Schlagwort: Beleg

Mehr Komfort beim Lernen von Dokumenten

OCR-Ergebnisse schnell und komfortabel verbessern

Mehr Komfort beim Lernen von Dokumenten

Einfaches Verbessern der Texterkennung

Die Texterkennung bei der automatisierten Dokumentenverarbeitung kann mit tangro nun noch einfacher optimiert werden. So ist das Trainieren von Beleg-Inhalten nun direkt in der All-in-One-Maske möglich – ohne Wechsel der Bedienoberfläche. Es wurde eine bidirektionale Verbindung zwischen PDF und dem SAP-GUI der tangro-Maske geschaffen. Dadurch kann die Zuordnung von Inhalten im Geschäftsbeleg und Feldwerten jetzt optisch sichtbar gemacht werden und ist so auf einen Blick erkennbar. Neue Beleginhalte können einfach per Mausklick gelernt werden. Auf diese Weise lassen sich die Ergebnisse der OCR-Verarbeitung noch schneller und komfortabler verbessern.

Kernstück der neuen Lernfunktionalität ist ein aus modernen Web-Browsern bekannter PDF-Viewer, den tangro eigens für die Verbesserung der Texterkennung ausgebaut hat. Der PDF-Viewer ist Teil der All-in-One-Maske, in der das Belegbild und die tangro-Maske mit allen Kopf- und Positionsdaten zusammen angezeigt werden. In dieser gewohnten Arbeitsumgebung können User nun auch Belege lernen. So lassen sich Inhalte im PDF per Menü-Auswahl den Feldwerten in der tangro-Maske und damit den Kopf-, Positions- und Summendaten im SAP zuordnen. Umgekehrt können Feldwerte per Mausklick vom SAP aus im PDF hervorgehoben werden, so dass sich z.B. Positionsdaten leicht finden lassen. Die Funktionen sind dabei so intuitiv handhabbar, dass keinerlei IT-Know-how oder Programmierkenntnisse benötigt werden, um den Pool an Lerndaten kontinuierlich zu erweitern.
Der neue PDF-Viewer inklusive der neuen Lernfunktionalitäten ist ab sofort für die Module tangro IM zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen und tangro OM zur automatisierten Auftragsverarbeitung verfügbar.

Über tangro
Die tangro software components gmbh ( www.tangro.de) ist führender SAP-Spezialist für Inbound-Dokumenten-Management mit über 30 Jahren SAP-Erfahrung. tangro unterstützt Firmen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen durch die Automatisierung dokumentenbasierter Abläufe. Die tangro Inbound Suite deckt als Komplettlösung zur automatisierten Dokumentenverarbeitung alle Belegarten in den Bereichen Finanzen, Einkauf und Kundenservice ab. tangro-Lösungen unterstützen sämtliche Eingangskanäle wie Posteingang, Fax, E-Mail oder EDI und kombinieren höchste Usability mit schneller Implementierung.

Kontakt
tangro software components gmbh
Gesine Liskien
Speyerer Straße 4
69115 Heidelberg
06221-133360
info@tangro.de
http://www.tangro.de

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Umsatzsteuer-Sicherheit durch Gelangensbestätigung

Umsatzsteuer-Sicherheit durch Gelangensbestätigung

Z-GBS von MHP Software GmbH unterstützt Unternehmen beim ordnungsgemäßen Nachweis von Lieferungen.

(Neustadt) Grundsätzlich sind Lieferungen in EU-Staaten umsatzsteuerfrei. Voraussetzung ist der Nachweis, dass die Waren tatsächlich in das EU-Ausland geliefert wurden. Dieser Gelangensnachweis kann nur mit Belegen erfolgen, die von der Finanzverwaltung anerkannt sind. Die Software „Z-GBS“ erstellt diese Bestätigungen, überwacht deren vorschriftsmäßige Rückgabe und übermittelt sie an die Finanzbehörde. Die neue Version 2.8 erstellt auch konsolidierte Bestätigungen.

Seit 2011 ist die umsatzsteuerfreie Lieferung in das EU-Ausland noch kritischer geworden. Die Ansprüche an den Nachweis, dass die Waren tatsächlich in einen anderen EU-Staat gelangt sind, sind nun deutlich höher. Rechnung, Zahlung und gültige Steuernummer des Empfängers allein reichen oft nicht mehr aus. Besonders kritisch wird es, wenn Käufer oder Verkäufer die Ware selbst transportieren und keinen externen Dienstleister einsetzen. Denn bei Spediteuren und Kurierdiensten können die vollständigen Trackingdaten oder Spediteursbescheinigungen als Gelangensbestätigung benutzt werden. Bei eigenem Transport ist eine „Gelangensbestätigung“ als Beleg zwingend notwendig. Das ist in verschiedenen Formen möglich.

„Z-GBS“ stellt sicher, dass Unternehmen alle behördlichen Anforderungen erfüllen können. Dies beginnt mit der automatischen Erstellung der Gelangensbestätigungen aus der Rechnung oder dem Lieferschein wie sie beispielsweise im ERP-System vorliegen. Anschließend wird automatisch geprüft, ob die Steuernummer des Empfängers gültig ist und ihm gehört. Trifft dies zu, versendet „Z-GBS“ die Bestätigungen, überwacht die Rücksendung, archiviert falls vorhanden die Trackingdaten eines Dienstleisters, mahnt und informiert, falls der Empfänger die Bestätigung nicht fristgerecht zurückschickt. Die Bestätigung kann entweder beleglos per E-Mail, über ein Portal im Internet oder klassisch auf Papier erfolgen. In der neuen Version 2.8 erstellt „Z-GBS“ auch konsolidierte Bestätigungen, die einzelne Lieferungen zusammenfassen. Marc Fürstner, Geschäftsführer der MHP Software GmbH: „Mit der neuen Version Z-GBS reduzieren sich der Aufwand für die Gelangensbestätigungen und das Risiko nachträglicher Umsatzsteuerforderungen deutlich.“

Die Software „Z-GBS“ steht als Inhouse- und als Rechenzentrumslösung zur Verfügung und wird in Deutschland und im EU-Ausland von kleinen, mittleren und großen Unternehmen und Konzernen eingesetzt.

Die MHP Solution Group ist einer der führenden Lösungsanbieter für die Bereiche Versandlogistik, mobile Lagerlösungen und Außenwirtschaft. Weltweit setzen Mitte 2016 etwa 3.000 Unternehmen diese Lösungen ein. Jährlich werden aktuell ca. 160 Mio. Packstücke versendet und ca. 650.000 ATLAS Transaktionen mit MHP-Lösungen ausgeführt. Das Leistungsspektrum deckt die gesamte Bedarfskette von der Beratung, Lieferung und Umsetzung von Soft- und Hardwarelösungen ab. MHP bietet umfassenden Support (bis 24/7), dauerhafte Beratungsleistungen und die stetige Versorgung mit Verbrauchsmaterialien (z.B. mit Etiketten und Formularen). Die Produkte sind je nach Anforderung und Möglichkeit sowohl als Ein- oder Mehrplatzinstallation im Netzwerk des Kunden, wie auch als Cloud-Computing Lösung (SaaS/ASP) einsetzbar.

Firmenkontakt
MHP Software GmbH
Marc Fürstner
Justus-von-Liebig-Str. 3
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UniPRO/Serviceschein – die papierlose Servicelösung für Microsoft Dynamics CRM

UniPRO/Serviceschein - die papierlose Servicelösung für Microsoft Dynamics CRM

Unidienst geht mit UniPRO/Serviceschein für Microsoft Dynamics CRM über die bestehende Funktion einer papierlosen Servicelösung hinaus: Der bisherige Ablauf wurde in einen automatisierten Prozess eingebettet und unterstützt eine neue Dynamik zwischen den Mitarbeitern im internen Servicecenter und den Technikern, die unterwegs zum Kunden sind: Stringente Abläufe für mehr Effizienz und Kundenorientierung!

Unidienst stellt mit UniPRO/Serviceschein eine Lösung bereit, welche die Zusammenarbeit von Disponenten und Technikern strukturiert. Statt dem herkömmlichen Papierformular unterstützt der UniPRO/Serviceschein die volldigitale Abwicklung von Serviceaufträgen, deren gesamter Prozess in Microsoft Dynamics CRM abgewickelt wird. Eine effiziente Lösung für alle Unternehmen, deren Servicetechniker einen eigenen Zugriff auf das CRM-System haben, da diese dort ihre Arbeitszeiten und verarbeitete Materialien erfassen.

Allerdings gibt es auch Konstellationen, bei denen dem Servicetechniker keine CRM-Lizenz zur Verfügung steht. Hierfür stellt das neue Modul „Excel-Client“ für den UniPRO/Serviceschein alle notwendigen Funktionen in einem Excel zur Verfügung: Zum Beispiel zur Erfassung von Arbeitszeiten, Materialverbrauch oder Messdaten. Damit setzt Unidienst eine Innovation um, die insbesondere für Unternehmen interessant ist, die externe Techniker engagieren oder eigene Techniker nicht mit CRM-Lizenzen ausstatten wollen. In diesen Fällen erzeugt der Excel-Client automatisch aus den CRM-Daten ein Excel und versendet diese Datei per E-Mail an den Techniker. Sendet der Techniker dieses Excel dann ausgefüllt zurück, überträgt der Excel-Client die Daten in die CRM-Entitäten, erzeugt den Einsatzbeleg und versendet diesen als PDF automatisch an den Kunden.

Der Prozess im Einzelnen: Wie gewohnt nimmt ein Kollege/eine Kollegin im First Level/Second Level das Anliegen eines Kunden entgegen und legt eine Serviceanfrage und eine Serviceaktivität an. Zentral ist dabei die Dokumentation der Anforderungen des Kunden – möglich sind neben einem Defekt auch Implementierungen, Service oder Wartungen. Das Programm UniPRO/Serviceschein unterstützt bei der Auswahl des geeigneten Technikers, indem die Verfügbarkeiten geprüft werden und ein geeigneter Termin vorgeschlagen wird. Sämtliche Informationen aus der Serviceanfrage, als auch Details zum beim Kunden im Einsatz befindlichen Gerät, werden im Serviceschein zusammengefasst. Dies gilt auch für Geräteeinstellungen, welche vor Ort zu überprüfen sind.

An dieser Stelle startet der automatisierte Prozess, denn jetzt würden die Techniker auf die Daten in der Entität Serviceschein in Microsoft Dynamics CRM zugreifen. Mit Hilfe des Clienttools werden die Details automatisch als Excel-Serviceschein per Email an die jeweiligen Techniker verteilt. Diese schließen die Kundentermine mit dem Ausfüllen des Excel-Servicescheins ab, indem die Fahrt- und Arbeitszeiten sowie ein- und ausgebaute Teile in den jeweiligen Reitern des Excel-Tabellenblatts erfasst werden. Der Serviceschein ist so lange aktualisierbar bis die Unterzeichnung des Formulars erfolgt.

Der Serviceprozess wird folglich auch papierlos abgeschlossen: Mit der Einbindung des Signierpads von Signotec, können nun sowohl Techniker und Kunde das digitale Formular unterschreiben. Das erwähnte Clienttool verteilt die Excel-Servicescheine nicht nur periodisch an die Techniker, sondern holt diese auch regelmäßig wieder retour. Die vorgenommenen Eintragungen werden nach Microsoft Dynamics CRM übernommen, die Dienstleistungen und Einsatzzeiten stehen für die Fakturierung als Rechnungspositionen zur Verfügung. Über den digitalen Serviceschein erhält der Kunde jedoch nicht nur eine Rechnung, sondern auch den Beleg des unterzeichneten Servicescheins.

Unternehmen profitieren nicht allein davon, dass der Excel-Serviceschein ohne unmittelbare Anbindung an das CRM-System verwendet werden kann. Vielmehr ist er flexibel an die kundenspezifischen Anforderungen anpassbar, indem mehrere Logos oder Anschriftenzeilen verwendet werden können oder sämtliche Felder in der Entität Serviceschein in die Excel-Variante integriert werden können. Spezifikationen werden den Technikern in Form von Checklisten bereitgestellt, um die Qualitätsstandards einzuhalten. International tätige Unternehmen erzeugen die Servicescheine in unterschiedlichen Sprachen.

Unidienst ist dem Anspruch, stringente Abläufe zwischen dem Servicecenter und den Technikern zu schaffen, nachgekommen. Der Einsatz von UniPRO/Serviceschein stärkt die Kundenorientierung, indem die Akteure unterstützt werden: die Entlastung der Disponenten in den administrativen Aufgaben, die erhöhte Mobilität der Techniker und Microsoft Dynamics CRM als Bindeglied.

Die Unidienst GmbH Informationsdienst für Unternehmungen mit Sitz in Freilassing ist bereits seit 1974 als Unternehmensberatung und Softwareentwickler tätig. Als zertifizierter Microsoft Dynamics CRM Partner, plant und realisiert Unidienst als einer der ersten deutschen Microsoft Partner seit 2003 kundenindividuelle CRM- und ERP-Projekte für mittelständische und große Unternehmen.

Kontakt
Unidienst GmbH
Sandra Sommerauer
Gewerbegasse 6a
83395 Freilassing
+49 8654 4608- 16
sandra.sommerauer@unidienst.de
http://www.unidienst.de

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