem wollten wir den Personen, die die Anfragen stellen, einen komfortablen Weg bieten, den aktuellen Bearbeitungsstand jederzeit abzurufen.“

Nahtloses Arbeitsmanagement
Um den Status von Anfragen zu verfolgen, kann eine Vielzahl an Plattformen genutzt werden, die eine Integration mit Wrike bieten, zum Beispiel Salesforce oder Microsoft Office 365. Das nahtlose Arbeitsmanagement in Wrike lässt Unternehmen effizienter und schneller werden. Die Einführung von Anfrageformularen ergänzt das Portfolio von Wrike, das Firmen dabei unterstützt, die Chancen der digitalen Arbeitswelt positiv zu nutzen. Erste Unternehmen haben die Anfrageformulare in Wrike bereits ausprobiert, darunter ein amerikanischer Bike-Sharing-Anbieter: er hat damit die Zeit, die darauf verwendet wurde, Klarheit in Anfragen zu bringen, um 50 Prozent reduziert.

Wrike ist eine auf SaaS basierte Projektmanagement- und Collaboration-Lösung, die weltweit von Millionen Nutzern und mehr als 11.000 Unternehmen eingesetzt wird. Die Lösung ist in zehn Sprachen und 120 Ländern erhältlich. Das gleichnamige, 2014 von Gartner als „Cool Vendor“ bezeichnete Unternehmen wurde 2015 unter „Deloitte’s Technology Fast 500™“, dem Ranking der am schnellsten wachsenden Unternehmen der USA, auf Platz 116 gelistet. Zudem erhielt Wrike Auszeichnungen als Top-Arbeitgeber von der San Francisco Business Times / Silicon Valley Business Journal und der Bay Area News Group. Mehr Informationen zu Wrike unter www.wrike.com/de

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Wenn Ihre Mitarbeiter die Nase voll haben – 3 Schritte zum gesünderen Unternehmen

Mit Coaching nachhaltig den Krankenstand senken

Wenn Ihre Mitarbeiter die Nase voll haben - 3 Schritte zum gesünderen Unternehmen

Michael Czerwinski, M.A., Coach (FH)

Burn Out, Bore Out, innere Kündigung – diese und weitere Schlagworte sind in aller Munde, wenn die Entwicklung in der modernen Arbeitswelt beklagt wird. Tatsächlich sind die Probleme, die durch psychisch bedingte Erkrankungen verursacht werden, volkswirtschaftlich und in den betroffenen Betrieben immens: Schon heute weist z.B. der Gesundheitsatlas 2015 des BKK Dachverbandes psychische Erkrankungen als die Ursache für Arbeitsunfähigkeit aus, die zu den durchschnittlich meisten Fehltagen in den Betrieben führt – langjährige Tendenz: steigend. Nicht immer ist dabei klar, in welchem Maße eigentlich körperliche Diagnosen (z.B. Rückenschmerzen) psychosomatisch mit verursacht sind. Das Gallup-Institut gibt darüber hinaus an, dass bis zu einem Sechstel der Mitarbeiter in deutschen Unternehmen innerlich bereits gekündigt haben. Gallup beziffert die jährlichen Kosten dafür auf 118 Milliarden Euro.
Entsprechende Diagnosen wie Burn Out und die damit verbundene Erschöpfungsdepression werden häufig auf die Arbeitsbelastung zurück geführt. Arbeitsbelastung meint hier, zu viel oder die falsche Arbeit. Das ist aber nur zum Teil richtig: Wie Menschen mit Stress umgehen, ist sehr unterschiedlich. Es scheint so zu sein, dass es neben individuellen erworbenen Unterschieden wie die Haltung zu einer Herausforderung auch genetische Faktoren gibt, die diese Disposition für eine erhöhte Stressanfälligkeit mit bestimmen. An der individuellen körperlichen Ausstattung kann der Einzelne zwar nichts ändern, aber: Untersuchungen haben gezeigt, dass Änderungen in Haltung und Lebensweise dazu beitragen können, die eigene Resilienz, also die eigene Fähigkeit, Krisen und Belastungen erfolgreich zu bewältigen, nachhaltig verbessern können. In der Praxis bedeutet das, dass Mitarbeiter, die erfolgreich mit professioneller Hilfe – häufig Psychotherapie – einen Burn Out und die damit im fortgeschrittenen Stadium verbundene Erschöpfungsdepression überwunden haben, leistungsfähiger und belastbarer in den Betrieb zurück kehren können.
Aus Sicht der betroffenen Unternehmen und natürlich auch Mitarbeiter wäre es natürlich wünschenswert, dass die Betroffenen entsprechende Änderungen in Verhalten und Erleben vor einer schweren Diagnose in Angriff nehmen. Denn eine entsprechende Erkrankung geht meist mit häufig mehrmonatigen Fehlzeiten einher. Leider ist das Gesundheitssystem in Deutschland allerdings immer noch stark darauf ausgerichtet, Krankheiten zu heilen statt ihnen vorzubeugen. Die Bereitschaft der Einzelnen, in die eigene Gesundheit und Zufriedenheit zu investieren, ist nur sehr gering ausgeprägt. Um den Wert und die Leistungsfähigkeit ihrer Mitarbeiter zu erhalten, sehen sich Unternehmen daher gezwungen, im Bedarfsfall eigene Maßnahmen zu ergreifen.
Während größere Unternehmen mittlerweile regelmäßig über ein eigenes Gesundheitsmanagement im Unternehmen verfügen oder dieses an einen Dienstleister outgesourct haben, ist dieses Feld im Mittelstand vor allem bei kleinere Unternehmen weit gehend unbeackert. Gerade hier fallen lange krankheitsbedingte Ausfälle von Leistungsträgern aber besonders ins Gewicht. Den Mitarbeitern Coaching anzubieten, kann helfen, entsprechende Probleme zu vermeiden, bevor sie auftreten. Neben der Klärung konkreter, berufsbezogener Fragestellungen hat Coaching, richtig durchgeführt, auch immer den Effekt, die Problemlösungskompetenz des Coachees und seine Ressourcen zu stärken. Beides sind wichtige Faktoren, die zu einer höheren Resilienz und damit geringeren Stressanfälligkeit führen. Psychisch bedingte Ausfälle werden damit unwahrscheinlicher. Coaching wird – richtig kommuniziert – als wertschätzende Zusatzleistung des Unternehmens dem Mitarbeiter gegenüber wahrgenommen und steigert so das Zugehörigkeitsgefühl und Engagement.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang aber vor allen Dingen, Coaching im Unternehmenszusammenhang richtig einzusetzen, um die gewünschten Effekte zu erzielen. Die folgenden drei Punkte sollten meiner Erfahrung nach mittelständische Unternehmen, die die Gesundheit und Arbeitszufriedenheit ihrer Mitarbeiter mit Coaching unterstützen wollen, auf jeden Fall beachten. Weitere Informationen zu den angesprochenen Themen erhalten Sie unter http://www.coach-wi.de .

Mitarbeiter mit Bedarf identifizieren
Möchten Sie den Krankenstand im Unternehmen verringern und Ausfälle vermeiden, so ist es zunächst vor allem wichtig, die Mitarbeiter zu identifizieren, die aufgrund ihrer Erlebens- und Verhaltensmuster ein erhöhtes Risiko haben, auszubrennen. Natürlich ist es schwierig, Mitarbeiter direkt darauf anzusprechen oder dazu zu befragen. Die Betroffenen sehen das Problem in der Regel nicht bei sich selbst. Wichtige Signale können aber sein, wenn Mitarbeiter sich über die Maßen verantwortlich fühlen und Aufgaben gezielt an sich ziehen, häufig unter deutlicher Mehrleistung. Von Burn Out betroffene Mitarbeiter sind häufig die Leistungsträger des Unternehmens, sie brennen aus, da sie „zu“ engagiert sind. Insbesondere, wenn diese Tendenz irgendwann nachlässt oder sogar in das Gegenteil umschlägt, kann dies ein Warnhinweis sein. Dann ist unter Umständen schon ein Zustand erreicht, in dem es dem Mitarbeiter mit seiner Arbeit nicht mehr gut geht. Weitere Gefährdungsmerkmale können sein:
– Der Mitarbeiter hat Schwierigkeiten damit, Lob zu akzeptieren oder eigene Erfolge sich selbst zuzuschreiben.
– Eher pessimistische Sicht auf die Dinge (z.B. Kunden, wirtschaftliche Aussichten des Unternehmens oder der Wirtschaft im Allgemeinen)
– Denken und Argumentieren in Kategorien von Gerechtigkeit unabhängig von faktischen Gegebenheiten
Wohlgemerkt, diese Merkmale sind Beispiele – wenn ein Mitarbeiter eines oder mehrere davon aufweist, kann dies auf eine Gefährdung hindeuten. Das muss aber keineswegs heißen, dass er tatsächlich gefährdet ist bzw. zwingend zu einem Problem führt. Eine eigene „Diagnostik“ angewandt auf den gesunden Menschen ist als Vorgesetzter oder Kollege in jedem Fall eine schwere Grenzüberschreitung und sollte daher unbedingt vermieden werden („Sie sind ein Burn-Out-Typ.“).

Den betroffenen Mitarbeitern Coaching als Entwicklungsmaßnahme anbieten
In keinem Fall, vor allem aber nicht bei Mitarbeitern, die potentiell Burn Out gefährdet sind, sollte Coaching als Personalentwicklungsmaßnahme im Sinne einer „Verordnung“ angeboten werden. Es ist zwar richtig, dass die Führungskraft oder der Personalverantwortliche vor dem hier geschilderten Hintergrund vielleicht meint, ein Problem identifiziert zu haben. Diese Sichtweise ist aber in keinem Fall hilfreich.
Vielmehr sollte betont werden, dass dem Unternehmen oder der Führungskraft persönlich etwas an dem Mitarbeiter liegt. Sie möchte ihn im Unternehmen halten und ist bereit, dem Mitarbeiter eine besondere Form der individuellen Personalentwicklung zukommen zu lassen, um diese Ziele langfristig sicher zu stellen. Wird in diesem Zusammenhang Coaching angeboten, dann geschieht dies aus besonderer Achtung vor den Bedürfnissen des Mitarbeiters.

Den Mitarbeitern Zeit zur Veränderung lassen
Auch wenn es schön wäre, wenn man immer alles sofort haben könnte: Man sagt, Gras wächst nicht schneller, wenn man daran zieht. Bei der Burn Out Prävention gefährdeter Arbeitnehmer geht es letztendlich darum, dass dieser tiefe Persönlichkeitsstrukturen erkennt und neu bewertet. Der Mitarbeiter benötigt die Zeit, die gewonnenen Erkenntnisse im Alltag auch umzusetzen. Mitarbeiter, denen ein Coaching angeboten worden ist, sollten auf keinen Fall unter Erfolgsdruck gesetzt werden. Dies würde unter Umständen genau die potentiell dysfunktionalen Muster ansprechen, die die Führungskraft meint, bei diesem Mitarbeiter erkannt zu haben. Gleichzeitig gefährdet Druck den Coaching-Prozess und seine Ergebnisse.
Besonders herauszustellen ist hier, dass auch im Zusammenhang mit dem Coaching eines Mitarbeiters, den man für Burn Out gefährdet hält, in jedem Fall die Vertraulichkeit des Verhältnisses zwischen Coach und Coachee zu achten ist. Auch, wenn die Führungskraft sich Sorgen um die Mitarbeiter macht – mit einem regelmäßigen Reporting des Coachs oder einer Befragung des Coachees über Fortschritte ist niemandem geholfen. Sinnvoll ist hingegen eine regelhafte Befragung des Mitarbeiters nach Beendigung des Coachings – nicht zu Inhalten, sondern dazu, wie seine Einschätzung bezüglich der Qualität der Zusammenarbeit ist. Diese Einschätzung kann Sie als Führungskraft auch darin unterstützen einzuschätzen, ob die Zusammenarbeit mit dem beauftragten Coach für das Unternehmen den gewünschten Mehrwert bietet.

Mehr Informationen zu meinem Coaching-Angebot und Angeboten für Unternehmen finden Sie auf meiner Website http://www.coach-wi.de .

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Studie zum Multitasking im Projektmanagement

Online-Befragung startet am 14. April 2016

Studie zum Multitasking im Projektmanagement

(Bildquelle: VISTEM GmbH & Co. KG)

In vielen Unternehmen gibt es Probleme in der Multiprojekt-Steuerung. „Vor allem dem schädlichen Multitasking kommt eine Schlüsselfunktion zu und zwar branchenunabhängig“, wie Claudia Simon, Geschäftsführerin bei Vistem und Spezialistin für die Potentialerschließung durch konsequente Umsetzung engpassorientierter Unternehmensführung, berichtet. Um die Ursachen genauer zu beleuchten, hat das international in der Strategie- und Projektberatung tätige Unternehmen deshalb eine wissenschaftlich fundierte Befragung initiiert. Unterstützt von der Fachgruppe Critical Chain Projektmanagement der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. sollen in Zusammenarbeit mit Prof. Komus, Professor an der Hochschule Koblenz, der Status Quo und die Potentiale des Multitasking im Projektmanagement ermittelt werden.

In der Zeit vom 14. April bis 6. Juni 2016 sind alle in der Multiprojekt-Steuerung aktiven Unternehmen im gesamten deutschsprachigen Raum aufgerufen, sich an der Umfrage zu beteiligen. Diese erfolgt online über http://multitasking-projektmanagement.de/ und richtet sich sowohl an Unternehmer bzw. Geschäftsführer als auch an Projektleiter, PMO-Verantwortliche, Portfoliomanager sowie Leiter Produktmanagement und Forschung & Entwicklung.

„Die Beantwortung der Fragen zum Multitasking sowie einiger ergänzender Informationen zum Unternehmen beansprucht nicht länger als zehn Minuten“, betont Claudia Simon. „Natürlich profitieren auch die Teilnehmer. Bereits durch die Beantwortung der Fragen verschaffen sie sich einen ersten fundierten Überblick über negatives Multitasking in den eigenen Projekten.“ Prof. Komus ergänzt: „Seit langem diskutieren wir die schädliche Wirkung übertriebenen Multitaskings im Projektmanagement. Ich freue mich, dass wir nun die Möglichkeit haben, die Effekte des Multitaskings systematisch zu untersuchen und ein besseres Verständnis bzgl. der zugrunde liegenden Zusammenhänge und Potentiale zu gewinnen.“ Wenn Projekte fließen, können mehr Projekte in kürzerer Zeit bei gleichen Ressourcen durchgeführt werden. „Gut gemanagte Projekte führen zu nachhaltig florierenden Unternehmen und sichern die Gewinnsteigerung“, weiß Wolfram Müller, Director of Customer Success bei Vistem, und hofft auf eine breite Unterstützung. Detaillierte Informationen zur Erhebung unter http://multitasking-projektmanagent.de/

Uwe Techt ist Geschäftsführer der VISTEM GmbH & Co. KG und gilt als Vorreiter im deutschsprachigen Raum für die Nutzung der Theory of Constraints (TOC) und des Critical Cain Projektmanagements. Als strategischer Denker für grundlegende Verbesserungen und Durchbruchsinnovationen ist der Topmanagement Coach auch gefragt als Speaker und Autor. Zuletzt von ihm erschienen ist das Fachbuch \\\“PROJECTS that FLOW\\\“.

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Arundo veröffentlicht App für noch effizienteres Studieren auf dem iPad

Die Produktivitäts-App wurde einer kompletten Überarbeitung unterzogen
um noch nützlicher für Studenten weltweit zu sein.

Arundo veröffentlicht App für noch effizienteres Studieren auf dem iPad

Splitscreen-Multitasking mit dem neuen Arundo 1.3

Arundos umfassend überarbeitete Produktivitäts-App ist ab dem 15. Mai für iPads in Apples App Store verfügbar. Dabei wurde sich maßgeblich an Erfahrungen und Nutzer Feedback von Studenten orientiert, sodass das Ergebnis ein deutlich intuitiveres Nutzerinterface ist. Dies erweitert wesentlich die Nutzungsmöglichkeiten der Kernfunktionalitäten. Damit und dem am Markt einzigartigen Funktionsumfang sieht sich Arundo in der Lage, das Studieren mit dem iPad noch weiter zu verbessern.

Das Arundo-Team ist überzeugt den „Connection Manager“, das Herzstück der App, intuitiver gemacht zu haben. Damit sei es noch leichter, Inhalte aus verschiedensten Ressourcen innerhalb der App kontextuell zu verknüpfen und somit Zusammenhänge sichtbar zu machen. Ein weiteres Highlight ist der Split-Screen, der natives Multitasking zwischen den verschiedenen App-Modulen ermöglicht, ähnlich wie auf Computern.

„Unser gesamtes Team nutzt Arundo, sowohl im Job als auch im Studium und wir freuen uns, dass jetzt alle iPad-Nutzer davon profitieren können. Die Entwicklung dieser Version begann sofort nach dem Launch unserer App. Dabei ging es uns nicht primär um das User-Interface, sondern darum den Arbeitsfluss noch effizienter zu gestalten. Und das zahlt sich offensichtlich aus, denn unser Team arbeitet nicht nur an Arundo, sondern studiert parallel auch noch – beides sehr erfolgreich.“ Sagt Rene Phan, Gründer und Geschäftsführer von Arundo.

Das neue Arundo kann ab dem 15. Mai im Apple App Store kostenlos heruntergeladen
werden. Nutzer können sich 24h einen Eindruck über den kompletten Funktionsumfang
verschaffen. Doch auch danach bleibt die App für viele Nutzer nützlich. Wer alle Funktionen nutzen möchte, kann diese per In-App-Purchase in Höhe von 8,99 EUR freischalten. Arundo funktioniert mit jedem kapazitiven Stylus oder einfach den Fingern.

Die Arundo GbR ist ein eigenfinanziertes Tech-Startup von Studenten aus Dresden.
Die Arundo App ist seit Ende April 2014 verfügbar und wurde seitdem über 30.000- mal heruntergeladen.

Kontakt
Arundo GbR
Björn Brenner
Postweg 38
01796 Pirna
+491738624768
brenner@arundo-app.com
http://www.arundo-app.com/

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