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Digitale Archivierung hilft Zeit und Kosten sparen

Das Ingenieurbüro Einszueins unterstützt Unternehmen und Verwaltungen beim digitalen Archivieren von Plänen, Zeichnungen und Dokumenten.

Digitale Archivierung hilft Zeit und Kosten sparen

Digitale Archivierung – mit Einszueins, Darmstadt

Bei der digitalen beziehungsweise elektronischen Archivierung von Plänen, Zeichnungen und ähnlichen Dokumenten unterstützt das Ingenieurbüro Einszueins Unternehmen und Verwaltungen. Das in Darmstadt ansässige Dienstleistungsunternehmen scannt für seine Kunden beispielsweise Bau- und Konstruktionszeichnungen, Gebäude- und Schaltpläne ein, sodass diese effizient verwaltet sowie platzsparend und verfallsgeschützt archiviert werden können. Außerdem erstellt das Ingenieurbüro von den Papiervorlagen durch eine entsprechende Vektorisierung CAD-Dateien, die problemlos mit allen gängigen CAD-Programmen bearbeitbar sind.

Das digitale Archivieren von Plänen, Zeichnungen und ähnlichen Dokumenten hat laut Aussagen von Götz Schneider, dem Inhaber des Ingenieurbüros, das auch eine Repräsentanz in Winterthur (CH) hat, viele Vorzüge. So sind die Dokumente und Informationen zum Beispiel jederzeit verfügbar – „das oft lästige Suchen der Papierunterlagen in Rollen, Aktenordnern, Papierstapeln und Regalen entfällt, auch aufgrund der Indizierung der Dateien.“ Dadurch wird neben Platz viel Arbeitszeit gespart. Zudem können schnell Kopien erstellt und verteilt sowie die Dateien versandt und weitergeleitet werden. Außerdem können die Pläne und Zeichnungen jederzeit in gleich bleibender Qualität auf Papier ausgedruckt werden, so dass laut Schneider „insgesamt ein wirtschaftliches Arbeiten möglich ist“.

Mit Hilfe der Hochleistungsscanner von Einszueins können Papierarchive jeder Art in übersichtliche digitale Dateiarchive umgewandelt werden. Ausgeliefert werden die digitalisierten und auf Wunsch bereits indizierten Unterlagen ganz nach Wunsch auf CD-ROM, DVD oder FTP. Auch eine Ausgabe als PDF-Multipage oder Word-Datei ist möglich.

Durch das Scannen, Erfassen, Klassifizieren und Auswerten von (Massen-)Daten verbessert Einszueins auch den Workflow bei seinen Kunden. So wandelt das Ingenieurbüro zum Beispiel Rechnungen in strukturierte CSV-, XLS- oder XML-Formate um. Außerdem extrahiert es, sofern gewünscht, Image- oder PDF-Dateien aus vorliegenden Dateien zur Weiterverarbeitung in den Systemen.

Nähere Infos über das Ingenieurbüro für Digitalisierung Einszueins, Darmstadt, und seine Archivierungs- und Digitalisierungsdienstleistungen finden interessierte Personen und Organisationen auf der Webseite www.einszueins-digital.de. Sie können das Unternehmen auch direkt kontaktieren (Tel.: 06151-3528 290; E-Mail: info@einszueins-digital.de).

Das Ingenieurbüro für Digitalisierung Einszueins, Darmstadt (D), ist auf das Digitalisieren von Plänen, Zeichnungen sowie anderen Dokumenten auf Papier in bearbeitbare CAD-Daten und -Dateien spezialisiert. Außerdem konvertiert es bereits vorhandene CAD-Dateien in andere benötigte Datenformate und Datenversionen. Zu seinen Kunden zählen unter anderem Architektur- und Ingenieurbüros, Industriebetriebe, Ver- und Entsorgungsunternehmen, Städte und Gemeinden, kommunale Unternehmen und Einrichtungen. Jeden Monat digitalisiert und konvertiert Einszueins mehr als 1000 Zeichnungen von Papier in hochwertige CAD-Pläne.

Inhaber und Geschäftsführer des 2002 gegründeten Unternehmens, das auch eine Repräsentanz in Winterthur (CH) hat, ist der Architekt Götz Schneider. Das Team von Einszueins umfasst 14 Mitarbeiter aus den Bereichen Architektur, Landschaftsarchitektur, Informatik, Maschinenbau, Bauingenieurwesen und Bauzeichnen. Entsprechend groß ist sein Fachwissen, sein Erfahrungsschatz und sein interdisziplinäres Know-how.

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Fachtagung Elektronische Buchhaltung

Fachtagung Elektronische Buchhaltung

Die elektronische Buchhaltung muss in allen Bereichen die steuer- und handelsrechtlichen Anforderungen erfüllen. Wie die digitalen Prozesse in der Buchhaltung vorteilhaft genutzt werden und was dabei aus steuer- und handelsrechtlicher Sicht beachtet werden muss, erfahren interessierte Unternehmen auf der Fachtagung Elektronische Buchhaltung.

Die Tagung der AKADEMIE HERKERT, die am 27.10.2016 in Leipzig stattfindet, bietet in sechs Vorträgen einen spannenden Überblick über die aktuellen gesetzlichen Anforderungen und dient als Plattform zum Erfahrungsaustausch zwischen Buchhaltern aus der Unternehmenspraxis und den Referenten aus Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Consulting.

Grundlage der elektronischen Buchhaltung ist das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 in dem die Vorgaben zur Umsatzsteuer für den elektronischen Rechnungsaustausch neu gefasst wurden. Damit wurde die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt. Mit den neuen GoBD von November 2014 wurde festgelegt, welche Vorgaben künftig an die IT-gestützten Prozesse in der Buchhaltung zu stellen sind. Schon seit Längerem gilt auch das Recht der Finanzbehörde elektronisch auf steuerlich relevante Daten zuzugreifen.

Was das für die Unternehmenspraxis bedeutet, wird auf der Tagung im kompakten Überblick gezeigt: von den gesetzlichen Bestimmungen aus den GoBD und BMF-Schreiben über die digitale Archivierung, elektronischer Rechnungsaustausch, Prozessgestaltung in der Buchhaltung bis hin zum Internen Kontrollsystem und den Ablauf der digitalen Betriebsprüfung.

Mehr Informationen unter: www.tagung-buchhaltung.de

Über die AKADEMIE HERKERT

Die AKADEMIE HERKERT ist das Bildungshaus der FORUM VERLAG HERKERT GMBH, die zur Unternehmensgruppe FORUM MEDIA GROUP gehört. Diese wurde vor über 25 Jahren gegründet und ist heute mit 17 Tochtergesellschaften weltweit aktiv.

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