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Swiss Textil Collection setzt auf Axiell Adlib

Der Verein für Schweizer Textilgeschichte brauchte eine Software für individuelle Bestandsinformationen

Swiss Textil Collection setzt auf Axiell Adlib

Axiell ist der weltweit führende Systemanbieter für öffentliche Bibliotheken, Museen und Archive (Bildquelle: @Axiell)

Potsdam, 12. Juni 2019 – Axiell, der weltweit führende Systemanbieter für öffentliche Bibliotheken, Museen und Archive, unterstützt die Swiss Textile Collection mit Axiell Adlib. Der Züricher Verein verwaltet rund 2.500 Kleidungsstücke aus Schweizer Stoffen, die zwischen den 1940er und 1990er Jahren hergestellt wurden – von Roben, über Ensembles bis zu Kostümen, Kinderkleidern und Schuhen.

„Unser Ziel ist es, die Kleidung eines Menschen von Kopf bis Fuß zu erfassen und abzubilden, wann was in der Schweiz getragen wurde. Dazu gehören viele Informationen: Hersteller, Stil, Design, Fabrikation, Sommer oder Winterkleidung? Um diese Details zu verarbeiten brauchen wir eine Software Lösung, mit der wir Daten und Kategorien individuell anlegen können“, erklärt Rosmarie Amacher, Präsidentin der Swiss Textile Collection.

Nach einer Recherche stieß der Verein auf Adlib von Axiell und entschied sich für das Sammlungsmanagement System des schwedischen Anbieters.

„Wir nutzten zunächst eine kostenlose Lösung, die unsere Anforderungen allerdings nicht erfüllte. Axiell hingegen hat Adlib für uns angepasst, so dass unsere Kategorien und Daten erfasst werden. Jetzt können wir anhand von Suchbegriffen, Zeiträumen oder Herkunft alle verfügbaren Informationen samt Bildern bereitstellen“, so Rosmarie Amacher weiter.

Die Kollektion bietet nicht nur Textilgeschichte zum Anfassen, sondern ermöglicht es Informationen zu bestimmten Stilen oder Stoffherstellern zu finden. So ist die Swiss Textile Collection für Forschungszwecke nutzbar oder kann Museen schnell Informationen zu Leihgaben bereitstellen – denkbar ist es zum Beispiel auch, für Filme zu recherchieren. Grundstein der Sammlung ist ein Nachlass von rund 1.800 Couture Stücken. Die Bestände wachsen fortlaufend um neue Exponate, die nach und nach digital erfasst werden.

Axiell bietet Bibliotheken, Schulen, Archiven, Museen sowie Behörden technisch fortschrittliche und innovative Lösungen, die in enger Zusammenarbeit mit den Kunden in 55 Ländern entwickelt werden. Über 3300 Bibliotheksinstitutionen mit tausenden Niederlassungen nutzen ein Axiell Bibliotheksmanagement-System und Axiell Arena, ein Tool für die virtuelle Bibliothek. Die Systeme für Archive, Bibliotheken und Museen werden weltweit von über 3400 Kultureinrichtungen eingesetzt. Darüber hinaus nutzen über 4300 Schulen eine Axiell-Lösung. Die Axiell Gruppe mit Sitz in Lund beschäftigt rund 300 Mitarbeiter in 28 Niederlassungen in Schweden, Australien, Kanada, Abu Dhabi, Dänemark, Finnland, Frankreich, Deutschland, Norwegen, den Niederlanden, Neuseeland, Großbritannien, und den USA. Zusammen sind wir eines der größten Unternehmen in diesem Sektor weltweit. Um mehr über Axiell und unsere Produkte zu erfahren, besuchen Sie bitte https://www.axiell.de/ oder folgen Sie Axiell bei Twitter: https://twitter.com/Axiell_DACH

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E-Mail-Ablage digital „TA BusinessOptimizer Mail“: revisionssicher und komplett recherchierbar

E-Mail-Ablage digital "TA BusinessOptimizer Mail": revisionssicher und komplett recherchierbar

So funktioniert TA BusinessOptimizer Mail (Bildquelle: TA Triumph-Adler)

– Erste ECM-Lösung für das Massengeschäft zusammen mit der Schwestergesellschaft Ceyoniq Technology GmbH
– Neue nutzerfreundliche und umfangreiche Lösung für die E-Mail-Archivierung mit revisionssicherer Ablage und Wahrung von Aufbewahrungsfristen
– Voll recherchierbares Archiv ermöglicht das Anlegen einer „Wissensdatenbank“

Nürnberg, 21.06.2017. Die TA Triumph-Adler GmbH bietet ab sofort mit „TA BusinessOptimizer Mail“ eine umfangreiche Lösung für die digitale E-Mail-Ablage an. Nutzer archivieren mit „TA BusinessOptimizer Mail“ revisionssicher und profitieren unter anderem von einer komfortabel recherchierbaren E-Mail-Datenbank sowie einer Entlastung des Mailservers. Die Software kann durch den Anwender ohne Vorkenntnisse oder Schulung bedient werden. Das Programm basiert auf der Software „nscale“ des Triumph-Adler-Schwesterunternehmens Ceyoniq Technology und kann als Basis für den Ausbau eines ECM- bzw. DMS-Systems eingesetzt werden.

„TA BusinessOptimizer Mail“ steht für eine vollständige Konformität mit den rechtlichen Erfordernissen im geschäftlichen digitalen Mailverkehr: Durch die manipulations- und löschungssichere Ablage archivieren Nutzer geschäftlich relevante E-Mails absolut rechts- und revisionssicher – und zwar nach GoBD, AO, HGB und GoBS. So können gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen etwa für steuerlich relevante Unterlagen gewahrt, bei Bedarf Mails zur Beweismittelübergabe exportiert oder die nachträgliche Veränderung von Mails ausgeschlossen werden. Stichwort Transparenz: Verantwortliche können mithilfe von „TA BusinessOptimizer Mail“ ebenfalls nachvollziehen, wann und wer E-Mails versendet, bzw. empfangen hat.

Umfangreiche Funktionalität und Entlastung der Mail-Server
Entlastung von Mail-Servern: „TA BusinessOptimizer Mail“ speichert die eingehenden Mails inklusive aller Anhänge nicht auf dem firmeninternen Mail-Server, sondern überträgt die gesamte Mail-Korrespondenz beim Eingang in das Archivsystem von „TA BusinessOptimizer Mail“. Gleiches gilt auch für ausgehende Mails. Nutzer greifen auf die E-Mail-Wiederherstellung und userfreundliche Suchfunktionen von „TA BusinessOptimizer Mail“ zu: Anwender können die abgelegten Mails und ihre Anhänge per Volltextsuche oder anhand von Parametern wie Betreff, Datum, Dateiformat oder Adressat durchsuchen.

Umwandlung des E-Mail-Archivs in eine „Wissensdatenbank“
Mit „TA BusinessOptimizer Mail“ wandeln Anwender ihr E-Mail-Archiv in eine komfortable „E-Mail-Wissensdatenbank“ inklusive Anmerkungen zu Rechnungen, Vertragsabsprachen, Bestellungen oder Preislisten um. Auch umfangreiche Datensätze sind so blitzschnell recherchierbar. Anwender haben die Möglichkeit, detailliert festzulegen, ob alle Mails archiviert werden sollen („Journaling“-Funktion), oder nur ein zuvor definierter Teil (Postfacharchivierung). Darüber hinaus arbeitet die Anwendung mit einer komfortablen Wiederherstellungsfunktion – die etwa bei einem E-Mail-Server-Ausfall zum Einsatz kommt.

Entlastung und Schutz vor Spam
Einfache Installation: „TA BusinessOptimizer Mail“ lässt sich in eine vorhandene Infrastruktur oder das IT-Management einbinden. Da die Anwendung im Hintergrund ohne Benutzerinteraktion läuft, beeinträchtigt sie in keiner Weise den Workflow oder die übliche Arbeitsweise des Nutzers. Durch die angewendete „Single-Instance-Speicherung“ werden darüber hinaus Mail-Server zusätzlich entlastet: Denn „TA BusinessOptimizer Mail“ erkennt bei bereits abgelegten E-Mails, sowie Serien-Mailings mit vielen Empfängern identische Inhalte und legt diese nicht doppelt ab. „TA BusinessOptimizer Mail“ archiviert ausschließlich Mails, die den im Unternehmen installierten Spam-Filter bereits passiert haben. Dadurch besteht keine Gefahr, dass unerwünschten Mails abgelegt werden.

Bestens für die Zukunft gerüstet
Olaf Stammer, Head of Solution Marketing: „Die seit Anfang des Jahres gesetzlich verankerte Archivierung des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs verlangt nach einer nutzerfreundlichen und revisionssicheren Lösung mit einem hohen Funktionsangebot. Nur so kann etwa der potenzielle Ärger durch fehlende Auskunftsfähigkeit bei einer Betriebsprüfung verhindert werden. Wir liefern hier mit ,TA BusinessOptimizer Mail“ ein passgenau auf die Bedürfnisse des Users zugeschnittenes Produkt. Dabei handelt es sich nicht um ein aufwändiges Enterprise Content Management, bietet aber dennoch für den Bereich E-Mail die wichtigsten Funktionen eines ECM. Auf Wunsch können Anwender die Software natürlich jederzeit zu einem vollwertigen ECM erweitern.
Ausbau neuer Lösungs- und Dienstleistungskonzepte

„TA BusinessOptimizer Mail ist die erste ECM-Lösung für das Massengeschäft, welche wir zusammen mit unserer Schwestergesellschaft Ceyoniq Technology GmbH anbieten“, so Daniel Wagenführer, General Manager Business Development Sales & Service Group. „Damit verfolgen wir unsere Strategie, neue Lösungs- und Dienstleistungskonzepte konsequent weiter auszubauen.“

Über die TA Triumph-Adler GmbH:
Die TA Triumph-Adler GmbH ist der deutsche Spezialist im Document Business und gehört mit 117 Jahren Historie zu den traditionsreichsten Marken in der ITK-Branche. Heute entwickelt und liefert TA Triumph-Adler ganzheitliche Managed Document Services (MDS), die den vollständigen Bearbeitungsprozess von Dokumenten abdecken. Ziel ist es, die voranschreitende Vernetzung und Mobilisierung von Bürotätigkeiten zu unterstützen. Die Leistungen beinhalten die individuelle Analyse und Beratung von Geschäftskunden, die Implementierung eines IT-basierten Dokumenten-Workflows und die kontinuierliche Prozessoptimierung anhand der eigenen Asset- und Systemmanagementlösung TA Cockpit, ausgezeichnet unter anderem mit dem IT-Innovationspreis 2011. Das Unternehmen ist Vollsortimenter im Dokumenten-Management und verfügt mit der TA Leasing GmbH über einen eigenen Finanzdienstleister, der Geschäftskunden nahezu jede Form der Finanzierung ermöglicht. Persönliche Kundenbetreuung und flächendeckender, bundesweiter Service, zertifiziert durch den TÜV Süd, zeichnen TA Triumph-Adler aus. In Deutschland vertreibt das Unternehmen über den Direktvertrieb mit einem dichten Netz regionaler Solution Center an 35 Standorten, davon 29 Vertriebsstandorte. Darüber hinaus gibt es 13 weitere Standorte in fünf Ländern sowie Distributionspartner in EMEA. Die Gesellschaft übernimmt mit der Triumph-Adler Stiftung „Triumph für Kinder“ (Kto. 5 260 500, BLZ 760 400 61) sozial- und gesellschaftspolitische Verantwortung, fühlt sich dem Schutz der Umwelt verpflichtet und folgt einer effizienten und umfassenden Corporate Governance. Seit Oktober 2010 gehört die TA Triumph-Adler GmbH mit der eingetragenen Marke UTAX zu 100 Prozent zur Kyocera Document Solutions Inc. mit Sitz in Osaka, Japan. Der Sitz der Gesellschaft ist Nürnberg mit dem operativen Headquarter in Norderstedt bei Hamburg.

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clarc iLink for SAP Business One 2.3 erhält Zertifizierung

Archiv-Schnittstelle ist im SAP App Center erhältlich

clarc iLink for SAP Business One 2.3 erhält Zertifizierung

Mit der Schnittstelle clarc iLink for SAP Business One 2.3 lassen sich Aus- und Eingangsbelege aus verschiedensten Quellen, wie Papierdokumente oder Office-Anwendungen, komfortabel mit dem entsprechenden ERP-Vorgang verknüpfen und wieder recherchieren. Die Entwicklung der CTO Balzuweit GmbH wurde kürzlich von SAP zertifiziert.

Seit 15 Jahren deckt das Stuttgarter Software- und Beratungshaus CTO Balzuweit mit einem großen Portfolio an Produkten und Lösungen Anforderungen im SAP-Umfeld ab. In diesem Jahr wurde clarc iLink for SAP Business One 2.3 von SAP zertifiziert und ist seit kurzem im SAP App Center gelistet. Für Anwender ist die Zertifizierung ein klares Signal der optimalen Integration der clarc-Schnittstelle in SAP. Als SAP Application Development Partner plant die CTO weitere ihrer Add-ons für verschiedene SAP-Produkte wie SAP NetWeaver und SAP Business ByDesign zertifizieren zu lassen.

clarc iLink for SAP Business One ist die Archiv-Schnittstelle der CTO Balzuweit GmbH. Sie ermöglicht die vollautomatische Archivierung von Ausgangsbelegen sowie die Erfassung von Eingangsbelegen, wie z.B. Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine. Vor allem die Recherche wird dadurch deutlich vereinfacht: Das benötigte Dokument wird über einen einfachen Klick angezeigt. So lassen sich alle Aus- und Eingangsbelege aus verschiedensten Quellen wie Papierdokumente oder Office-Anwendungen komfortabel mit dem entsprechenden Original-Vorgang verknüpfen und wieder recherchieren. Der integrierte Belegfluss listet alle verfügbaren Dokumente zu einem SAP-Vorgang detailliert auf. Beispielsweise sind so die Auftragsdokumente zu einer Rechnung direkt verfügbar. Auch eine Recherche außerhalb des SAP-Systems ist möglich. Sowohl die Administration als auch die Überwachung lassen sich einfach handhaben.

Die CTO Balzuweit GmbH fokussiert sich seit ihrer Gründung im Jahre 1990 ganzheitlich auf das Thema der Document Related Technologies: Beleglesung, Workflow und Archivierung. Auf Basis dieser langjährigen Erfahrungen im DMS und ECM Bereich entstand die umfassende Document Processing Suite – clarc enterprise – welche seit nun mehr als 10 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert wird.

Die modernen clarc enterprise Technologien orientieren sich an den Anforderungen internationaler Unternehmen und vereinen alle wichtigen Document Management Services und Funktionen zentral an einem Punkt. clarc enterprise zeichnet sich darüber hinaus durch seine Hochverfügbarkeit, gute Skalierbarkeit und eine effiziente Lastverteilung aus.

clarc enterprise ist das Framework für die Implementierung und Entwicklung leistungsstarker ECM- Lösungen, konzipiert für die Verarbeitung großer Dokumentenmengen. Flexible Konfigurations- und Entwicklungsschnittstellen bieten optimale Integrationsmöglichkeiten in bestehende IT-Infrastrukturen.

Durch die enge Verzahnung mit dem stetig wachsenden Partnerkanal verfügt die CTO Balzuweit über kompetente Spezialisten, welche die clarc Software Lösungen in den unterschiedlichsten Wirtschaftszweigen wie Industrie, Handel, Pharmazie oder Automotive erfolgreich implementieren.

Die Integrationen reichen dabei von Varial, SAP, SAP Business One, XAL, Navision, PSI Penta, P2plus bis zu Arriba, SHC, INTEX und div. Microsoft Office Lösungen.

www.cto.de

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Miriam Arnold-Wurst
Lautlinger Weg 3
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CTO Balzuweit erhält den Status SAP Silver Partner

CTO Balzuweit erhält den Status SAP Silver Partner

Das Stuttgarter Software- und Beratungshaus CTO Balzuweit steht seinen Kunden bereits seit 15 Jahren mit einem großen Portfolio an Produkten, Lösungen und weitreichendem Know-how im SAP-Umfeld zur Seite. Aktuell erhält die CTO den Status „SAP Silver Partner“ des Walldorfer Software-Unternehmens. Zum einen strebe die CTO „im Zuge der Partnerschaft eine Zertifizierung einiger Produkte an“, so Geschäftsführer Markus Balzuweit. Das erste Produkt mit der offiziellen Zertifizierung ist clarc iLink for SAP Business One, die Archivschnittstelle aus der clarc SAP Suite. Doch der Hauptvorteil für Kunden und Partner liegt laut Markus Balzuweit vor allem in dem „Mehr an Sicherheit durch die engere technologische Nähe“.

Als vielseitiger Allrounder im SAP-Umfeld hat sich vor allem ein Produkt aus der hauseigenen Software-Schmiede entwickelt: die clarc SAP Suite, mit der sich sämtliche Lösungen der clarc-Produktlinie unkompliziert an die verschiedensten Dokumentenprozesse und Anwendungsszenarien anbinden lassen. Durch sie können die unterschiedlichsten Anforderungen abgedeckt werden: Egal ob es sich um Rechnungsbearbeitung, Beschaffungsoptimierung, Datenarchivierung oder Vertragsverwaltung handelt – der ECM-Anbieter liefert Prozessunterstützung für die unterschiedlichsten dokumentengetriebenen Prozesse im Unternehmen.

Die CTO Balzuweit GmbH fokussiert sich seit ihrer Gründung im Jahre 1990 ganzheitlich auf das Thema der Document Related Technologies: Beleglesung, Workflow und Archivierung. Auf Basis dieser langjährigen Erfahrungen im DMS und ECM Bereich entstand die umfassende Document Processing Suite – clarc enterprise – welche seit nun mehr als 10 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert wird.

Die modernen clarc enterprise Technologien orientieren sich an den Anforderungen internationaler Unternehmen und vereinen alle wichtigen Document Management Services und Funktionen zentral an einem Punkt. clarc enterprise zeichnet sich darüber hinaus durch seine Hochverfügbarkeit, gute Skalierbarkeit und eine effiziente Lastverteilung aus.

clarc enterprise ist das Framework für die Implementierung und Entwicklung leistungsstarker ECM- Lösungen, konzipiert für die Verarbeitung großer Dokumentenmengen. Flexible Konfigurations- und Entwicklungsschnittstellen bieten optimale Integrationsmöglichkeiten in bestehende IT-Infrastrukturen.

Durch die enge Verzahnung mit dem stetig wachsenden Partnerkanal verfügt die CTO Balzuweit über kompetente Spezialisten, welche die clarc Software Lösungen in den unterschiedlichsten Wirtschaftszweigen wie Industrie, Handel, Pharmazie oder Automotive erfolgreich implementieren.

Die Integrationen reichen dabei von Varial, SAP, SAP Business One, XAL, Navision, PSI Penta, P2plus bis zu Arriba, SHC, INTEX und div. Microsoft Office Lösungen.

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41% der mittelständischen EU Unternehmen behalten „sicherheitshalber“ Daten und gehen so das Risiko ein, künftiges Datenschutzrecht zu brechen

In den Vorbereitungen zur Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung zeigt Iron Mountain das Risiko für mittelständische Unternehmen ohne entsprechende geltende Aufbewahrungsrichtlinien auf

Hamburg – 28. Juni, 2016: Die vollständigen Auswirkungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) werden ein Schock für vier von zehn mittelständischen Unternehmen in Europa (250 bis 2.500 Angestellte). Dieser Anteil bewahrt laut dem führenden Aufbewahrungs- und Informationsmanagement-Anbieter Iron Mountain nahezu jede Aufzeichnung ohne Rücksicht auf offizielle Aufbewahrungsvorgaben auf. In einer gemeinsamen Studie mit PwC [1] fand Iron Mountain heraus, dass eins von zehn (11%) mittelständischen Unternehmen in der Europäischen Union Informationen ohne Rücksichtnahme auf die datentypabhängigen Aufbewahrungs- und Datenschutzvorgaben aufbewahrt. Dies erschwert oder verhindert es, die sensiblen Daten zu identifizieren, die nicht unbegrenzt aufbewahrt werden dürfen.

Die Studie ergab, dass die meisten Unternehmen alle Daten behalten, um daraus in der Zukunft einen möglichen Mehrwert zu schöpfen (89%) oder als Absicherung, wodurch ein immer komplexeres Regulierungsumfeld entsteht (87%). Viele möchten einer möglichen, gerichtlich angeordneten Sicherstellung von Unterlagen („E-Discovery“) entsprechen können (42%). Mit Artikel 23 des neuen EU-DSGV, könnten sich Risiken und mögliche Strafen, die aus einer unstrukturierten Aufbewahrungsstrategie resultieren, als schwerwiegend erweisen: Infolgedessen müssen die Aufbewahrungsfristen für alle Arten von Informationen – von E-Mails und Instant Messages bis zu Angeboten und Verträgen – ab dem Moment berücksichtigt werden, in dem die Informationen erstellt werden. Die Nichtbeachtung der künftigen Rechtsvorschriften könnte zu Geldbußen in Höhe von bis zu 4% des jährlichen weltweiten Umsatzes oder bis zu 20 Millionen Euro führen. Die jeweils höhere Summe findet Anwendung.

Sofern Unternehmen keine gültigen Richtlinien, Verfahren und Leitlinien haben, setzen sie sich einem höheren Risiko aus, indem sie sich auf die Entscheidungen einzelner Mitarbeiter verlassen. Eine Studie des weltweiten Verbands der Informationsmanager AIIM [2] stellte fest, dass mehr als die Hälfte (55%) der weltweit befragten Unternehmen Mitarbeiter E-Mails nach ihrem Gutdünken speichern oder löschen lassen. Viele Unternehmen wissen daher nicht oder können es nicht prüfen, ob vertrauliche Daten vorschriftsgemäß gelöscht wurden.

„Für viele europäische Organisationen ist es kompliziert zu wissen, für welchen Zeitraum welche Informationen aufzuheben sind, was an den unterschiedlichen Regeln für verschiedene Arten von Informationen in unterschiedlichen Ländern liegt. Es ist genauso riskant, etwas zu lange zu behalten, etwa persönliche Daten oder erfolglose Bewerbungen, wie etwas zu früh zu vernichten, wie E-Mail-Korrespondenzen oder Aufzeichnungen über Gesundheit und Sicherheit, die bei einer Klage erforderlich sein könnten. Es überrascht nicht, dass viele Unternehmen einfach alles behalten. Doch vor allem im Falle von personenbezogenen Daten, kann dies nicht so weitergehen. Ab 2018 müssen Unternehmen nachweisen, dass ihre Informationen mit einer Löschungsfrist versehen werden. Um dies umzusetzen, müssen große und kleine Organisationen wissen, was sie haben, wo es ist, und wie lange sie es behalten dürfen. Wir würden Unternehmen raten, sich fachmännische Hilfe zu suchen“, sagte Gavin Siggers, Director Professional Services für Iron Mountain Europe.

Iron Mountain und PwC stellten fest [3], dass Unternehmen, die es länger als zehn Jahre gibt, am wahrscheinlichsten Daten horten (57%), während diejenigen, die unter zehn Jahren existieren, eher bereit sind, sich in Bezug auf ihre Aufbewahrungsbedürfnisse Hilfe von Experten zu suchen. Knapp über ein Drittel (35%) sagen, dass sie sich Rechtsberatung suchen und dementsprechend handeln, während 29% einen externen Partner engagieren, um Aufbewahrungsrichtlinien umzusetzen.

Praktische Anleitungen und Tipps, wie Sie sich auf die Datenschutz-Grundverordnung vorbereiten, finden Sie hier: ironmountain.de/DSGVO

[1] PwC and Iron Mountain, Beyond Good Intentions, www.ironmountain.de/Risikomanagement
[2] Information Governance – records, risks and retention in the litigation age, AIM Industry Watch, 2013
[3] PwC and Iron Mountain, Beyond Awareness: the Growing Urgency for Data Management in the European Mid-market, can be found at http://ironmountain.co.uk/Risk-Management/

Über die Iron Mountain Deutschland GmbH
Iron Mountain ist ein global führender Dienstleister für Lösungen im Bereich Archivierung- und Informationsmanagement. Iron Mountain bietet den mehr als 220.000 Unternehmen, die weltweit auf Iron Mountain vertrauen, eine Archivinfrastruktur von über 7,4 Millionen Quadratmetern, verteilt auf mehr als 1.350 Einrichtungen in 45 Ländern, um das zu schützen und zu erhalten, was den Kunden am wichtigsten ist. Das Dienstleistungsportfolio von Iron Mountain umfasst Aktenmanagement, Datenmanagement, Scanning und Digitalisierung, Rechenzentren, die Lagerung und Logistik von Kunstgegenständen sowie die sichere Aktenvernichtung, um Kunden bei der Compliance-gerechten Aufbewahrung ihrer Dokumente, der Reduzierung ihrer Lagerkosten, der Notfallwiederherstellung und der effizienteren Nutzung ihrer Informationen zu unterstützen.
1951 gegründet, speichert und schützt Iron Mountain Milliarden von Informationen, darunter kritische Geschäftsdokumente, elektronische Informationen, medizinische Daten sowie kulturelle und historische Gegenstände. In Deutschland unterhält Iron Mountain 17 Archivcenter. Weitere Informationen: www.ironmountain.de

Kontakt
Iron Mountain Deutschland
Verena Garske
Hindenburgstraße 162
22297 Hamburg
08974726241
vgarske@ironmountain.de
http://ironmountain.de

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VEDES vertraut bei Archiv-Projekt auf CTO Balzuweit

Nürnberger Handelsunternehmen will Personaldaten aus SAP archivieren

VEDES vertraut bei Archiv-Projekt auf CTO Balzuweit

Die Experten der CTO Balzuweit GmbH wurden aktuell mit der Einführung einer Aktenlösung im Personalbereich bei der VEDES AG beauftragt. Das Handelsunternehmen möchte Daten von SAP in eine Archivlösung überführen und gesetzeskonform speichern.

Das Handelsunternehmen VEDES sieht sich aktuell einer Aufgabenstellung gegenübergestellt, die viele Unternehmen kennen: Die stetige Anreicherung des SAP-Systems mit Personaldaten geht zu Lasten der Performance und sorgt im Arbeitsablauf für unnötige Verzögerungen. Eine Möglichkeit, SAP als führendes System von unnötigem Datenstau zu entlasten, ist der Einsatz eines Archiv-Systems. „Aufgrund eines erhöhten Datenaufkommens und der damit im Zusammenhang stehenden Archivierungspflichten war es unvermeidlich, sich nach einer zentralen Archivierungslösung umzusehen“ so Julian Heinl, Projektleiter IT bei VEDES. Die kommende Auslagerung der Daten in die digitale Personalakte von EASY nextPCM soll das Ziel verfolgen, das Datenaufkommen in SAP zu reduzieren und damit Zugriffszeiten zu steigern. Die Lösung ist vollständig in SAP integriert und ermöglicht einen schnellen sowie orts- und anwenderunabhängigen Zugriff auf die Dokumente, was eine rasche Bearbeitungszeit sicherstellt.

Auf der Suche nach einem geeigneten Projektpartner stieß die VEDES AG auf die CTO Balzuweit GmbH. Das Stuttgarter Beratungshaus wurde von einem langjährigen Partnerunternehmen empfohlen. Ausschlaggebend für die Entscheidung war vor allem, dass eine Archivanbindung an die vorhandene SAP-Landschaft über die Archivelink-Schnittstelle realisiert werden soll. Durch die jahrelange Erfahrung im SAP-Umfeld können die Projektleiter der CTO diese Anforderungen in vollem Umfang erfüllen. Dem Wunsch nach einem revisionssicheren Archiv wird durch das breite Produktportfolio der CTO Balzuweit ebenfalls entsprochen.

Über die VEDES AG

Mit 112 Jahren ist die VEDES AG eines der traditionsreichsten Handelsunternehmen der europäischen Spielwarenbranche und vereint unter ihrem Dach Händler aus ganz Europa, die von langjähriger Erfahrung, von zukunftsorientierten Lösungen und von der hohen Leistungsfähigkeit einer tatkräftigen Unternehmensgruppe profitieren. Mit ihrer langfristig angelegten Strategie wird die Unternehmensgruppe seit mehr als einem Jahrhundert ihrer Pilotfunktion stets gerecht und entwickelt für die gesamte Branche zukunftsfähige Visionen, um die Herausforderungen eines sich wandelnden Marktes zu meistern.
www.vedes.de

Die CTO Balzuweit GmbH fokussiert sich seit ihrer Gründung im Jahre 1990 ganzheitlich auf das Thema der Document Related Technologies: Beleglesung, Workflow und Archivierung. Auf Basis dieser langjährigen Erfahrungen im DMS und ECM Bereich entstand die umfassende Document Processing Suite – clarc enterprise – welche seit nun mehr als 10 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert wird.

Die modernen clarc enterprise Technologien orientieren sich an den Anforderungen internationaler Unternehmen und vereinen alle wichtigen Document Management Services und Funktionen zentral an einem Punkt. clarc enterprise zeichnet sich darüber hinaus durch seine Hochverfügbarkeit, gute Skalierbarkeit und eine effiziente Lastverteilung aus.

clarc enterprise ist das Framework für die Implementierung und Entwicklung leistungsstarker ECM- Lösungen, konzipiert für die Verarbeitung großer Dokumentenmengen. Flexible Konfigurations- und Entwicklungsschnittstellen bieten optimale Integrationsmöglichkeiten in bestehende IT-Infrastrukturen.

Durch die enge Verzahnung mit dem stetig wachsenden Partnerkanal verfügt die CTO Balzuweit über kompetente Spezialisten, welche die clarc Software Lösungen in den unterschiedlichsten Wirtschaftszweigen wie Industrie, Handel, Pharmazie oder Automotive erfolgreich implementieren.

Die Integrationen reichen dabei von Varial, SAP, SAP Business One, XAL, Navision, PSI Penta, P2plus bis zu Arriba, SHC, INTEX und div. Microsoft Office Lösungen.

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Papier Dokumente scannen, digitalisieren, archivieren und finden

Mit dem ecoDMS Archiv können Papier und digitale Dokumente langfristig und sicher in einem digitalen Dokumentenarchiv aufbewahrt und schnell wiedergefunden werden.

Papier Dokumente scannen, digitalisieren, archivieren und finden

scannen, archivieren, verwalten mit ecoDMS | Copyright: ecoDMS GmbH

Aachen (Deutschland), im Oktober 2015. Wer kennt das nicht? Dicke Ordner und Akten mit einer Vielzahl an Dokumenten, Briefen, Verträgen und Rechnungen, stapeln sich auf den Schreibtischen und in den Schränken von Privathaushalten und Unternehmen. Täglich wächst der Papierberg. Neue Dokumente erreichen den Empfänger via Post, Drucker und Computer. Die Ablage und Verwaltung dieser regelrechten Dokumentenflut ist oftmals eine große Herausforderung. Abhilfe und eine enorme Erleichterung stellt der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems, wie beispielsweise ecoDMS, dar.

Mit der ecoDMS Software können die Benutzer jegliche Papier Dokumente scannen, digitalisieren und zusammen mit bereits elektronischen Dateien, wie E-Mails, Office Daten, Grafiken und vieles mehr sicher archivieren und schnell wiederfinden. Dieses DMS ist finanziell für jedermann erschwinglich und besonders leicht zu verstehen. Die Vollversion kostet einmalig 49 Euro brutto und verfügt über alle Funktionen, die ein Dokumentenarchiv ausmachen. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich gestaltet und überzeugt mit einer einfachen Bedienung.

Die Dokumentenarchivierung ist mit ecoDMS kinderleicht. Papierdokumente müssen lediglich mit einem Scanner digitalisiert und dann mit dem Posteingangsprogramm ecoICE abgerufen werden. Anschließend wird das Schriftgut mit den passenden Attributen wie Ordner, Dokumentenart, Status und Zuständigkeit klassifiziert und im Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Auch digitale Daten finden schnell den Weg ins Archiv. Für E-Mails aus Outlook und Thunderbird verfügt ecoDMS beispielsweise über eigene Add-ons, die eine direkte Speicherung der Mails aus den genannten Programmen ermöglichen. Gleiches gilt für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice. Auch hier gibt es eine direkte Anbindung an die DMS Software. Die Ablage aus anderen Programmen ist auch möglich. Hierzu liefert ecoDMS einen virtuellen PDF/A Drucker. Dieser ermöglicht die direkte Archivierung von Dokumenten aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen. Dokumente und Dateien, die bereits auf einem Laufwerk oder Rechner gespeichert sind, können darüber hinaus mit der Maus in die Benutzeroberfläche von ecoDMS gezogen und somit archiviert werden.

Jede Archivierung beinhaltet eine eigene Klassifizierung. Diese gilt als Bindeglied zwischen Dokument und Archiv. Hier können für die archivierte Datei unter anderem der virtuelle Zielordner in ecoDMS, die Dokumentenart, der Status, die Zuständigkeiten und viele weitere Dateiinformationen erfasst werden. Durch die Vergabe dieser Details können die Dokumente übersichtlich und detailliert abgelegt werden und sind schnell wieder auffindbar. Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten. So bleibt die Vertraulichkeit der Dokumente geschützt.

Damit die Zuordnung der Klassifizierung nicht bei jeder Archivierung händisch durchgeführt werden muss, verfügt ecoDMS über einen intelligenten Vorlagen Designer. Er erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die über den Designer erstellten Klassifizierungs- und Barcodevorlagen ermöglichen somit eine automatische Zuordnung und Archivierung von Dokumenten. Angelegte und erfolgreich erkannte Klassifizierungsvorlagen können optional sogar in einem „Dunkelprozess“ verarbeitet werden. Es besteht die Möglichkeit eingescannte Dokumente vollkommen automatisch archivieren zu lassen.

Die Inhalte lesbarer Dokumente, Klassifizierungsattribute und Datei-Metadaten werden automatisch von ecoDMS volltextindiziert. Die Volltextsuche ermöglicht einen Suchvorgang über die Inhalte der Dokumente und deren Klassifizierungsattribute. Diese Suche ist so einfach wie googeln. Über die „Erweiterte Suche“ können verschiedene Suchkriterien wie z.B. Status, Datum, Dokumentenart, Volltext usw. miteinander verknüpft werden. So kann der Benutzer beispielsweise gleichzeitig nach verschiedenen Klassifizierungsattributen und nach Volltextbegriffen suchen.

Für alle Freunde der mobilen Dienste bietet ecoDMS in der Vollversion außerdem eine App für Smartphones und Tablets mit Android und IOS Systemen. Eine Weboberfläche erlaubt darüber hinaus den Zugriff auf das Archiv via Internetbrowser.

Der Archivierung sind mit ecoDMS nahezu keine Grenzen gesetzt. Die Software kostet pro Lizenz 49 Euro brutto und kann zeitlich unbegrenzt genutzt werden. Für Privatleute stellt ecoDMS das System sogar dauerhaft kostenfrei bereit. Hier sind die Funktionalitäten dann allerdings etwas eingeschränkt. Vor dem Kauf erhält jeder die Möglichkeit einer kostenlosen 30-tätigen Demophase. So kann das System ausgiebig getestet werden.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de

Die ecoDMS GmbH ist ein Unternehmen der applord Holding Europe GmbH. Seit der Gründung im Jahre 2014 vertreibt die Aachener Firma das gleichnamige Softwareprodukt ecoDMS. Mit dieser Archivlösung können Dokumente sicher archiviert, zentral verwaltet und schnell wiedergefunden werden. Ein hohes Maß an Qualität und Service zeichnet das Software-Unternehmen aus. Jung, dynamisch und voller Tatendrang geht ecoDMS mit der eigenen Archivlösung auf Erfolgskurs. Ein starkes, motiviertes Team bietet dabei einen optimalen Rundum-Service. Vertrieb, Entwicklung und Support: Alles unter einem Dach. Als erster DMS Anbieter richtet sich die ecoDMS GmbH an Privatnutzer, kleine und mittelständische Unternehmen und an Großkunden.

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Low-Cost-Archiv ecoDMS One für Unternehmen

Das Produkt ecoDMS One ist ein modernes „Full Service Package“ für Firmenkunden des Dokumenten-Management-Systems. Das Archiv überzeugt mit einem fairen Preis-Leistungsverhältnis.

Low-Cost-Archiv ecoDMS One für Unternehmen

scannen, archivieren, verwalten mit ecoDMS

Aachen (Deutschland), im Oktober 2015. Die ecoDMS GmbH präsentiert mit ecoDMS One eine DMS Lösung speziell für Firmenkunden des erfolgreichen Dokumenten-Management-Systems ecoDMS. Das Produkt ecoDMS One ist ein modernes „Full Service Package“ für Firmenkunden des Dokumenten-Management-Systems. Mit ecoDMS One ermöglicht ecoDMS eine garantierte Planungssicherheit. Die Lösung bietet den Kunden für die komplette Laufzeit eine feste preisliche Struktur für Software Updates und technischen Support durch den Hersteller.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS zählt du den beliebtesten und modernsten Archivierungssystemen im deutschsprachigen Raum. Einige tausend Privatnutzer und Firmenkunden haben ecoDMS erfolgreich im Einsatz. Die Tendenz ist weiterhin steigend. ecoDMS erfreut sich sehr großer Beliebtheit. Grund dafür sind vor allem die einfache und benutzerfreundliche Bedienung, der volle Funktionsumfang und das einzigartige Preis-Leistungsverhältnis.

ecoDMS steht für zeitgerechtes, benutzerfreundliches und hochmodernes Dokumentenmanagement. Die ecoDMS GmbH beweist, dass die Dokumentenarchivierung günstig nach dem „Low-Cost-Prinzip“ erfolgen kann. Ein gutes DMS muss nicht teuer sein. Das Erfolgsrezept der ecoDMS GmbH ist ganz einfach. Man nehme ausgereifte OpenSource Komponenten, kombiniert diese mit professionellen Eigenentwicklungen und paart das Ergebnis mit aussagekräftigen Informationen, flexiblen Einsatzmöglichkeiten und einem zeitgerechten Vertriebsmodell. Es entsteht eine hochmoderne Software für jedermann. Ein moderner Vertriebsweg, der Verzicht auf Datenträger, Versandkosten und Fremdlizenzen ermöglicht den sensationell günstigen Verkaufspreis von 49 Euro brutto pro Lizenz.

Speziell für Firmenkunden hat die ecoDMS GmbH das Produktportfolio erweitert. Mit ecoDMS One spricht die IT Firma Unternehmen an, die das Dokumenten-Management-System mit einer Rundum-Versorgung und einem vorhergehenden Angebots- und Vertriebs-Service erwerben möchten. Selbstverständlich bleibt die ecoDMS GmbH auch hierbei dem einzigartigen Lizenzmodell treu. Der Lizenz- und Leistungsumfang wird gezielt auf die eigenen Bedürfnisse zusammengestellt.

Wer sich für ecoDMS One entscheidet erhält die ecoDMS Vollversion mit vollem Funktionsumfang. Die Lizenz beinhaltet obendrein eine Freischaltung der ecoDMS API Schnittstelle mit unbeschränkten API Connects. Beliebige Drittsysteme können mit der modernen „API Rest Services“ Schnittstelle an das Dokumenten-Management-System angeschlossen werden. So können beispielsweise Warenwirtschaftssysteme, Buchhaltungssysteme oder andere Softwareprodukte via Programmierung mit ecoDMS verknüpft werden. Besonders interessant an ecoDMS One ist das Update- und Supportkonzept. Während der ecoDMS One Laufzeit, die alle 12 Monate flexibel verlängert werden kann, erhalten die Kunden die Software Releases zum freien Download. Dazu zählen exklusiv bei ecoDMS One auch die ecoDMS Major Releases. In diesem Fall ist kein neuer Lizenzkauf notwendig. Außerdem ist ein technischer Support durch den Hersteller für zwei zuvor definierte Ansprechpartner beim Endkunden nach dem modernen „ecoDMS Einheiten Prinzip“ inbegriffen. Bei Fragen können die Nutzer direkt mit den Technikern von ecoDMS Kontakt aufnehmen. Den optimalen Einstieg in die DMS Software bietet ein ausführliches Training. In einem eintägigen Seminar werden die wesentlichen technischen und inhaltlichen Grundlagen für die zuständigen Administratoren anhand praktischer Beispiele vermittelt. Um das System vor und während der Einführung im eigenen Unternehmen testen und qualifiziert integrieren zu können, erhalten ecoDMS One Kunden kostenlose Testlizenzen. Diese dürfen parallel zum Produktivbetrieb zu Testzwecken genutzt werden.

Als Archivsystem erfüllt ecoDMS alle Anforderungen. Jegliche DMS Funktionen sind inbegriffen. Dazu zählen unter anderem die Volltextsuche, eine OCR Engine, verschiedene Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten, Plug-ins für Office und E-Mail Clients, ein virtueller PDF/A Drucker, eine Versionsverwaltung, eine professionelle Benutzer- und Rechteverwaltung, ein Anschluss an LDAP und Active Directory, die Abbildung kundenspezifischer Strukturen und die Archivierung nahezu aller Dateiformate, eine automatische Dokumentenerkennung, ein flexibel konfigurierbarer Klassifizierungsdialog und vieles mehr.

ecoDMS macht eine professionelle Dokumentenarchivierung für jedermann möglich. Angefangen von Privatnutzern, die die Software sogar mit eingeschränkter Funktionalität kostenfrei nutzen dürfen, über kleine und mittelständische Unternehmen bis hin zu Großkunden, ist ecoDMS das optimale Archivsystem. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jeder IT-Infrastruktur möglich.

Diese und weitere Informationen können im Internet unter www.ecodms.de abgerufen werden.

Die ecoDMS GmbH ist ein Unternehmen der applord Holding Europe GmbH. Seit der Gründung im Jahre 2014 vertreibt die Aachener Firma das gleichnamige Softwareprodukt ecoDMS. Mit dieser Archivlösung können Dokumente sicher archiviert, zentral verwaltet und schnell wiedergefunden werden. Ein hohes Maß an Qualität und Service zeichnet das Software-Unternehmen aus. Jung, dynamisch und voller Tatendrang geht ecoDMS mit der eigenen Archivlösung auf Erfolgskurs. Ein starkes, motiviertes Team bietet dabei einen optimalen Rundum-Service. Vertrieb, Entwicklung und Support: Alles unter einem Dach. Als erster DMS Anbieter richtet sich die ecoDMS GmbH an Privatnutzer, kleine und mittelständische Unternehmen und an Großkunden.

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Andrea Warmuth
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Mit ecoDMS Dokumente sicher archivieren

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS ist eine Archivlösung zum Scannen, Archivieren, Verwalten und Finden von Dokumenten für Privatleute und Firmen jeglicher Art.

Mit ecoDMS Dokumente sicher archivieren

scannen, archivieren, verwalten mit ecoDMS

Aachen (Deutschland), im Oktober 2015. Mit dem ecoDMS Archiv können die Benutzer Dokumente sicher archivieren, langfristig verwalten und schnell finden. Das Dokumenten-Management-System geht als erstes Low-Cost-Archiv neue Wege. Unter www.ecodms.de können die Kunden ihre eigene DMS Lösung kreieren. Dabei kann der Leistungsumfang nach den eigenen Wünschen bestimmt werden. Die Software überzeugt durch moderne Technik, eine benutzerfreundliche Oberfläche und durch eine einfache Bedienung.

Das DMS System hebt sich vor allem durch das einzigartige volumenunabhängige „Low-Cost-Konzept“ und durch die benutzerfreundliche Oberfläche aus der Masse hervor. Einige tausend Kunden haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jeder IT-Infrastruktur möglich. Die Dokumente liegen sicher beim Kunden in einer Datenbank und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar“ auf dem Filesystem. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden. Eine Lizenz der Vollversion kostet einmalig 49,00 Euro brutto. Im Lizenzpreis sind alle Funktionen enthalten, die man von einem Dokumentenarchiv erwartet. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und beinhaltet keine Dokumentenbegrenzung.

Zum Standardportfolio des Programms gehört beispielsweise die etablierte Lösung ecoICE zur Posteingangsbearbeitung. Nach dem Scannen können die eingescannten Rechnungen, Verträge etc. direkt über ecoICE abgerufen und ohne lästige Kopierarbeiten und Fußwege in den passenden Ordnern und an die zuständigen Mitarbeiter verteilt werden. Für den Scanvorgang können nahezu alle Dokumentenscanner und/oder Multifunktionsgeräte verwendet werden.

Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente, auch auf die eingescannten Dateien, eine OCR an. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Auch die Dokumentensuche ist Dank der integrierten OCR kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben. Die OCR Funktionalität ist fest in ecoDMS eingebaut.

Die Vollversion beinhaltet Plug-ins für Outlook und Thunderbird, die eine direkte Mailarchivierung aus den genannten Anwendungen ermöglichen. Die E-Mails werden vollständig von ecoDMS im Standardformat EML und zusätzlich im revisionssicheren Langzeitarchivierungsformat PDF/A archiviert. Das garantiert eine dauerhafte Nutzbarkeit. Die Plugins für MS Office, LibreOffice und OpenOffice ermöglichen eine direkte Archivierung aus Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Writer, Calc, Draw und Impress. Die Dokumente können ohne Zwischenschritt sofort in ecoDMS archiviert werden und stehen dem User anschließend als revisionskonformes PDF-A-Dokument und zusätzlich im Originalformat zur Verfügung. Die Originaldatei kann auf Wunsch weiter bearbeitet und als neue Version gespeichert werden.

Bei der Archivierung von Dokumenten erkennt der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus.

Für alle „Web-affinen“ bietet ecoDMS Apps für Android und IOS an, die die direkte Archivierung und einen sicheren Zugriff vom Smartphone oder Tablet aus erlauben. Über die Weboberfläche ist darüber hinaus ein Zugriff auf die Dokumente von verschiedensten Internetbrowsern aus möglich.

Dies ist nur ein Auszug aus den vielen Möglichkeiten und Funktionalitäten des Dokumenten-Management-Systems.

ecoDMS kann flexibel nach Kundenwunsch installiert und verwendet werden. Die Skalierbarkeit des Systems erlaubt die Nutzung in verschiedensten Branchen und Benutzerkreisen. Als Client-Server-System kann ecoDMS komfortabel ins eigene Netzwerk eingebunden werden. Über das Netzwerk ist anschließend ein sicherer Zugriff auf das Archiv von den einzelnen Arbeitsplätzen aus möglich. Die Verbindung zum ecoDMS Server erfolgt über den Connection Manager. Die Anzahl der Benutzer ist frei über die ecoDMS Lizenz wählbar und kann jederzeit in Form von Lizenzerweiterungen erhöht werden. Dieser technische Komfort macht das digitale Archiv erstmals auch für Privatnutzer interessant. Das gesamte Dokumenten-Management-System kann bei Bedarf ebenfalls ohne Einschränkung als Einzelplatz-Lösung zum Einsatz kommen.

Die Software Lizenz ist in verschiedenen „Editionen“ erhältlich, wobei die Software Komponenten identisch sind. Sie unterscheiden sich lediglich im Funktions- und Leistungsumfang. Im Gegensatz zu herkömmlichen DMS Lösungen, können die Komponenten frei im Software Downloadbereich der ecoDMS Webseite heruntergeladen werden. Nach der Erstinstallation ist ecoDMS automatisch in den ersten 30 Tagen als Demoversion freigeschaltet. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese kann im ecoDMS Onlineshop zum Preis von 49,00 Euro netto erworben werden. Der günstige Lizenzpreis kann verständlicherweise keine Zusatzleistungen wie zum Beispiel Support durch die ecoDMS Techniker enthalten. Das hat aber auch einen guten Grund: „Wer keinen Support benötigt, sollte auch nicht dafür zahlen müssen.“ Support- und Serviceleistungen können selbstverständlich individuell -zu ebenfalls sehr günstigen Konditionen- zum Dokumenten-Management-System hinzu erworben werden.

Speziell für Firmenkunden bietet ecoDMS darüber hinaus ecoDMS One an. Das Produkt ecoDMS One ist ein modernes „Full Service Package“ für Firmenkunden des Dokumenten-Management-Systems. Mit ecoDMS One ermöglicht die ecoDMS GmbH Firmenkunden eine garantierte Planungssicherheit. Die Lösung bietet für die komplette Laufzeit eine feste preisliche Struktur für Software Updates und technischen Support durch den Hersteller. Wer sich für ecoDMS One entscheidet, bekommt während der erworbenen Laufzeit alle Major und Release Updates kostenfrei zur Verfügung gestellt. Zusätzlich enthält ecoDMS One technischen Support durch den Hersteller für zwei zuvor definierte Ansprechpartner beim Endkunden nach dem modernen „ecoDMS Einheiten Prinzip“.

Weitere Informationen zum ecoDMS Dokumenten-Management-System können im Internet unter www.ecodms.de abgerufen werden.

Die ecoDMS GmbH ist ein Unternehmen der applord Holding Europe GmbH. Seit der Gründung im Jahre 2014 vertreibt die Aachener Firma das gleichnamige Softwareprodukt ecoDMS. Mit dieser Archivlösung können Dokumente sicher archiviert, zentral verwaltet und schnell wiedergefunden werden. Ein hohes Maß an Qualität und Service zeichnet das Software-Unternehmen aus. Jung, dynamisch und voller Tatendrang geht ecoDMS mit der eigenen Archivlösung auf Erfolgskurs. Ein starkes, motiviertes Team bietet dabei einen optimalen Rundum-Service. Vertrieb, Entwicklung und Support: Alles unter einem Dach. Als erster DMS Anbieter richtet sich die ecoDMS GmbH an Privatnutzer, kleine und mittelständische Unternehmen und an Großkunden.

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Digitalisierung im industriellen Mittelstand

Bereits jedes 3. Unternehmen nutzt digitale Technologien.

Digitalisierung im industriellen Mittelstand

Digitalisieren und Indizieren mit dem www.DocuScanMan.info

Rentabilität von elektronischen Dokumenten

Ob Zeugnisse, Arbeitsverträge, Urkunden, Urlaubsanträge, Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Zeichnungen, Arbeitsunterlagen. Sammeln Sie die Unterlagen an einem zentralen Ort.

Dabei ist es sinnvoll und vorteilhaft, diese Dokumente in elektronischer Form zu speichern. Informationen können so, sofort und blitzschnell, über eine Volltextsuche gefunden und ggf. weitergeleitet werden.

Insbesondere für KMUs mit Zweigstellen, Außenstellen ist es von unschätzbarem Wert, auf diese Informationen jederzeit und von überall zugreifen zu können.

Die Digitalisierung und Indizierung spart platzraubende Aktenordner – Schränke und zuletzt Räumlichkeiten. Ein wichtiger und effektiver Schritt in Richtung papierloses Büro.

Die Daten lokal oder in der Cloud speichern?

Ob sie nun die elektronischen Dokumente direkt vor Ort, auf einem lokalen Server oder aber in der Cloud ablegen ist abhängig davon, wer auf die Daten Zugriff haben soll.

Ein sehr wichtiger Punkt bevor Sie mit der Digitalisierung beginnen die Frage, wie die Dokumente organisiert werden sollen. Mit der Lösung des DocuScanMan können sie das reale Ordnungssystem digital nachbilden. Es gibt digitale Räume, digitale Schränke, Akten und Register.

Weitere Informationen erfahren Sie auf unserer Website unter http://www.DocuScanMan.info

Datentechnik Schwab wurden gegründet am 01. März 1984.

Mit der neuesten Microsoft Technologie steht uns ein breites Spektrum an selbstentwickelten Standardlösungen zur Verfügung, welche die meisten Basiskomponenten vieler Anwendungen bereits abdecken und hilfreiche Tools bereithalten. Dies beschleunigt die Umsetzung von Softwareprojekten und erhöht die Sicherheit und Stabilität.

Webbasierte Entwicklung ist ein weites Feld, das sich keineswegs auf das World Wide Web beschränkt. Viele Unternehmenslösungen in Intranet- oder Extranetanwendungen bedienen sich aufgrund der zentralisierten Struktur und der dadurch optimierten Wartbarkeit, Sicherheit und Stabilität, sowie der geringen Anforderungen an die Anwender-PCs (z.B. preiswerte Thin-Clients) der Vorteile webbasierter Software. Dadurch werden nicht nur Ausgaben eingespart und Ausfälle vermieden, sondern berechtigte Mitarbeiter können bei Bedarf auch ausserhalb des Betriebes oder in einer anderen Niederlassung ohne viel Mehraufwand über das Internet mit der gleichen Software und den aktuellen Daten arbeiten. Ebenso lässt sich der für Kunden relevante Bereich unter der Voraussetzung eines schlüssigen Sicherheitskonzeptes diesen nahtlos zur Verfügung stellen.

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Johann-Mois-Ring 47
92318 Neumarkt
01791049948
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Digitalisierung 2.0: Moderne und günstige Archivierung mit ecoDMS

Dokumente, Dateien, Unterlagen und Schriftstücke digital in einem zentralen und zeitgerechten Archiv speichern

Digitalisierung 2.0: Moderne und günstige Archivierung mit ecoDMS

scannen, archivieren, verwalten mit ecoDMS

Aachen (Deutschland) im September 2015. Unter dem Motto „Das schlauste DMS aller Zeiten“ bietet die ecoDMS GmbH mit der hauseigenen Archivlösung ecoDMS eine völlig neue Generation der Archivierungssysteme an. Das Dokumenten-Management-System überzeugt mit Intelligenz, Leichtigkeit und Mobilität. Das faire Preis-Leistungsverhältnis macht den Einsatz von ecoDMS auch für Privatleute und kleinere Firmen interessant.

ecoDMS ist eine Archivierungssoftware, die alle wichtigen Funktionen eines DMS beinhaltet. Entwickelt, supported und verkauft wird ecoDMS von der Firma ecoDMS GmbH. Es handelt sich hierbei um ein Unternehmen von der renommierten Aachener IT Gruppe, der applord Holding Europe GmbH.

ecoDMS kann flexibel auf die eigenen Dokumente, Strukturen und Benutzer eingerichtet werden. So auch der intelligente Vorlagen Designer. Dieser erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Klassifizierungen selbstständig aus. Es besteht sogar die Möglichkeit einer vollkommen automatischen Archivierung im Hintergrund. Die Dokumente müssen dann lediglich an das Archiv übergeben werden. Die Zuordnung und Ablage erfolgt bei Erkennen einer passenden Vorlage selbstständig vom System. Die Anlage der Vorlagen erfolgt vom Benutzer direkt über die ecoDMS Benutzeroberfläche. Diese Funktionalität beschleunigt und erleichtert die Ablageprozesse enorm. Die Dateien müssen beispielsweise nur mit der Maus ins ecoDMS gezogen werden. Bei erfolgreicher Erkennung, erledigt den Rest dann das System.

Mit ecoDMS können die Benutzer beliebige Dateiformate und Datenmengen aufbewahren. Als Client-Server-System werden werden alle Informationen in einer postgreSQL Datenbank gespeichert. Diese ist Teil der ecoDMS Installation und setzt keine Datenbank- und/oder Server-Vorkenntnisse voraus. Alle Dateien und Einstellungen liegen sicher beim Kunden auf dem PC und nicht auf fremden Servern oder beim Hersteller. EcoDMS kann entweder lokal als Einzelplatzlösung auf einem Computer oder im Netzwerk genutzt werden. Die Installation ist schnell und einfach erledigt.

Die Dokumente finden schnell und benutzerfreundlich den Weg ins Archiv. Papier-Schriftstücke müssen lediglich mit einem Dokumentenscanner eingescannt werden. E-Mails können direkt aus Outlook oder Thunderbird archiviert werden. Dies erlaubt das integrierte E-Mail Add-on von ecoDMS. Für Office Dokumente gibt es ebenfalls ein eigenes Plug-in. Es ermöglicht eine direkte Archivierung aus MS Word, Excel, PowerPoint und aus LibreOffice Calc, Writer und Impress. Ein PDF/A Drucker bildet den Anschluss an beliebige, druckfähige Drittanwendungen. Darüber hinaus können bereits auf dem PC gespeicherte Daten einfach per Drag und Drop ins ecoDMS geschoben werden. Die Zuordnung aller Unterlagen erfolgt entweder automatisch über den Vorlagen Designer oder manuell durch den Benutzer.

Nach der Archivierung ist das Wiederfinden sehr komfortabel gestaltet. Die Dokumentensuche ähnelt dem Suchprozess in einer Internet Suchmaschine. Durch die Eingabe von Suchbegriffen werden die passenden Dokumente in Sekundenschnelle angezeigt. Möglich machen dies die integrierte Volltextindizierung (OCR) und die verfügbaren Klassifizierungsattribute (Metadaten).

Durch die Vergabe von Benutzer-, Ordner- und Dokumentenberechtigungen, wird die Sicherheit aller Daten und Informationen gewährleistet. Die Zugriffsrechte können exakt definiert werden.

Das Dokumenten-Management-System kann kostenlos im Internet unter www.ecodms.de heruntergeladen und für 30 Tage lang getestet werden. Als Privatanwender ist die Nutzung sogar dauerhaft kostenfrei erlaubt. Auf der Webseite gibt es ausführliche Anleitungen, Videos und Produktinformationen, die den Einstieg ins DMS sehr erleichtern. Eine Lizenz für die Vollversion kostet einmalig 41,18 Euro netto. Die Lizenzanzahl kann frei bestimmt und jederzeit erweitert werden. Die Lizenz ist abhängig von der Anzahl gleichzeitiger Benutzer. Die Lizenzkosten fallen aber nur einmalig an. Es gibt keine monatlichen oder jährlichen Wartungskosten. Auch der Kauf von Support und Service Leistungen ist optional. Wer keinen Support benötigt, muss auch nicht dafür zahlen. Für 41,18 Euro netto erhält man tatsächlich ein vollwertiges DMS, mit allen Plug-ins und Funktionen.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de

The Aachen IT company ecoDMS GmbH has developed ecoDMS, a software which enables long-term, secure archiving of all private and business documents and files. This document management system is extremely popular and as a result of its excellent pricing and enormous flexibility is ideal for private users and enterprises of any size and industry. As the first DMS provider, ecoDMS GmbH is targeting private users, SMEs as well as large corporations. The service-oriented architecture (SOA) helps the system to flexibly adapt to the business needs of a company.

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dataglobal nominiert für den Readers‘ Choice Award

Fachmedium Storage Insider nominiert dataglobal für wichtige Auszeichnung im Bereich Archivierung. Kombination von Archivierung mit Klassifizierung und Cloud Enabling war dafür ausschlaggebend.

dataglobal nominiert für den Readers

dataglobal wurde im Bereich Archivierung für den Readers‘ Choice Award nominiert.

HEILBRONN, 11.8.2015 – dataglobal, Technologieführer für Klassifizierung und Archivierung, freut sich über die Nominierung für den Readers“ Choice Award 2015 des Fachmediums Storage Insider. Storage Insider vom Vogel-IT-Verlag gehört zu den renommiertesten Fachmedien im Themenbereich Storage und Archivierung und erreicht tausende Branchenexperten.

dataglobal wurde für die Produktsuite rund um den Unified Archiving Backbone dg hyparchive in der Kategorie Archivierung nominiert. dg hyparchive ist eine unternehmensweit einsetzbare Lösung zur Archivierung aller relevanten Informationen wie Belegen, Dokumenten, Mails, Dateien, Share-Objekten und ERP-Daten. Das vollständig zertifizierte und revisionssichere System erlaubt die Verknüpfung von Daten aus unterschiedlichsten Quellen in einem zentralen Repository.

So können nicht nur teure Insellösungen in der Archivierung abgelöst werden, sondern aus dem Archiv wird eine wichtige Komponente im Wissensmanagement und Basis für Big-Data-Analysen in der immer stärker werdenden Flut an unstrukturierten Daten.

Ein Grund für die Nominierung ist die innovative Verknüpfung von automatischer Klassifizierung und Archivierung. dataglobal ist mit dem Produkt dg classification führend in der automatisierten Klassifizierung von unstrukturierten Daten wie Dokumenten, Dateien oder Mails. Dabei werden die Daten auf Basis ihres Inhalts nach fachlichen Kriterien klassifiziert. So kann das selbstlernende Produkt beispielsweise Verträge oder kaufmännische Belege im Filesystem oder SharePoint erkennen und automatisiert der Archivierung zuführen. Die notwendigen Metadaten können dabei zur geordneten Ablage im Archiv automatisch erkannt werden.

Bei diesem sogenannten Auto-Tagging werden Metadaten wie beispielsweise Kundennummern oder Projektkennzeichen automatisch erkannt, die in der Archivierung verwendet werden können. So ist es möglich, im Archiv Daten aus den unterschiedlichsten Quellen projektbezogen zusammenzufassen. Auch bei der Suche können diese zusätzlichen Metadaten genutzt werden, um durch Filterung zu besseren Ergebnissen zu kommen.

„dataglobal überzeugt uns immer wieder mit innovativen Ansätzen. Die Verwendung von automatischer Klassifizierung zur Steuerung der unternehmensweiten Archivierung ist dafür ein schönes Beispiel“, sagt Werner Nieberle, Publisher Storage Insider. „Daher hat die Jury dataglobal gerne für den Readers“ Choice Award nominiert.“

Ein weiterer Grund für die Nominierung waren die innovativen Konzepte für Cloud Enabling und Cloud Archiving. dataglobal kann – wiederum gesteuert durch die inhaltliche Klassifizierung – Datenbestände, die als nicht sensibel oder vertraulich einzustufen sind, völlig transparent in die Cloud verlagern. Damit löst dataglobal ein wichtiges Problem bei der Einführung von Cloud Storage. Auch bei der Archivierung unterstützt dataglobal moderne Cloud Konzepte, die auch hybride Lösungen möglich machen.

„Unsere Kunden sehen Archivierung nicht mehr als notwendiges Übel für die Compliance, sondern als Chance für mehr Transparenz und Vorteile im Wissenswettbewerb. Voraussetzung dafür ist, dass endlich bestehende Insellösungen mit zahllosen Dubletten und mangelnden Auswertungsmöglichkeiten abgelöst werden und durch die automatische Klassifizierung Transparenz in die bestehenden Daten kommt“, sagt Stephan Unser, COO dataglobal. „Wir freuen uns daher sehr über die Nominierung und laden alle Leser des Storage Insiders ein, sich mit unseren Konzepten und Produkten näher zu beschäftigen.“

Mehr Informationen über das für den Storage Award nominierte Produkt finden Sie hier: http://www.dataglobal.com/dg_hyparchive

Weitere Informationen zum Readers“ Choice Award und die Möglichkeit, für dataglobal abzustimmen, finden Sie hier: http://www.storage-insider.de/award

dataglobal – der Spezialist für Unified Information Governance, Klassifizierung und Archivierung

dataglobal ist führender Anbieter für unternehmensweite und automatisierte Klassifizierung von Daten und übergreifende Archivierung (Unified Archiving). Mit seinen Lösungen unterstützt dataglobal seine Kunden in den Bereichen IT-Sicherheit, Governance, Risk-Management, Compliance und eDiscovery mit Unified Information Governance als integriertem Ansatz. Dabei optimieren die dataglobal-Produkte Systeme wie Storage-Plattformen, File-Server, Mail-Server, SharePoint, DMS/ECM-Systeme, ERP- und Drittanwendungen und helfen den Kunden, diese Systeme kostengünstig zu betreiben und gleichzeitig die Informationen, die von diesen Systemen generiert werden, sicher zu verwalten und zu schützen.
Mehr zahlreichen Installationen in über 40 Ländern weltweit sind ein Beweis für die Leistungsfähigkeit der Produkte von dataglobal. Zu den Kunden gehören 3M, AUDI, Gruppe Deutsche Börse, Knorr-Bremse, voestalpine und Zehnder.
dataglobal hat seinen Hauptsitz in Heilbronn und einen weiteren Standort in Deutschland in Gaildorf bei Stuttgart. Im Ausland hat dataglobal zudem Standorte in Boston (USA) und Cluj-Napoca (Rumänien). Darüber hinaus verfügt dataglobal über ein weltweit erfolgreiches Netzwerk von Implementierungspartnern.

Firmenkontakt
dataglobal GmbH
Sebastian Gottuck
Im Zukunftspark 1
74076 Heilbronn
07131 1226 500
info@dataglobal.com
http://www.dataglobal.com

Pressekontakt
bloodsugarmagic GmbH & Co. KG
Bernd Hoeck
Gerberstr. 63
78050 Villingen-Schwenningen
0049 7721 9461 220
bernd.hoeck@bloodsugarmagic.com
http://www.bloodsugarmagic.com

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Dokumentation leicht gemacht, Digitalisierung und Indizierung

Dokumentation leicht gemacht, Digitalisierung und Indizierung

DocuScanMan

Wie viele Handwerksbetriebe, die Aufträge für die öffentliche
Hand übernehmen, müssen Klein- und mittelständische Betriebe
umfangreichen Dokumentationspflichten hinsichtlich der ausgeführten
Konstruktionen nachkommen. Die Unternehmen setzen dabei auf die
zuverlässige und einfach zu handhabende Kombination aus einen
kompakten Dokumentenscanner von Canon und der neu entwickelten
Dokumentenmanagementlösung DocuScanMan.

Anwenderbericht eines Anwenders:

DIE Herausforderung
Die Hundt Metallbau GmbH im fränkischen Untersiemau ist spezialisiert auf die Metallbe- und verarbeitung. Auch die Fertigung tragender Konstruktionen gehört zum Angebot. Da das 30 Mitarbeiter zählende Unternehmen in diesem Bereich regelmäßig Aufträge kommunaler Einrichtungen übernimmt, musste es sich der entsprechenden Sicherheitszertifizierung nach DIN EN ISO 1090 unterziehen. „Das ist für Betriebe wie den unseren eine Voraussetzung in diesem Bereich. Denn bei einem möglichen Schadensfall, der auf Material- oder Verarbeitungsfehler zurückzuführen wäre, müssen wir sowohl die Güte der angelieferten Waren als auch die Qualität unserer Arbeiten nachweisen -aus Haftungsgründen“, erläutert Andreas Hundt, einer der beiden Geschäftsführer.
Wurden in früheren Zeiten die Stundenzettel und Lieferscheine eines Auftrags in Aktenordnern abgelegt, so war aufgrund der nach der Zertifizierung gestiegenen Anforderungen die Digitalisierung der Belege erforderlich, um in einem möglichen Fall binnen Minuten die erforderlichen Dokumente finden zu können. „Wir haben nach einer möglichst einfach strukturierten Lösung gesucht, da wir als Handwerksbetrieb diesen administrativen Zusatzaufwand mit minimalem Zeiteinsatz bewältigen wollen“, so Andreas Hundt.

DIE Lösung
Beim Neumarkter Softwarehaus DTS wurde Andreas Hundt fündig. Entsprechend den Anforderungen seines Handwerksbetriebes entstand aus der ersten Anfrage die heute am Markt verfügbare Dokumentenmanagementsoftware DocuScanMan, die sich durch unkomplizierte Bedienung und rasche Suchergebnisse auszeichnet. Zur Erfassung der Belege eines Auftrags dient der äußerst kompakte Dokumentenscanner Canon image FORMULA DR-M140, der von DTS direkt vertrieben wird. Steht ein Auftrag zur Digitalisierung an, wird in DocuScanMan zunächst eine digitale Akte mit darunter liegenden Registern angelegt. Diese werden anschließend als Trennblätter mit entsprechenden Barcodes ausgedruckt. Die Dokumente werden dann hinter die Trennblätter einsortiert, in den Scanner gelegt und der Scanvorgang gestartet. Anhand der Barcodes erkennt der DR-M140 den richtigen Speicherort der einzuscannenden Belege. „Danach werden die Daten mit wenigen Mausklicks auf unseren Server transferiert und den jeweiligen Akten und Registern zugeordnet. Danach sind sie jederzeit über die browserbasierte Maske per Internet abrufbar“, erläutert DTS-Geschäftsführer Johann Schwab. Auch in Zweigbetrieben und Filialen lassen sich Belege auf diese Weise über eine gesicherte Internetverbindung aufrufen. „Eine Möglichkeit, die für unseren Zweigbetrieb ebenfalls sehr nützlich ist“, sagt Andreas Hundt. Für die reibungslose Erfassung vor allem von stark gemischtem Beleggut, wie es bei diesen Aufträgen vorkommt, sorgt die von Canon mitgelieferte OCR-Software Capture Perfect einschließlich des integrierten Barcode-Moduls.

DER Nutzen
Mit der Lösung von Canon und DTS haben kleine und mittlere Unternehmen das geeignete Werkzeug in der Hand, wenn es darum geht, Dokumente schnell und einfach zu digitalisieren. Ebenso eignet sich die Software für die unkomplizierte Belegerfassung in anderen Bereichen wie etwa öffentlichen Einrichtungen und in Kanzleien. Abgeschlossene Vorgänge sind mit dieser Lösung revisionssicher gespeichert und im Falle eines Schadenfalles lassen sich die Daten schnell aufrufen. Ein eigener Workflow musste für diesen Vorgang nicht eingerichtet werden. „Diese Lösung ist so schlank, wie sie unseren Anforderungen entspricht“, bestätigt Andreas Hundt. Gemäß den Kernkriterien von einfacher Erfassung und sicherer Archivierung ist DocuScanMan geeignet für abgeschlossene Vorgänge, die nur eventuell wieder aufgerufen werden müssen. Ein weiterer Vorteil: Bei Metallbau Hundt sind dank der Digitalisierung umfangreiche Papierarchive weggefallen. Nicht zuletzt sorgt der liegende Papiereinzug des DR-M140 für eine sichere Erfassung des heterogenen Belegguts, von der Zeichnung bis zum Zettel aus leichtem Durchschlagspapier. „Vor allem die Sortierung über die internen Barcodes, verbunden mit dem einfachen Handling, bringt uns eine deutliche Arbeitserleichterung angesichts immer weiter wachsender gesetzlicher Vorschriften“, so das Fazit von Andreas Hundt.

Datentechnik Schwab wurden gegründet am 01. März 1984.

Mit der neuesten Microsoft Technologie steht uns ein breites Spektrum an selbstentwickelten Standardlösungen zur Verfügung, welche die meisten Basiskomponenten vieler Anwendungen bereits abdecken und hilfreiche Tools bereithalten. Dies beschleunigt die Umsetzung von Softwareprojekten und erhöht die Sicherheit und Stabilität.

Webbasierte Entwicklung ist ein weites Feld, das sich keineswegs auf das World Wide Web beschränkt. Viele Unternehmenslösungen in Intranet- oder Extranetanwendungen bedienen sich aufgrund der zentralisierten Struktur und der dadurch optimierten Wartbarkeit, Sicherheit und Stabilität, sowie der geringen Anforderungen an die Anwender-PCs (z.B. preiswerte Thin-Clients) der Vorteile webbasierter Software. Dadurch werden nicht nur Ausgaben eingespart und Ausfälle vermieden, sondern berechtigte Mitarbeiter können bei Bedarf auch ausserhalb des Betriebes oder in einer anderen Niederlassung ohne viel Mehraufwand über das Internet mit der gleichen Software und den aktuellen Daten arbeiten. Ebenso lässt sich der für Kunden relevante Bereich unter der Voraussetzung eines schlüssigen Sicherheitskonzeptes diesen nahtlos zur Verfügung stellen.

Kontakt
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Dokumente und Daten langfristig und sicher archivieren

Die zur applord Holding Europe GmbH gehörige ecoDMS GmbH ermöglicht mit der gleichnamigen DMS Software ein sicheres Scannen, Archivieren, Verwalten aller privaten und geschäftlichen Unterlagen.

Dokumente und Daten langfristig und sicher archivieren

scannen, archivieren, verwalten mit ecoDMS aus Aachen

Aachen (Deutschland), im Juli 2015. Die Aachener IT-Firma ecoDMS GmbH hat mit ecoDMS eine Software geschaffen, die eine sichere und langfristige Archivierung von allen privaten und geschäftlichen Dokumenten und Dateien ermöglicht. Das Dokumenten-Management-System erfreut sich großer Beliebtheit und eignet sich aufgrund des günstigen Preises und der enormen Flexibilität sowohl für Privatleute als auch für Firmen jeglicher Größe und Branche.

ecoDMS ist ein Unternehmen der applord Holding Europe. Unter dem Motto „Experience the difference“ vereint die applord Holding Europe GmbH ein breites Leistungsspektrum angefangen von der Entwicklung von Softwarelösungen bis hin zur Abwicklung von IT Projekten. Dieser einzigartige Leistungsverbund macht die applord Gruppe zu dem starken IT-Partner für Konzerne, KMUs und auch Privatanwender.

Die Kombination aus plattformübergreifender Architektur, kundenspezifischen und standardisierten Softwarelösungen, einer qualifizierten unabhängigen Beratung und professioneller Projektunterstützung bietet unseren Kunden einen optimalen Rundum-Service. Die langjährige Erfahrung in der Abwicklung kleiner und großer Software-Entwicklungprojekte sowie ein kompententes Team garantieren maximale Zukunftssicherheit für IT Investitionen.

Bestehend aus der applord GmbH, der ecoDMS GmbH und der appecon GmbH, bietet die applord Gruppe ihren Kunden alle IT-Leistungen unter einem Dach: Entwicklung, Software und Consulting.

Seit der Gründung im Jahre 2014 vertreibt die ecoDMS GmbH das gleichnamige Softwareprodukt ecoDMS. Mit dieser Archivlösung können Dokumente sicher archiviert, zentral verwaltet und schnell wiedergefunden werden. Ein hohes Maß an Qualität und Service zeichnet das Software-Unternehmen aus. Jung, dynamisch und voller Tatendrang geht ecoDMS mit der eigenen Archivlösung auf Erfolgskurs. Ein starkes, motiviertes Team bietet dabei einen optimalen Rundum-Service.

Als erster DMS Anbieter richtet sich die ecoDMS GmbH an Privatnutzer, kleine und mittelständische Unternehmen und an Großkunden. Die serviceorientierte Architektur (SOA) des Systems sorgt dafür, dass sich bestehende IT-Infrastrukturen an den geschäftlichen Anforderungen eines Unternehmens modular und flexibel ausrichten lassen. Komplexe und oft wechselnde Geschäftsprozesse können durch eine Komposition von Service-Aufrufen realisiert werden. So hat jedes Unternehmen die Möglichkeit, die Archivierungsprozesse exakt mit den notwendigen Strukturen, Konfigurationen und Berechtigungen zu versehen.

Durch den Einsatz von ecoDMS kann sehr viel Zeit und Geld bei der Archivierung, Verwaltung, Suche und Bereitstellung von Dokumenten und Informationen gespart werden. Unter www.ecodms.de gibt es ausführliche Informationen, Videos und Dokumentationen rund um die Software. Das Archivsystem kann hier auch kostenlos heruntergeladen werden. Nach der Erstinstallation verfügt ecoDMS automatisch für die Dauer von 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang. So können die vielfältigen Funktionen der DMS-Lösung ausgiebig getestet werden. Privatnutzer dürfen das Dokumenten-Management-System nach Ablauf der Testphase weiterhin, wenn auch mit eingeschränkter Funktionalität, kostenfrei einsetzen. Zur Aktivierung der Vollversion und für die gewerbliche Nutzung ist eine Lizenz erforderlich. Diese kann ebenfalls online zum Preis von 41,18 Euro netto im Onlineshop der ecoDMS GmbH erworben werden.

Die ecoDMS GmbH ist ein Unternehmen der applord Holding Europe GmbH. Seit der Gründung im Jahre 2014 vertreibt die Aachener Firma das gleichnamige Softwareprodukt ecoDMS. Mit dieser Archivlösung können Dokumente sicher archiviert, zentral verwaltet und schnell wiedergefunden werden. Ein hohes Maß an Qualität und Service zeichnet das Software-Unternehmen aus. Jung, dynamisch und voller Tatendrang geht ecoDMS mit der eigenen Archivlösung auf Erfolgskurs. Ein starkes, motiviertes Team bietet dabei einen optimalen Rundum-Service. Vertrieb, Entwicklung und Support: Alles unter einem Dach. Als erster DMS Anbieter richtet sich die ecoDMS GmbH an Privatnutzer, kleine und mittelständische Unternehmen und an Großkunden. Der Verkauf erfolgt ausschließlich online. Mit ein paar Mausklicks können Lizenzen und Support bargeldlos im ecoDMS Shop erworben werden. Die Zustellung erfolgt anschließend per Mail. Alle notwendigen Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind ebenfalls im Web abrufbar.

Kontakt
ecoDMS GmbH
Andrea Warmuth
Salierallee 18a
52066 Aachen
0241-4757201
news@ecodms.de
http://www.ecodms.de

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Dokumente und Daten sicher und effizient speichern

Der technische Komfort der ecoDMS Archivlösung macht den Einsatz eines DMS Systems für Privatnutzer und beliebige Firmen und Branchen interessant.

Dokumente und Daten sicher und effizient speichern

scannen, archivieren, verwalten mit ecoDMS

Aachen (Deutschland), im Juli 2015. ecoDMS macht die Aufbewahrung von Dateien, Dokumenten und Informationen in einem zentralen Archiv möglich. Als erstes Archivsystem bringt ecoDMS frischen Wind in das eigentlich eher konservative und teure Dokumenten-Management. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden. Neueste Technologie Standards und ein faires Preis-Leistungsverhältnis machen den Einsatz der Aachener DMS Lösung für Privatnutzer und beliebige Firmen und Branchen interessant.

Bei ecoDMS handelt sich um ein professionelles Client-Server-System, das benutzerfreundlich und einfach zu bedienen ist. Verkauft wird die Software ausschließlich im Internetshop des Herstellers zum Preis von 41,18 Euro netto pro Lizenz. ecoDMS verfügt über jeglichen Komfort einer Archivlösung: Automatische Texterkennung, OCR, Volltextsuche, automatische Dokumentenerkennung, Versionsverwaltung, Benutzer- und Gruppenverwaltung, Einstellungsdialog, Scanner Software für die Posteingangsbearbeitung, Anbindungen an Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird, Outlook und vieles mehr.

Standardmäßig werden alle Daten und Informationen direkt beim Anwender und nicht auf fremden Servern oder bei der ecoDMS GmbH gespeichert. Darüber hinaus besteht die optionale Möglichkeit, den ecoDMS Server und die Datenbank auszulagern.

Einzelplatz-Lösung: ecoDMS kann flexibel nach Kundenwunsch installiert und verwendet werden. Die Skalierbarkeit des Systems erlaubt die Nutzung in verschiedensten Branchen und Benutzerkreisen. Dieser technische Komfort macht das digitale Archiv erstmals auch für Privatnutzer interessant. Das gesamte Dokumenten-Management-System kann bei Bedarf ohne Einschränkung als Einzelplatz-Lösung zum Einsatz kommen. Alle ecoDMS Komponenten inklusive ecoDMS Server und Datenbank werden dann auf einem lokalen Computer oder Laptop, welcher den Systemvoraussetzungen entspricht, installiert. Die Dokumente liegen somit sicher beim Kunden auf dem eigenen PC in der postgreSQL Datenbank und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar“ auf dem Filesystem! Bei Bedarf kann die Einzelplatz-Lösung in eine Netzwerk-Lösung umgewandelt werden.

Netzwerk-Lösung: Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit von ecoDMS macht den Einsatz in nahezu jeder IT-Infrastruktur möglich. Als Client-Server-System kann ecoDMS komfortabel ins eigene Netzwerk eingebunden werden. Bei einer Netzwerk-Installation wird die ecoDMS Server Komponente zusammen mit der postgreSQL Datenbank auf einem zentralen Unternehmens- oder Homeserver installiert. Über das Netzwerk ist anschließend ein sicherer Zugriff auf das Archiv von den einzelnen Arbeitsplätzen aus möglich. Die Verbindung zum ecoDMS Server erfolgt über den Connection Manager. Die Anzahl der Benutzer ist frei über die ecoDMS Lizenz wählbar und kann jederzeit in Form von Lizenzerweiterungen erhöht werden. Die Dokumente liegen sicher beim Kunden auf dem eigenen Server in der postgreSQL Datenbank und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar“ auf dem Filesystem!

Software as a Service: Wer seine Daten und Dokumente lieber auf einem externen Server auslagern möchte, kann auf Hosting und Software as a Service (SaaS) Lösungen zurückgreifen. In diesem Fall findet die Installation des ecoDMS Servers nicht im eigenen Netzwerk sondern bei einem Dienstleister statt. Für die Nutzung / den Zugriff auf das eigene DMS Archiv wird ein internetfähiger Computer sowie die Internetanbindung an den externen IT-Dienstleister benötigt. Für solche Service Leistungen zahlt der Kunde beim Hosting-Anbieter in der Regel eine entsprechende Gebühr. Über den Connection Manager wird anschließend der Zugriff auf das Archiv von den einzelnen Arbeitsplätzen aus ermöglicht. Die ecoDMS Benutzeranzahl ist frei über die ecoDMS Lizenz wählbar und kann jederzeit in Form von Lizenzerweiterungen erhöht werden. Durch das SaaS-Modell können die Anschaffungs- und Betriebskosten für die für ecoDMS notwendige IT-Infrastruktur reduziert werden.

Auf der Webseite www.ecodms.de kann das Dokumenten-Management-System heruntergeladen und für die Dauer von 30 Tagen als Demoversion kostenlos getestet werden. Privatnutzer dürfen ecoDMS im Anschluss an die Testphase sogar dauerhaft ohne Lizenzgebühr als Free4Three Edition weiter nutzen. Eine Umwandlung in die Vollversion ist durch die Aktivierung einer entsprechenden Lizenz ganz einfach möglich.

Die ecoDMS GmbH ist ein Unternehmen der applord Holding Europe GmbH. Seit der Gründung im Jahre 2014 vertreibt die Aachener Firma das gleichnamige Softwareprodukt ecoDMS. Mit dieser Archivlösung können Dokumente sicher archiviert, zentral verwaltet und schnell wiedergefunden werden. Ein hohes Maß an Qualität und Service zeichnet das Software-Unternehmen aus. Jung, dynamisch und voller Tatendrang geht ecoDMS mit der eigenen Archivlösung auf Erfolgskurs. Ein starkes, motiviertes Team bietet dabei einen optimalen Rundum-Service. Vertrieb, Entwicklung und Support: Alles unter einem Dach. Als erster DMS Anbieter richtet sich die ecoDMS GmbH an Privatnutzer, kleine und mittelständische Unternehmen und an Großkunden. Der Verkauf erfolgt ausschließlich online. Mit ein paar Mausklicks können Lizenzen und Support bargeldlos im ecoDMS Shop erworben werden. Die Zustellung erfolgt anschließend per Mail. Alle notwendigen Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind ebenfalls im Web abrufbar.

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Unidienst GmbH optimiert SharePoint-Dokumentenverwaltung in Microsoft Dynamics CRM

Berechtigungen für SharePoint-Verzeichnisse aus Microsoft Dynamics CRM heraus gesteuert

Unidienst GmbH optimiert SharePoint-Dokumentenverwaltung in Microsoft Dynamics CRM

Diese Zeiten sind vorbei! (Bildquelle: (C) Copyright 2000 Corbis)

Der Freilassinger Softwarehersteller Unidienst GmbH bietet mit seinen Branchenlösungen für Microsoft Dynamics CRM den Kunden nicht nur transparente Kundendaten und optimierte Geschäftsprozesse, sondern „räumt“ nun auch SharePoint auf: Bei der Anlage von Datensätzen im CRM-System erstellen sich automatisch vordefinierte Ordnerstrukturen. Die Rechte, welche den Anwendern auf diese Ordner eingeräumt werden sollen, können exakt bestimmt werden.

Viele Kunden, die sich für den Einsatz von Microsoft Dynamics CRM entschieden haben, wählen auch SharePoint für die Dokumentenverwaltung um durch die Kombination beider Systeme z. B. das Auffinden der Dokumente zu optimieren. Mit den Unidienst-Erweiterungen ist es möglich, aus CRM heraus nicht nur einzelne Ordner, sondern komplexe Ordnerstruktur anzulegen. Auf diese Weise können die im täglichen Arbeitsalltag verwendeten Dokumente ohne Verlassen der CRM-Oberfläche verwaltet werden. Mit dem Modul von Unidienst können jetzt noch zusätzlich unternehmensweite Regelungen für die Archivierung vorgegeben werden.

Die Rechte über SharePoint-Gruppen lassen sich analog Microsoft Dynamics CRM mit Lese-, Schreib- oder Löschrechten auf Dokumente und Folder automatisch organisieren.

Die Anforderungen der Kunden an die Dokumentenverwaltung können nicht nur für Microsoft Dynamics CRM im Standard, sondern für sämtliche Entitäten der von Unidienst entwickelten Branchenlösungen für Fertigung, Finanzdienstleistung und Dienstleistung als auch für die ERP-Erweiterungen umgesetzt werden.

Die Unidienst GmbH Informationsdienst für Unternehmungen mit Sitz in Freilassing ist bereits seit 1974 als Unternehmensberatung und Softwareentwickler tätig. Als zertifizierter Microsoft Dynamics CRM Partner, plant und realisiert Unidienst als einer der ersten deutschen Microsoft Partner seit 2003 kundenindividuelle CRM- und ERP-Projekte für mittelständische und große Unternehmen.

Kontakt
Unidienst GmbH
Sandra Sommerauer
Gewerbegasse 6a
83395 Freilassing
+49 8654 4608- 16
sandra.sommerauer@unidienst.de
http://www.unidienst.de

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bpi solutions ist auch 2015 Sponsoringpartner der GERRY WEBER OPEN

bpi solutions ist auch 2015 Sponsoringpartner der  GERRY WEBER OPEN

(Mynewsdesk) Mit den GERRY WEBER OPEN unterstreicht bpi solutions, Software- und Beratungshaus in Bielefeld für CRM-, Archiv- und DMS-Lösungen, sein sportliches Engagement in der Region. bpi solutions bestätigt sein Sponsoringengagement für das ATP-500er Rasenevent in Halle/Westfalen.

In 22 Jahren Turniergeschichte bei Deutschlands größtem Publikums-Tennisturnier hat das „Who is Who“ nationaler und internationaler Topstars aus Musik, Show und Mode ihre künstlerischen Visitenkarten abgegeben. Und für die 23. Auflage des internationalen Vorzeigeturniers vom 13. bis 21. Juni 2015 bietet das „Tennistainment“ mit einem Programm der Spitzenklasse ein noch attraktiveres Angebot für die voraussichtlich mehr als 110.000 Besucher. Bei den diesjährigen GERRY WEBER OPEN werden die Rasen-Festspiele im ostwestfälischen Halle erstmals in der zweithöchsten ATP-Kategorie ausgetragen und infolgedessen werden bei dem 500er-Turnier noch mehr Topstars im Kampf um mehr Preisgeld am Start erwartet. Bereits am Eröffnungssamstag, sind bei der beliebten „Champions Trophy“ im GERRY WEBER STADION ehemalige Tennisgrößen und deutsche Spitzenspielerinnen im Einsatz: Angelique Kerber (WTA-Weltrangliste 15) und der French Open-Sieger von 1989, Michael Chang, fordern Sabine Lisicki (WTA 21) und den Premierensieger der GERRY WEBER OPEN 1993, Henri Leconte, zu einem Rasenduell heraus.

In der Kommunikationsstrategie von bpi solutions spielt Sportsponsoring in der Region Ostwestfalen eine wichtige Rolle. – das Unternehmen engagiert sich sowohl als Partner bei größeren als auch kleineren Vereinen. Henning und Anke Kortkamp, Geschäftsführer bpi solutions erklären: „Als Bielefelder Unternehmen bringen wir mit unserem langjährigem Engagement die Verbundenheit für die Region zum Ausdruck und wollen weitere Unternehmen anregen, sich im Sport und darüber hinaus zu engagieren. Die GERRY WEBER OPEN passen ganz hervorragend in unser Konzept. Die Aktivitäten im Sport-Sponsoring verfolgen auch das Ziel, die Bekanntheit von bpi solutions auszubauen und zu festigen. Das Tennis-Sponsoring rundet unsere Marketingaktivitäten auf ideale Weise ab, denn es ermöglicht uns einen hervorragenden Imagetransfer, von dem wir wie unsere Kunden profitieren. Sport bedeutet für uns auch die Lust am Wettkampf, der Beste sein zu wollen, technische Perfektion zu erreichen, Ausdauer und Kontinuität, an Grenzen zu gehen und letztendlich auch sportliche Fairness und Integrität. Das sind Werte, die wir ebenfalls mit unserem Unternehmen verbinden und damit ausgezeichnete Gründe für ein Sportsponsoring. Unser unternehmerischer Erfolg beruht auch auf genau dieser inneren Einstellung“.

Diese Pressemitteilung wurde via Mynewsdesk versendet. Weitere Informationen finden Sie im bpi solutions gmbh & co. kg .

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Über bpi solutions 

Die bpi solutions gmbh & co. kg, Software- und Beratungshaus in Bielefeld, unterstützt ihre Kunden seit 30 Jahren erfolgreich mit einem unternehmensübergreifenden Lösungskonzept von einfach zu bedienender Standardsoftware und branchenorientierten Lösungen in der Möbelindustrie, Logistik und anderen Branchen. Das Leistungsspektrum reicht von der Beratung, über die Konzeption und die Entwicklung bis zur Integration neuer Anwendungen. Schwerpunkte sind die Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse in Marketing, Verkauf und Service. Grundlage sind die eigenen Produkte und Lösungen in den Bereichen Customer Relationship Management, Cross Media Publishing, Supplier Relationship Management und integrierten Portallösungen. Die Lösungen helfen schnelle Kommunikationswege aufzubauen und umfassende Informationen sowohl dem Innen- und Außendienst als auch Kunden, Lieferanten und Partnern zur Verfügung zu stellen.
Darüber hinaus ist bpi solutions als Systemintegrator in den Bereichen Geschäftsprozessintegration, Dokumenten Management und Archivierung tätig. Ausgangspunkt sind die auf Standardtechnologien basierenden Lösungen führender Hersteller wie dataglobal GmbH, Insiders Technologies GmbH, Inspire Technologies GmbH, OPTIMAL SYSTEMS GmbH, die nicht nur IT-Systeme integrieren, sondern auch die Geschäftsprozessmodellierung ermöglichen, Prozesse überwachen und Ergebnisse auswerten, sowie Echtzeitinformationen zur Optimierung der Geschäftsprozesse zur Verfügung stellen. Durch innovative Prozessintegration, effektives Datenmanagement und revisionssicheres Archivieren erreichen Unternehmen signifikante Effizienzsteigerungen und sichern durch vorausschauendes Handeln ihren Wettbewerbsvorsprung.

Kontakt

Hans Kemeny
Krackser Straße 12
33659 Bielefeld
015201529198
HKemeny@bpi-solutions.de
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Einheitliches Ablagesystem mit ecoDMS

Mit der Aachener DMS-Lösung ecoDMS eine einheitliche Ablage mit schnellem Dokumentenzugriff erzielen.

Einheitliches Ablagesystem mit ecoDMS

scannen, archivieren, verwalten mit der DMS-Lösung ecoDMS

Aachen, im Mai 2015. Die Aachener Firma ecoDMS GmbH bietet mit ecoDMS eine DMS-Lösung an, die eine einheitliche Ablage mit schnellem Dokumentenzugriff möglich macht. ecoDMS ist ein Client-Server-System. Die Dokumente liegen aber keineswegs im Internet oder auf fremden Servern. Alle Daten und Software Komponenten befinden sich beim Kunden auf dem eigenen Computer, Laptop oder Server in einer postgreSQL Datenbank. Datenbank-Kenntnisse sind nicht erforderlich. Der Speicherort wird automatisch vom System bei der Installation mit eingerichtet.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS kann schnell und einfach installiert werden. Hierzu sind nur wenige Mausklicks notwendig. Der „Installations-Assistent“ führt Schritt für Schritt durch die Installation aller Software Komponenten und der Datenbank. Nach der Installation kann ecoDMS sofort eingerichtet und verwendet werden. Das Archivsystem ist benutzerfreundlich aufgebaut und leicht verständlich zu bedienen. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich. Installiert werden kann der ecoDMS Server unter Windows, Ubuntu und Debian. Die Benutzeroberflächen und Plug-ins stehen für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS zur Verfügung. Wer von außerhalb auf das Archiv zugreifen will, kann dies über den integrierten Web-Client oder die Apps für Android und IOS tun.

Die Benutzer haben mit ecoDMS die Möglichkeit alle Dokumente, Daten und Informationen in einem zentralen Archiv aufzubewahren. Mit ecoDMS kann man somit ein einheitliches Ablagesystem erzielen. Papierdokumente können mit einem Dokumentenscanner eingescannt und dann per Mausklick archiviert werden. E-Mails können direkt aus Thunderbird und Outlook inklusive der Anhänge archiviert werden. Für Microsoft Office, Libre Office und Open Office verfügt ecoDMS über eigene Add-ons, die ebenfalls eine schnelle und komfortable Ablage der Office Dateien erlauben. Daten, die sich bereits auf dem Computer oder im Netzwerk befinden, können bequem per Drag und Drop ins Archiv gezogen werden. Darüber hinaus gibt es einen PDF/A Drucker, der eine Archivierung im PDF/A Format aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen anbietet.

ecoDMS macht die Archivierung kinderleicht. Sowie ein Dokument in ecoDMS archiviert wird, führt das Dokumenten-Management-System automatisch den Erkennungsassistenten aus. Dieser intelligente Vorlagen Designer erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus.

ecoDMS bietet einen nahezu grenzenlosen Zugriff auf die archivierten Dokumente. Die hochmoderne Technologie des ecoDMS Servers macht dies möglich. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server schafft eine sichere Cloud Lösung im eigenen Netzwerk. Das ecoDMS Archiv ist am eigenen PC, im Web und per App erreichbar. Für einen sicheren Zugriff und eine korrekte Zuweisung der Dokumente an die zuständigen Benutzer sorgt eine professionelle Rechteverwaltung.

Neben der Ablage ist auch die Suche nach Dokumenten schnell erledigt. Es gibt zahlreiche Suchfunktionen. Die Volltextsuche ermöglicht beispielsweise eine Suche, die so einfach ist wie googeln: Begriffe eingeben und Ergebnisse ansehen. Möglich macht dies die eingebaute OCR Engine.

Die Vollversion dieses einheitlichen Ablagesystems kostet pro Lizenz 41,18 Euro netto. Darin enthalten sind alle Funktionen und Plug-ins. Ausführliche Informationen und eine kostenlose Testversion hat der Hersteller unter www.ecodms.de bereitgestellt.

Die ecoDMS GmbH ist ein Unternehmen der applord Holding Europe GmbH. Seit der Gründung im Jahre 2014 vertreibt die Aachener Firma das gleichnamige Softwareprodukt ecoDMS. Mit dieser Archivlösung können Dokumente sicher archiviert, zentral verwaltet und schnell wiedergefunden werden. Ein hohes Maß an Qualität und Service zeichnet das Software-Unternehmen aus. Jung, dynamisch und voller Tatendrang geht ecoDMS mit der eigenen Archivlösung auf Erfolgskurs. Ein starkes, motiviertes Team bietet dabei einen optimalen Rundum-Service. Vertrieb, Entwicklung und Support: Alles unter einem Dach. Als erster DMS Anbieter richtet sich die ecoDMS GmbH an Privatnutzer, kleine und mittelständische Unternehmen und an Großkunden. Der Verkauf erfolgt ausschließlich online. Mit ein paar Mausklicks können Lizenzen und Support bargeldlos im ecoDMS Shop erworben werden. Die Zustellung erfolgt anschließend per Mail. Alle notwendigen Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind ebenfalls im Web abrufbar.

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Dateien sicher archivieren mit ecoDMS

ecoDMS ist intelligent, leicht zu bedienen und bietet hohe Mobilität bei der sicheren und langfristigen Archivierung von Dateien.

Dateien sicher archivieren mit ecoDMS

Dateien scannen, archivieren, verwalten, finden mit ecoDMS

Aachen, im Mai 2015. Mit dem ecoDMS Archiv können alle Dateien und Dokumente sicher archiviert und blitzschnell wiedergefunden werden. Der DMS Anbieter, die ecoDMS GmbH, stammt aus dem Nordrhein-westfälischen Aachen. Mit ecoDMS hat die IT Firma ein neuartiges Konzept in Sachen „Dokumentendigitalisierung und Archivierung“ kreiert. Die DMS Lösung wird vom Hersteller selbst ausschließlich über das Internet vertrieben und verkauft. Die Zustellung der Lizenz erfolgt nach dem Kauf per Email. Die Software selbst steht zum freien Download auf der Webseite www.ecodms.de zur Verfügung. Gleiches gilt für Vertriebs-, Produkt- und Preisinformationen. Schulungsvideos sind über den ecoDMS Youtube Kanal kostenlos abrufbar. Das moderne Vertriebsmodell und neuartige Techniken ermöglichen den günstigen Verkaufspreis von 49 Euro brutto pro Lizenz. Der Preis beinhaltet das komplette Dokumenten-Management-System mit vollem Funktionsumfang.

ecoDMS macht die Archivierung kinderleicht. Sowie ein Dokument in ecoDMS archiviert wird, führt das Dokumenten-Management-System automatisch den Erkennungsassistenten aus. Dieser intelligente Vorlagen Designer erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Das macht eine automatische Zuordnung und Klassifizierung von Dokumenten ganz einfach möglich. Jeder kann die dazugehörigen Einstellungen direkt über den Vorlagen Designer erfassen. Die Einrichtung und Erkennung erfolgt auf Basis von Formularen, Schlagwörtern oder Barcodes. Dieses Verfahren sorgt für noch mehr Geschwindigkeit, Effizienz und Sicherheit bei der Archivierung und Verwaltung von Dokumenten.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS kann schnell und einfach installiert werden. Hierzu sind nur wenige Mausklicks notwendig. Der „Installations-Assistent“ führt die Nutzer Schritt für Schritt durch die Installation aller Software Komponenten. Nach der Installation kann ecoDMS sofort eingerichtet und verwendet werden. Das Archivsystem ist benutzerfreundlich aufgebaut und leicht verständlich zu bedienen. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich.

ecoDMS bietet einen nahezu grenzenlosen Zugriff auf die archivierten Dokumente. Die hochmoderne Technologie des ecoDMS Servers macht dies möglich. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server schafft eine sichere Cloud Lösung im eigenen Netzwerk. Das ecoDMS Archiv ist am eigenen PC, im Web und per App erreichbar: Es gibt Desktop Clients, eine Weboberfläche für den Zugriff via Internetbrowser und mobile Apps für das Smartphone und Tablet. Darüber hinaus verfügt ecoDMS über Plugins und Addons für Microsoft Office, Open Office, Libre Office, Thunderbird und Outlook. Ein PDF/A Drucker ist ebenfalls fester Bestandteil vom Archiv. Im Lizenzpreis der ecoDMS Vollversion sind alle Komponenten inbegriffen. Für einen sicheren Zugriff und eine korrekte Zuweisung der Dokumente an die zuständigen Benutzer sorgt eine professionelle Rechteverwaltung.

Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente – auch auf die eingescannten Dateien – eine OCR an. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Auch die Dokumentensuche ist Dank der integrierten OCR kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben. Die OCR Funktionalität ist fest in ecoDMS eingebaut.

Die ecoDMS GmbH ist ein Unternehmen der applord Holding Europe GmbH. Seit der Gründung im Jahre 2014 vertreibt die Aachener Firma das gleichnamige Softwareprodukt ecoDMS. Mit dieser Archivlösung können Dokumente sicher archiviert, zentral verwaltet und schnell wiedergefunden werden. Ein hohes Maß an Qualität und Service zeichnet das Software-Unternehmen aus. Jung, dynamisch und voller Tatendrang geht ecoDMS mit der eigenen Archivlösung auf Erfolgskurs. Ein starkes, motiviertes Team bietet dabei einen optimalen Rundum-Service. Vertrieb, Entwicklung und Support: Alles unter einem Dach. Als erster DMS Anbieter richtet sich die ecoDMS GmbH an Privatnutzer, kleine und mittelständische Unternehmen und an Großkunden. Der Verkauf erfolgt ausschließlich online. Mit ein paar Mausklicks können Lizenzen und Support bargeldlos im ecoDMS Shop erworben werden. Die Zustellung erfolgt anschließend per Mail. Alle notwendigen Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind ebenfalls im Web abrufbar.

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