Fünf Punkte, mit denen Selbstständige Veranstaltungen erfolgreich gestalten
Ultimo ist ein interdisziplinärer Expertenverbund mit rund 70 angeschlossenen Netzwerkpartnern
Bielefeld, 29. August 2016.
Wer Gäste zu sich einlädt, der ist diesen Gästen verpflichtet. Das weiß jeder Gastgeber aus eigener Erfahrung. Sind die Gäste nicht zufrieden, schadet das der eigenen Reputation als Gastgeber. Diese Weisheit lässt sich auch auf Unternehmen übertragen, die in Form von Veranstaltungen, Seminaren oder Kundenevents ja auch öfter in der Rolle des Gastgebers, des Einladenden sind. Motivierende und inspirierende Events für Kunden oder Veranstaltungen, bei denen der Gastgeber sich selbst oder ein Produkt vorstellt, sind für viele kleine Unternehmen und Selbständige fester Bestandteil des Marketings. Doch viele machen dabei Fehler, verschenken die großen Chancen, die sich aus der persönlichen Begegnung ergeben. Das weiß auch Jens Wörmann, Geschäftsführer des interdisziplinären Expertenverbundes Ultimo mit Sitz in Bielefeld. Seinem Ultimo-Verbund gehören rund 70 Unternehmensberater, kreative und kaufmännische Dienstleister sowie Fach- und Branchenspezialisten an. Viele von ihnen laden selbst zu Veranstaltungen ein, um sich und ihre Leistungen zu präsentieren. Die fünf wichtigsten Punkte für einen gelungenen Event, die zudem dazu dienen, dass auch der Einlader für sich selbst das Maximum herausholt, haben die Ultimo-Experten nun zusammengetragen.
„Sowohl unsere Partner im Ultimo-Verbund als auch die meisten Kunden unserer Partner sind Soloselbständige oder kleine Unternehmen. Für diese Zielgruppe sind Veranstaltungen ein sehr guter Weg, um auf sich selbst und die eigenen Leistungen aufmerksam zu machen. Events müssen auch nicht immer pompös sein und sind deswegen für jedes Budget machbar. Wichtig ist nur, dass das Bild stimmig ist, dass der Gastgeber, die Gäste und der Zweck der Veranstaltung im Einklang miteinander sind und der Rahmen angemessen ist“, erklärt Jens Wörmann. Wer zu hoch oder aber zu tief stapele, falle schnell aus dem Rahmen und riskiere sein gutes Image.
Veranstaltungen, auch wenn sie nur in einem kleinen Kreis stattfinden, seien komplex in ihrer Wirkung. „Oft entscheiden Kleinigkeiten“, so Wörmann. Das Problem bei misslungen Veranstaltungen seien auch oft nicht objektive Fehler bei der Organisation, sondern eher enttäuschte Erwartungen bei den Menschen, die eingeladen worden sind. „Und diese Erwartungen hat der Gastgeber leider oft selbst geschürt und befeuert“, weiß der Profi-Netzwerker aus eigener Erfahrung. „Es ist nicht nur wichtig. was ich sage oder schreibe, sondern vor allem, was ich in meiner Einladung suggeriere.“ Wer zu einem „Empfang“ einlädt, dort aber nur Kaffee und Wasser zwischen Schreibtischen, Aktenordern und halbfertigen Arbeiten serviert, macht sich schnell lächerlich. Hätte die Veranstaltung „Tag der offenen Tür“ oder „Schnupper-Werkstatt-Besuch“ geheißen, könnte die genannte Atmosphäre noch als authentisch durchgehen. „Wer zu Veranstaltungen einlädt, sollte seine Worte sorgsam wählen“, mahnt Wörmann. Worte sind Versprechen – und die müssen gehalten werden, gerade in einem Business-Kontext, in dem es um Vertrauen und Professionalität geht.
Die folgenden fünf Punkte haben die Ultimo-Partner für Kleinunternehmer herausgearbeitet, die nicht nur mit ihren Veranstaltungen punkten wollen, sondern diese auch als Marketing begreifen und so eigene Interessen mit ihrem Event verfolgen.
1. Ziel definieren
Wer einlädt, verfolgt ein Ziel. Keine Veranstaltung im Business-Kontext findet ohne eine entsprechende Motivation statt. Sollen mit dem Event das Image aufpoliert, neue Kundenkreise erschlossen, Stammkunden gebunden, Mitarbeiter gewonnen oder schlicht Umsatz gemacht werden? Dieser Frage ordnet sich alles unter. Die Location, das Catering, die Show-Acts, der Ablauf, das Programm, ja selbst die Veranstaltungstechnik dient nur dem einen Zweck: das selbstgesetzte Ziel zu erreichen. Bei jeder Entscheidung rund um den Event, sollte man sich fragen, inwieweit diese Entscheidung der eigenen Zielsetzung dient. Nur dann können auch die Gäste zufrieden sein. Denn: Nur so bekommt die Veranstaltung einen roten Faden, kann der Gast seine Rolle im Rahmen der Veranstaltung nachvollziehen, wird seine Aufmerksamkeit entsprechend gelenkt.
2. Nutzen stiften
Zeit ist das wertvollste Gut eines Menschen. Und die Angebote, seine Zeit im Rahmen von Veranstaltungen zu verbringen, sind riesig. Vereine, Verbände, Kammern, öffentliche Einrichtungen und Unternehmen buhlen um die Aufmerksamkeit der meist gleichen Zielgruppe. Hinzu kommen die unendlich vielen Freizeitevents und der Wunsch nach Work-Life-Balance, bei der Business-Veranstaltungen in den Augen der meisten potentiellen Gäste wohl eher auf der „Work-Seite“ zu verorten sind. Deswegen muss die eigene Veranstaltung Nutzen stiften, ein Versprechen geben, das die Gäste „hinter dem Ofen hervorholt“. Das Versprechen kann je nach Zielsetzung sehr unterschiedlich sein. Neue Kontakte, die Zugehörigkeit zu einem erlesenen Kreis, ein unvergessliches Erlebnis, ein begeisterndes neues Produkt, neue Erkenntnisse, Spaß oder einfach nur Neugierde befriedigen sind nur einige mögliche Versprechen. Wer zu einer Veranstaltung einlädt, muss mit dieser seine Gäste weit im Vorfeld des eigentlichen Termins erreichen. Die Entscheidung, zu einem Event zuzusagen, ist in der Regel zu großen Teilen eine Bauchentscheidung. Einladungen sollten ein positives „Kopfkino“ beim Eingeladenen auslösen. Gelingt das, steigt die Teilnehmerzahl – aber es steigen auch die Erwartungen an den Event. Die geweckten Erwartungen müssen erfüllt, der versprochene Nutzen auch wirklich gestiftet werden.
3. Den Rahmen schaffen
Das Büro sagt etwas über seinen Besitzer aus. Die Werkstatt sagt etwas über den Handwerker aus. Und die Kanzlei sagt etwas über den Anwalt aus. Arbeitsplätze und deren Gestaltung sagen viel über einen Unternehmer oder Dienstleister, dessen Charakter und Organisation, dessen Werte und Arbeitsgewohnheiten. Sie sorgen für ein bestimmtes Image. So ist das auch bei Event-Locations. Wer in ein zwei Sterne-Hotel einlädt, suggeriert Sparsamkeit oder Effizienz, wer in ein 5-Sterne-Hotel einlädt, zeigt ein großes Budget, einen Hang zum Luxus und die Zugehörigkeit zur Gruppe derjenigen, die gerne „mal was springen lassen“. Eine Stadthalle zeigt eine Fokussierung auf reine Funktionalität und strahlt eine gewisse Nüchternheit aus. Ob Schloss, Designer-Loft, Tagungsraum, Szenetreffpunkt oder das eigene Büro – die Location verrät etwas über den Veranstalter, seine Beziehung zum Business, zum Leben und zum Geld. Die Location verrät den Gästen wie sie sich zu kleiden haben und sogar, was es dann zu Essen geben muss oder eben nicht. In einem Schloss wird es wohl kaum nur belegte Brötchenhälften geben, im Tagungssaal des Bürgerhauses wohl keinen Champagner. Catering, Ort und der Gastgeber sollten zur Einheit werden und homogen wirken. Passt der Buchhalter in ein Schloss? Wohl eher nein. Passt der Designer in einen Glas- und Stahlturm? Auch eher nein. Wohl aber der Unternehmensberater, Makler oder mittelständische Geschäftsführer. Wer allzu weit von seinen Branchenstereotypen abweicht oder etwas zur Schau stellen möchte, was er nicht ist, wirkt unecht und nicht authentisch. Deswegen: Immer prüfen, ob die Location zum Ziel und zum Einladenden passt. Was nicht stimmig ist, kostet Reputation.
4. Für Imagetransfers sorgen
Jede Veranstaltung bewirkt etwas in Bezug auf das Image des Gastgebers, unabhängig vom eigentlichen Ziel. Deswegen ist es wichtig, für Imagetransfers zu sorgen, also dafür, dass der „Glanz“ anderer Gäste, prominenter VIPs oder von Co-Einladenden auf einen selbst abfärbt. Die Auswahl, die Thematik und die Performance eines Redners oder eines Show-Acts sind hier genauso relevant wie die Auswahl der Gäste oder etwaiger Mitveranstalter. Lädt zum Beispiel der örtliche Golf- oder Zigarrenclub, ein Branchenverband oder Kreis von Kollegen ein? Kommt ein mehrfacher Buchautor, ein Branchenkenner, ein Professor oder ein Kollege als Referent? Sind prominente Gäste vor Ort oder doch eher eine eingeschworene Community? Sollte man alleine einladen oder mit mehreren Kollegen oder Partnern? Und teilt sich dann der erwartete Erfolg auf mehrere Parteien auf? Diese Fragen sollten sich Veranstalter stellen – und beantworten. Denn oft sind die Etats von Kleinunternehmen begrenzt und die Imagetransfers werden schnell zum bedeutendsten Erfolgsfaktor von Events. Es lohnt sich, für „Glanz in der Hütte“ zu sorgen, der freilich zum eigenen Wesen, zum Unternehmen, zur gewünschten Aussage und zum Ziel passen sollte.
5. Die eigene Rolle definieren
Je kleiner ein Unternehmen ist, desto mehr Aufgaben müssen Wenige schultern. Bei Solo-Selbständigen heißt es oft, alles selbst machen zu müssen. Genau diese Haltung ist aber schädlich bei eigenen Veranstaltungen. Ein guter Gastgeber kann nämlich in der Regel nur eine Rolle gut und plausibel ausfüllen. Es ist nahezu unmöglich, selbst Gastgeber, Referent, Verkäufer, Caterer und Organisationschef zu sein. Wer mit seinen Gästen parlieren möchte, ist meist als Referent ungeeignet, denn wer vorne auf der Bühne steht, schafft nicht nur Distanz, sondern hat auch eine natürlich Autorität, die dem lockeren Gespräch entgegensteht. Wer ständig mit technischen Feinheiten und organisatorischen Themen im Hintergrund beschäftigt ist, hat keine Zeit, sich zu repräsentieren und nahe bei seinen Gästen zu sein. Zudem wirkt das unprofessionell, zumal gerade bei Selbständigen der Gastgeber meist in sich selbst einen Grund für die Gäste darstellt, zu erscheinen. Zur eigenen Rolle gehört auch, wo man sich den Abend über aufhält und wie man sich während des Events bewegt. Es ist wichtig, sich für eine einzige Rolle zu entscheiden und die anderen Rollen zu delegieren. Oder eine Location zu wählen, die die anderen Rollen wie zum Beispiel Catering und Service schon beinhaltet – wie in einem Hotel, einem Business-Club oder einem Restaurant. Nur wer in seiner definierten Rolle bleibt und diese ausfüllt, kann die Veranstaltung zum Ziel führen. Die Gäste haben gerade hierfür ein sehr sensibles Gespür. Nur ein sicherer und entspannter Gastgeber vermag zu überzeugen.
„Wir haben bewusst diese fünf Punkte ausgewählt“, erklärt Jens Wörmann. „An diese eher weichen, aber so grundlegenden Faktoren denken die wenigsten Gastgeber.“ Allzu oft beschäftigten sie sich stattdessen mit Fragen der Organisation, der Technik oder des Termins. „Natürlich sind das extrem wichtige Aspekte. Aber sie sind der Folge der genannten Überlegungen, nicht die Voraussetzung“, verdeutlicht der Ultimo-Geschäftsführer. Außerdem, so Wörmann, dächten leider viel zu viele Veranstalter in der „Kategorie Masse“ statt in der „Kategorie Klasse“. Denn oft sei es weniger wichtig, wie viele Gäste kämen, als dass die richtigen Gäste kämen, die, die auch zur eigenen Zielgruppe passen. „Leider wird sehr oft sehr viel Geld investiert, um eine Veranstaltung voll oder groß zu machen, statt im kleineren Rahmen ein besseres Erlebnis zu bieten. Das Prinzip „viel hilft viel“ funktioniert meist nicht. Entscheidend ist oft das persönliche Gespräch und dem sollte Zeit und Raum gegeben werden. Da ist ein kleinerer Kreis meist besser“, führt Wörmann aus. Letztlich gehe es wie immer im Business um Ressourcen. Jeder Gastgeber müsse sich klar darüber sein, welche finanziellen, zeitlichen und logistischen Ressourcen er in seine Gäste investieren könne und wolle. Und Zeit ist das Wertvollste, was Unternehmer, aber auch Gäste haben. „Events sind eine Art, Zeit zu verbringen. Einlader haben die Verpflichtung, diese Zeit zu Qualitätszeit zu machen“, so Wörmann abschließend.
Weitere Informationen rund um die Themen Events und Veranstaltungen, Organisation und den Ultimo-Verbund gibt es unter www.ultimo.org
Über Ultimo
Ultimo ist ein interdisziplinär ausgerichteter Partnerverbund mit über 70 selbständigen Unternehmern und Dienstleistungsspezialisten im gesamten deutschsprachigen Raum. Angebotsschwerpunkte sind kaufmännische Dienstleistungen, Büro- und Verwaltungstätigkeiten, Leistungen rund um die Unternehmenskommunikation und umfassende Managementservices für fast alle Geschäftsbereiche kleiner und mittlerer Unternehmen. Ultimo legt Wert auf praxisnahe, handfeste und nachvollziehbare Dienstleistungen zum fairen Preis und definiert sich als branchenübergreifender Service- und Kompetenzverbund. Ultimo ist eine Marke der Ultimo Verwaltungsdienstleistungen GmbH mit Sitz in Bielefeld.
Die Ultimo Verwaltungsdienstleistungen GmbH ist ein anerkannter und ausgezeichneter Franchisegeber und betreibt die zwei unabhängig voneinander operierenden Marken Ultimo und q2b – qualitytobusiness. Ultimo gehört zu den Top 50 Franchisegebern in Deutschland (Wirtschaftsmagazin impulse) und ist Mitglied in zahlreichen Fachorganisationen wie zum Beispiel dem Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) und dem Bundesverband Selbständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter (BBH). Wegen seiner hohen Qualitätsorientierung ist das Unternehmen seit 2010 nach DIN ISO 9001/2008 zertifiziert.
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