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OPTIMAL SYSTEMS beim e-Government Computing Award 2019 ausgezeichnet

Die eAkte auf Basis von enaio® für die Öffentliche Verwaltung

OPTIMAL SYSTEMS beim e-Government Computing Award 2019 ausgezeichnet

(Bildquelle: @ OPTIMAL SYSTEMS GmbH)

Berlin / Hannover, 02.10.2019 – Schon im Jahr 2018 hat OPTIMAL SYSTEMS Hannover bei den eGovernment Computing Awards die Goldtrophäe erhalten. Nun wurde das Unternehmen im zweiten Jahr in Folge ausgezeichnet, diesmal mit einer Silber-Auszeichnung in der Kategorie „eAkte“. Über 3.000 Teilnehmer beteiligten sich an der groß angelegten Leserumfrage, insgesamt stellten sich 100 Anbieter in 10 Kategorien zur Wahl.

Bei der Preisverleihung am 26. September 2019 in Berlin nahm Andreas Kalz, Director Sales & Partner Management von OPTIMAL SYSTEMS, den Preis von Gastgeber und Chefredakteur Manfred Klein entgegen. „Da diese Auszeichnung auf den Erfahrungen mit dem Produkt basiert, sind wir besonders stolz“, sagt Andreas Kalz. „Das zeigt uns erneut, dass das Team um Jörg Huesmann bei OPTIMAL SYSTEMS Hannover eine tolle Kundenbindung und Fachexpertise hat. Wir sind mehr denn je entschlossen, unsere Anwender in der Öffentlichen Verwaltung dabei zu unterstützen, die Herausforderungen der Digitalisierung erfolgreich zu meistern.“

Dass dieser Anspruch gerechtfertigt ist, zeigte sich auch auf der OS-Anwenderkonferenz für die Öffentliche Verwaltung, die parallel in Hannover stattfand. Mehr als 200 enaio®-Anwender aus ganz Deutschland waren eingeladen, um Erfahrungen auszutauschen und sich über Produktentwicklungen zu informieren.

Die OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover ist ein Vordenker des Enterprise Content Management und – gemeinsam mit OPTIMAL SYSTEMS Konstanz – nach eigenen Berechnungen Marktführer mit über 35 Prozent Marktanteil bei Landkreisen und kreisfreien Städten in Deutschland. Die Software enaio® wurde mehr als 650 Mal eingesetzt – und die Anzahl der Installationen steigt stetig.

Die eAkte auf Basis von enaio® ist eine der vielfältigsten und variabelsten Lösungen für die Öffentliche Verwaltung. Sie ermöglicht unter anderem eine schnelle und komfortable Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung sämtlicher Informationen wie zum Beispiel Scans, Textdokumente oder eingehenden E-Mails.

OPTIMAL SYSTEMS wurde 1991 in Berlin gegründet und ist einer der führenden deutschen Anbieter von digitalen Informationsmanagement-Lösungen. Die Unternehmensgruppe, zu der Gesellschaften in Deutschland, Österreich, Schweiz und Serbien an insgesamt 16 Standorten mit insgesamt über 450 Mitarbeitern gehören, kooperiert weltweit mit über 75 Vertriebs- und Technologiepartnern. Hierzu zählen u. a. itelligence, adesso, IBM, Microsoft und SAP. Mit den beiden Produktlinien – der Enterprise Content Management-Lösung enaio® sowie der Content Services Platform – unterstützt OPTIMAL SYSTEMS Unternehmen und Behörden bei der Optimierung, Automatisierung und Digitalisierung aller Geschäftsprozesse rund um die zentrale Organisation von Unternehmenswissen. Heute arbeiten europaweit täglich über eine halbe Million Anwender in knapp 2.300 Firmen erfolgreich mit Softwaretechnologie von OPTIMAL SYSTEMS. 2018 wurde das Unternehmen vom Portal „Die Deutsche Wirtschaft“ zum „Innovator des Jahres“ in der Kategorie Technologie gekürt.

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Alfresco präsentiert das branchenweit erste individualisierbare Sicherheitskontrollsystem für Records Management

Alfresco Records Management 2.5 bietet einen neuen, ausgefeilten Ansatz für die Zugangskontrolle zu Unternehmensinhalten: Sicherheitsstufen können flexibel angepasst werden.

München, 2. November 2016 – Mit Alfresco Records Management 2.5 stellt Alfresco Software jetzt einen gänzlich neuen Ansatz für das Management von Zugriffsrechten auf vertrauliche Inhalte vor. Dadurch können Unternehmen und Behörden die Zugangsbeschränkungen auf ihre Inhalte sehr individuell gestalten und so ihr ganz eigenes Sicherheitssystem etablieren. Administratoren, Records Manager und Sicherheitsverantwortliche schützen damit ihre Inhalte über eine feinnuancierte Kombination aus allgemeinen Freigabestufen und weiteren Sicherheitskennzeichen. Alfresco ist ein führender Anbieter von Software für Enterprise Content Management (ECM) und Business Process Management (BPM). Mit Records Management 2.5 bietet er die einzige Open-Source-Lösung, die nach dem Standard des US-Verteidigungsministeriums DoD 5015.02 zertifiziert ist.

Akten werden immer häufiger digital geführt, dies bestätigen auch Analysten wie Forrester. Verantwortliche in der Privatwirtschaft wie im öffentlichen Sektor stehen dabei vor der Herausforderung, dass immer mehr Dokumente und Daten außerhalb ihrer auf Aktenführung und Informationsmanagement (1) spezialisierten Systeme bearbeitet und gespeichert werden. Die stetige Zunahme und Erweiterung von Compliance-Regelungen verschärft die Situation zusätzlich. Ein Lösungsweg: der Einsatz technisch ausgereifter Lösungen für Records und Information Management, die Daten und Dokumente über ihre gesamte Lebensdauer hinweg behandeln. Ursprünglich für die US-Marine entwickelt, erfüllt Alfresco Records Management 2.5 die Forderung nach einer einfachen, sehr am Anwender orientierten Benutzeroberfläche. Damit lässt sich in Unternehmen und Behörden die Klassifizierung von Content nicht nur beschleunigen, sondern auch optimal auf die Inhalte anpassen.

„Immer strenger werdende Compliance-Auflagen und moderne Möglichkeiten der Zusammenarbeit erfordern einen neuen Ansatz, um den Lebenszyklus von Informationen vollständig abzubilden. Der Umgang mit vertraulichen Informationen spielt hier eine Schlüsselrolle. Aber den Anwendern fällt es immer schwerer, Inhalte richtig einzustufen“, sagt John Iball, Senior Product Manager bei Alfresco. „Wenn der Klassifizierungsprozess zu kompliziert ist oder zu viel Zeit in Anspruch nimmt, tendieren die Anwender dazu, Inhalte mit einer zu hohen Sicherheitsstufe zu belegen. Als Konsequenz blockieren sie Nutzer, die diese Inhalte eigentlich benötigen. Alfresco hat sich des Themas nun angenommen und in Records Management 2.5 eine einfache und sehr detaillierte Kontrollmöglichkeit etabliert.“

Informationen genau absichern
Viele Content-Management-Lösungen verfügen heute über Access Control Lists (ACL), mit denen sie Zugriffsrechte steuern. Über diese Listen verwalten sie Personen und Gruppen, die Zugang zu bestimmten Dokumenten haben sollen. Ergänzend dazu bietet Alfresco folgende Erweiterungen:

Integrierte Freigabestufen: Anwender mit der entsprechenden Berechtigung können Sicherheitsstufen für bestimmte Ordner, Dokumente oder Akten einrichten. So ermöglicht die erste Stufe des Sicherheitskonzepts die Anwendung allgemeiner Vertraulichkeitsstufen, wie „streng geheim“, „geheim“, „vertraulich“ oder „nur für den Dienstgebrauch“. Den Anwendern wird dabei eine bestimmte Freigabestufe zugewiesen, entsprechend derer sie einzelne Dokumente – und nicht nur bestimmte Akten – einsehen können.

Individualisierbare Sicherheitskennzeichen (Security Marks): Sie eignen sich für zahlreiche Sicherheitsszenarien, werden auf Dateiebene vergeben und bestimmen die Zugriffsrechte bestimmter Personen oder Gruppen. Als einziges System seiner Art ermöglicht es Alfresco außerdem, Security Marks zu kombinieren. So kann etwa festgelegt werden, dass ein Anwender alle Security Marks haben muss, um ein Dokument einzusehen. In anderen Fällen kann es ausreichend sein, über eines der Kennzeichen zu verfügen, die dem Dokument zugewiesen sind. Ein andermal ist vielleicht lediglich eine bestimmte Mindest-Freigabestufe zu gewährleisten. Damit unterscheidet sich Alfresco von anderen Records-Management-Systemen: Bei diesen muss ein Nutzer stets alle Sicherheitskennzeichen oder die nötige Freigabestufe für den Content erfüllen.

Ein Beispiel macht den Unterschied deutlich: Die Inhalte von Projekt X sollen nur bestimmten Personen zugänglich gemacht werden. Indem man bestimmtem Content das Sicherheitskennzeichen „Projekt X“ zuweist, können nur Anwender, die das Sicherheitsmerkmal „Projekt X“ haben, darauf zugreifen. Es ist ferner möglich, eine Gruppe von Security Marks zu definieren: Jeder Anwender, dem mindestens eines dieser Kennzeichen zugewiesen wurde, erhält dadurch Zugriff. So kann die Berechtigung auf bestimmte Nationalitäten beschränkt werden, beispielsweise auf die EU-Staaten. Anwendern aus jedem dieser Staaten stehen die Inhalte offen, Projektmitgliedern aus der Schweiz hingegen nicht. Zudem ist es möglich, Zugriffsrechte von der Position im Unternehmen abhängig zu machen. Ein Dokument mit dem Kennzeichen „Geschäftsleitung“ würde dann nur für den CEO, CIO, CFO, CMO oder COO zugänglich. Durch eine Kombination verschiedener Sicherheitskennzeichen lässt sich so ein fein nuanciertes System für die Informationssicherheit schaffen.

Unterstützung für zahlreiche, internationale Regularien
Alfresco Records Management wurde von zahlreichen Organisationen geprüft und zertifiziert. Neben der US-Marine zählen dazu auch JITC und HMGCC in Großbritannien. Die Lösung erfüllt außerdem die Compliance-Standards der National Archives Electronic Records Management Systems Certification der britischen Regierung, ISO 15489, MoReq2010, die US-amerikanischen 2002 Requirements sowie die australischen Victorian Electronic Records Strategy (VERS (specs 1-5)).

Open Source und offene Standards schaffen das Fundament für weltweite Flexibilität
Proprietäre Systeme wurden nicht für das rasante Wachstum digitaler Inhalte konzipiert. Die offene Alfresco Plattform hingegen bietet höchste Flexibilität für das Bereitstellen von Content, das Management von Geschäftsprozessen und die Führung von Akten. Durch offene Standards lässt sich Alfresco leicht in bestehende IT-Umgebungen integrieren. Zudem passt es sich neuen Anforderungen und Technologieentwicklungen einfach an. Weitere Informationen sind unter https://www.alfresco.com/products/ecm/modules/alfresco-records-management/ erhältlich.

(1) Cheryl McKinnon with Alex Cullen, Shaun McGovern and Diane Lynch, Forrester Research, „The State Of Records Management In The Public Sector: Top Challenges And Priorities For 2016“ (May 13, 2016)

Alfresco bietet modernes Enterprise Content Management (ECM) und Business Process Management (BPM), basierend auf offenen Standards. So können Unternehmen das Potenzial ihres geschäftskritischen Contents voll nutzen: Denn Alfresco gibt der IT die Kontrolle, die sie benötigt, und bietet gleichzeitig die Einfachheit, die sich Anwender wünschen. Auf der Basis der Open-Source-Technologie von Alfresco können global tätige Unternehmen effektiver zusammenarbeiten – und das sowohl mobil, innerhalb von Cloud- oder Hybrid-Umgebungen sowie on-premise. Alfresco setzt mit seinen Innovationen dort an, wo Content, Kollaboration und Geschäftsprozesse aufeinandertreffen. 11 Millionen Anwender arbeiten derzeit täglich mit Alfresco und managen dabei über sieben Milliarden Dokumente. Zu den Kunden von Alfresco zählen unter anderem: Amnesty International, Cisco, DAB Bank, FOX, NASA, PGA Tour und Sony Entertainment. Das 2005 gegründete Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Maidenhead bei London, die US-Zentrale befindet sich in San Mateo. Weitere Informationen unter http://www.alfresco.de

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Platin beim eGovernment Computing Award 2016 – GISA ist bester Dienstleister und Berater

Platin beim eGovernment Computing Award 2016 - GISA ist bester Dienstleister und Berater

GISA gewinnt den Platin eGovernment Computing Award 2016 in der Kategorie Dienstleister und Berater! Damit gehört der IT-Komplettdienstleister zu den wichtigsten und besten Partnern für eGovernment. Das ist das Ergebnis einer Leserumfrage, die am 22. September bei einer feierlichen Preisverleihung in Berlin ihren Höhepunkt fand.
GISA ist IT-Komplettdienstleister und bietet ein spezielles Branchenportfolio für öffentliche Auftraggeber. Dieses reicht von IT-Sicherheitsmanagement über eAkte und eVergabe bis hin zu compliance-konformer Archivierung. Kunden wie der Freistaat Sachsen und die Länder Berlin und Brandenburg vertrauen seit vielen Jahren auf die Leistungen des Unternehmens.

GISA ist IT-Komplettdienstleister sowie Branchenspezialist für die Energiewirtschaft und öffentliche Auftraggeber. Durch langjährige Erfahrung verfügt GISA über ein exzellentes Marktverständnis. Das Leistungsspektrum des Unternehmens reicht von der Prozess- und IT-Beratung über die Entwicklung und Implementierung von innovativen IT-Lösungen bis hin zum Outsourcing kompletter Geschäftsprozesse und IT-Infrastrukturen. GISA beschäftigt deutschlandweit mehr als 660 Mitarbeiter an sechs Standorten. Familienfreundlichkeit und faire Beschäftigungsbedingungen sind für GISA selbstverständlich. Das Unternehmen trägt das Zertifikat „audit berufundfamilie“. Im Unternehmenswettbewerb „Erfolgsfaktor Familie 2016“ des Bundesfamilienministeriums wurde GISA aus mehr als 400 Bewerbungen zu einem der Finalisten für die Endrunde nominiert.

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Neue codia-Lösung für die Antragstellung per De-Mail zur CeBIT 2016 vorgestellt

Neue codia-Lösung für die Antragstellung per De-Mail zur CeBIT 2016 vorgestellt

(Mynewsdesk) Das Einreichen von Anträgen per De-Mail bietet Bürgern wie Verwaltungen eine höhere Authentizität und besseren Datenschutz als die E-Mail-Kommunikation. Deshalb hat codia als d.velop egovernment competence center jetzt eine integrierte Lösung für die De-Mail-basierte Zugangseröffnung und Antragstellung entwickelt, bestehend aus De-Mail, der kommunalen eAkte auf Basis d.3ecm und Lösungen seiner Technologiepartner Form Solutions und brain-SCC. Sie ist neben den Kernthemen von codia, der verwaltungsweiten eAkte und dem foxdox-„Bürgersafe“ in der Cloud, ein Highlight am Databund-Gemeinschaftsstand B 62 im Public Sector Parc (Halle 7).

Mit der Lösung kann ein Antragsteller seinen Antrag bei der Kommunalverwaltung ohne „persönliches Erscheinen im Amt“ einreichen, die Authentifizierung mittels De-Mail reicht aus. Eine erste konkrete Anwendung steht für die Anbindung des Gewerbefachverfahrens der HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH zur Verfügung.

Die eAkte dient innerhalb der Lösung als Bindeglied zwischen Antragsportal, De-Mailkommunikation und Fachamtssoftware. Der Prozess einer Antragstellung verläuft mit der neuen Lösung wie folgt: Der Antragsteller füllt das Antragsformular mit Angabe der De-Mailadresse aus; er stimmt damit einer Zugangseröffnung für De-Mail über das Kommunalportal im Internet zu (hier der Einreichung eines Gewerbeantrages). Nach elektronischer Übermittlung der Antragsunterlagen werden diese in der kommunalen eAkte abgelegt. Die Verwaltung sendet dem Antragsteller zugleich eine Aufforderung zur Bestätigung der Antragstellen via De-Mail, welche dieser zurückschickt.

Im Posteingang des ECM-Systems sichtet der Sachbearbeiter im Fachamt die Antragsunterlagen und überträgt die Antragsdaten an das Gewerbefachverfahren. Dort finden dann Antragbearbeitung und Bescheiderstellung statt. Die HSH-Software legt die Dokumente im ECM-System ab; auf Basis der De-Mail-Anbindung von d.3ecm erhält der Antragssteller schließlich den Bescheid zugestellt.

Die codia Software GmbH ist seit mehr als 15 Jahren ein im Bereich eGovernment spezialisierter Anbieter von Dokumenten-Management-Lösungen sowie deren fachverfahrensspezifischen Anbindung für die öffentliche Verwaltung. Der größte Teil der mehr als 200 Kunden besteht aus öffentlichen Verwaltungen verschiedener Größenordnungen im gesamten Bundesgebiet. Die von der codia eingesetzten d.velop eGovernment solutions werden auf Basis der ECM-Plattform d.3ecm der d.velop AG realisiert und fußen auf dem Organisationskonzept „Elektronische Verwaltungsarbeit“.

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